Migracja dopasowana do Twoich potrzeb: Quadient vs OpenText - które CCM realnie wnosi więcej do Twojego biznesu?

Można uznać, że migracja systemu CMM zaczyna się w momencie, gdy trafia do dokumentu strategicznego firmy. W praktyce jednak jej początek najczęściej sięga znacznie wcześniej - do problemu, który narastał przez 2-3 lata, oraz jednego wydarzenia, które sprawia, że dalsze odkładanie decyzji przestaje być możliwe.

Czasem jest to informacja od dostawcy o zakończeniu wsparcia, która pojawia się w zupełnie zwyczajny wtorek. Innym razem audyt zgodności nagle zmienia perspektywę i zamiast traktować platformę jako zasób, zaczyna się ją postrzegać jako realne ryzyko. Zdarza się też, że odchodzi kluczowy deweloper, który znał pierwotną implementację, a zespół uświadamia sobie, że nikt nie potrafi już w pełni wyjaśnić, jak ten system właściwie działa.

W tym momencie dyskusja szybko zmienia swój charakter. Pytanie przestaje dotyczyć tego, czy migracja powinna się odbyć. Kluczowe staje się to, w jakim kierunku pójść i jak uzasadnić ten wybór przed zarządem, gdy zarząd nieuchronnie zapyta, dlaczego wybrano właśnie tę ścieżkę.

Jeśli taka sytuacja jest już blisko, obok pytań strategicznych najpewniej pojawia się jeszcze jedno: jak w praktyce wygląda proces migracji w obszarze komunikacji z klientami i jak przeprowadzić go tak, aby nie przerodził się w wieloletnie zakłócenie działalności. Przygotowaliśmy praktyczny przewodnik opisujący sześć kroków, które ułatwiają zastąpienie systemów legacy CCM warto przeczytać go razem z tym artykułem.

Scenariusz 1: bank zorientowany na IT i ścieżka OpenText

Wyobraźmy sobie średniej wielkości europejski bank, który co roku przetwarza dziesiątki milionów komunikatów do klientów i opiera się na systemie CCM działającym lokalnie od 15 lat, bez istotnych zmian. Wyciągi, powiadomienia, informacje regulacyjne - wszystko generowane przez rozwiązanie, którego nikt nie jest do końca pewien, jak zmodernizować, nie ryzykując naruszenia kluczowych procesów.

Dyrektor IT od trzech lat buduje argumenty za modernizacją. Z każdym rokiem są one coraz mocniejsze. I co roku komitet budżetowy zadaje to samo pytanie: czy to naprawdę pilne? W momencie, gdy pojawia się komunikat dostawcy o zakończeniu wsparcia, pytanie przestaje mieć znaczenie.

Dlaczego OpenText ma tu sens

W organizacjach, w których w obszarze CCM kluczowe są nadzór i kontrola, a nie szybkość czy elastyczność wielokanałowa, lecz ścieżki audytowe i głęboka integracja z istniejącymi systemami archiwizacji - OpenText Exstream ma uzasadnienie, z którym trudno polemizować.

Platforma wywodzi się z rozwiązań HP Exstream, StreamServe i xPression. To dziedzictwo przekłada się na szeroki zakres funkcji, który w środowiskach wysoko wolumenowych ma niewiele odpowiedników. Nocne przetwarzanie 50 milionów spersonalizowanych wyciągów to dla tej architektury standardowy scenariusz, realizowany stabilnie i bez zakłóceń.

OpenText oferuje także ścisłą integrację z własnym ekosystemem. InfoArchive odpowiada za długoterminowe zarządzanie dokumentacją, a dedykowane akceleratory dla Guidewire i Duck Creek ograniczają zakres prac związanych z mapowaniem danych na etapie wdrożenia. Dla organizacji, które już korzystają z rozwiązań OpenText w obszarze Enterprise Content Management, takie rozszerzenie w kierunku CCM jest naturalnym krokiem i znacznie mniej złożonym niż budowanie rozwiązania od podstaw.

O czym naprawdę rozmawiają zespoły

Z naszego doświadczenia we współpracy z bankami wynika, że na poziomie architektury rozmowa rzadko dotyczy funkcji. Skupia się raczej na pytaniach:

• kto przejmuje odpowiedzialność za złożoność po uruchomieniu produkcyjnym?
• jak platforma zachowuje się przy pierwszej większej aktualizacji?
• co się stanie, jeśli jedyny certyfikowany specjalista Exstream w zespole odejdzie?

To w pełni uzasadnione obawy. OpenText wymaga wyspecjalizowanych kompetencji, które trudno pozyskać i jeszcze trudniej utrzymać, a migracje z wersji legacy do aktualnej architektury natywnej dla chmury konsekwentnie mieszczą się w przedziale 12–24 miesięcy.W praktyce często oznacza to prowadzenie dwóch wdrożeń równolegle, przy jednoczesnym utrzymaniu działania starego systemu.

Dla organizacji z wysokimi wymaganiami regulacyjnymi, istniejącym środowiskiem OpenText i zdolnością do zarządzania tą złożonością, taki kompromis ma sens. Pełne wdrożenia zwykle zaczynają się od około 1 mln USD i szybko rosną, gdy uwzględni się koszty usług, migracji oraz zasobów wewnętrznych. W przypadku organizacji, którym brakuje jednego z tych elementów, poziom trudności z czasem raczej rośnie, niż się stabilizuje.

Scenariusz 2: ubezpieczyciel, który musi się rozwijać, a nie tylko utrzymywać status quo

Średniej wielkości europejski ubezpieczyciel, który od dwóch lat obserwuje, jak jego komunikacja z klientami coraz bardziej odstaje od założeń transformacji cyfrowej. Marketing potrzebuje personalizacji na dużą skalę. Dział prawny musi aktualizować klauzule szybciej, niż pozwala na to obecny proces pracy z szablonami. Zespół digital nie jest w stanie zintegrować aplikacji mobilnej, ponieważ dotychczasowy silnik CCM nie udostępnia stabilnych interfejsów API.

Platforma przez lata działała niezawodnie, ale tempo, w jakim biznes musi dziś zmieniać treści, odbiorców i kanały komunikacji, wyraźnie wyprzedziło możliwości, dla których została zaprojektowana.

Jak wygląda Quadient Inspire od środka

W projektach CCM, które realizujemy, Quadient Inspire najczęściej pojawia się tam, gdzie kluczowe pytanie nie brzmi, jak utrzymać istniejącą infrastrukturę, lecz jak ją zastąpić, bez zatrzymywania biznesu w trakcie migracji.

Europejski Akt o Dostępności (EAA) architektura AnyPrem. Szablon stworzony w Inspire Designer działa bez modyfikacji zarówno lokalnie, jak i w chmurze prywatnej lub publicznej. Dla ubezpieczycieli przechodzących przez modele chmurowe, przy jednoczesnych wymogach RODO dotyczących lokalizacji danych, taka przenaszalność eliminuje całą kategorię ryzyk, które w innym przypadku wymagałyby osobnego strumienia projektowego.

Zunifikowane środowisko projektowe ma też bardzo konkretny wpływ operacyjny, choć jego efekty widać dopiero po kilku miesiącach. Zarządzanie komunikacją drukowaną, e-mailową, mobilną i webową z jednego szablonu, zamiast kilku równoległych wersji, oznacza niższe koszty utrzymania, mniej błędów spójności i krótsze cykle akceptacji, gdy konieczna jest aktualizacja zapisów regulacyjnych.

Quadient odpowiada za około 11% globalnego rynku CCM- to największy pojedynczy udział według IDC. Organizacje z sektora finansowego i ubezpieczeniowego konsekwentnie wybierają to rozwiązanie na przestrzeni lat, co w praktyce mówi więcej o jego niezawodności operacyjnej niż jakiekolwiek benchmarki.

Profil kompetencyjny zespołów wygląda tu wyraźnie inaczej niż w przypadku OpenText. Pula kandydatów znających Quadient jest szersza, a Uniwersytet Quadient- platforma szkoleniowo-certyfikacyjna dostawcy - pozwala nowym członkom zespołu szybciej osiągnąć pełną samodzielność, bez uzależnienia od osób, które budowały pierwotną implementację. To zależność, która stanowi realne ryzyko operacyjne i którą większość organizacji dostrzega dopiero wtedy, gdy ktoś odchodzi.

Ukryty koszt, który niszczy budżety migracyjne

Migracja szablonów to niemal zawsze moment, w którym budżety projektów CCM zaczynają rosnąć, a pierwotne założenia czasowe przestają być realistyczne.

Średniej wielkości ubezpieczyciel potrafi przez dekadę zgromadzić tysiące szablonów dokumentów. Część z nich jest aktywnie wykorzystywana, wiele pozostaje nieużywanych, ale nadal wymaganych regulacyjnie, a niektóre mają krytyczne znaczenie i istnieją wyłącznie w wiedzy osoby, która odeszła z firmy kilka lat temu. Ręczna migracja takich szablonów jest czasochłonna i kosztowna, a przy okazji odsłania decyzje projektowe z przeszłości, o których nikt już nie pamięta.

W jednym z ostatnich projektów wspierania, przy migracji z DOPiX do Quadient Inspire,największym wyzwaniem nie była sama instalacja platformy, lecz analiza i uporządkowanie setek szablonów starszego typu, budowanych przez ponad dekadę.

Quadient Narzędzie InspireXpress od Quadient wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznej konwersji szablonów starszego typu z konkurencyjnych platform. Nie eliminuje to potrzeby ręcznej weryfikacji w przypadku bardziej złożonej logiki, ale znacząco ogranicza liczbę godzin usług na wczesnych etapach migracji. W projektach, w których budżet już zaczyna się rozjeżdżać, taka redukcja ma realne znaczenie.

Ukierunkowane wdrożenia Quadient dla konkretnej linii biznesowejtrwają zazwyczaj od 3 do 6 miesięcy.Pełne wdrożenia na poziomie organizacji zajmują od 6 do 18 miesięcy. Modułowy model licencjonowania pozwala rozpocząć od wybranych komponentów, zwykle od około $500K roczniei skalować rozwiązanie wraz ze wzrostem potrzeb, zamiast od razu angażować się w pełny zakres.

Dlaczego właściwa odpowiedź to kwestia operacyjna, a nie lista funkcji CCM

Porównanie OpenText i Quadient bardzo często sprowadza się do zestawienia funkcji. Organizacje, które podejmują trafne decyzje, patrzą na to inaczej, traktują ten wybór w równym stopniu jako pytanie o model operacyjny i kompetencje zespołu.

OpenText Exstream sprawdza się tam, gdzie kluczowe są kontrola i zgodność: ścieżki audytowe, integralność archiwizacji oraz ścisła integracja z ekosystemem zarządzania treścią OpenText. W przypadku globalnych banków systemowo istotnych (G-SIB) czy dużych instytucji publicznych przetwarzających setki milionów stron rocznie, złożoność operacyjna jest ceną za poziom kontroli i dla tych organizacji jest to koszt uzasadniony.

Quadient Inspire sprawdza się w organizacjach, w których głównym ograniczeniem jest szybkość: jak szybko można zaktualizować klauzulę regulacyjną, na ile rutynowa zmiana szablonu zależy od wyspecjalizowanego developera oraz jak niezawodnie aplikacja mobilna może uruchomić wygenerowanie dokumentu w czasie rzeczywistym. Modułowy model cenowy pozwala utrzymać niższy próg wejścia, a AnyPrem umożliwia przejście do chmury w tempie kontrolowanym przez organizację, a nie narzuconym przez dostawcę.

Wybór między tymi rozwiązaniami zależy w dużej mierze od tego, co organizacja będzie w stanie realnie utrzymać w perspektywie 3-5 lat - pod względem kompetencji zespołu, cykli aktualizacji i gotowości do zarządzania złożoną infrastrukturą. Błędna ocena w którąkolwiek stronę zwykle okazuje się kosztowna.

Jak zbudować uzasadnienie migracji, które przetrwa weryfikację komitetu finansowego

Jeśli jesteś na etapie decyzji czy migracja jest potrzebna, a nie jak ją przeprowadzić, opór rzadko dotyczy samej architektury. Organizacje opierają się zmianie, bo obecny system „działa”, a zmiana czegoś, co działa, zawsze wymaga znacznie mocniejszego uzasadnienia niż jego utrzymanie.

Argument oparty na „lepszych funkcjach” zazwyczaj nie wytrzymuje konfrontacji z komitetem finansowym. Zupełnie inaczej jest w przypadku uzasadnienia opartego na terminach zgodności z EAA, komunikatach o zakończeniu wsparcia czy udokumentowanych problemach ze skalowalnością. W drugim przypadku mówimy o ryzyku, które już istnieje i które będzie tylko rosło.

Zespoły, które dobrze przechodzą przez ten proces, nie biorą tej decyzji wyłącznie na siebie. Rozkładają odpowiedzialność między IT, compliance i finanse. Uruchamiają pilotaż, zanim poproszą o pełne zaangażowanie. Jasno dokumentują czynniki zewnętrzne, tak aby uzasadnienie pozostawało aktualne nawet przy zmianach na poziomie zarządu.

Samo zdarzenie inicjujące, czy to wynik audytu, komunikat od dostawcy, czy awaria, rzadko jest momentem podjęcia decyzji. Najczęściej jest to moment, w którym koszt dalszego odkładania staje się nagle widoczny dla wszystkich jednocześnie.

Jak wygląda realistyczny pierwszy krok

W bankowości i ubezpieczeniach organizacje, które przechodzą migrację z najmniejszymi zakłóceniami, zaczynają od wąskiego zakresu: jednej linii biznesowej, jednego typu dokumentu, jednego kanału. Działający pilotaż zmienia wewnętrzną perspektywę szybciej niż jakikolwiek dokument biznesowy i to na jego podstawie migracja jest stopniowo rozszerzana, w tempie, które organizacja jest w stanie realnie udźwignąć.

Projekty, które realizujemy w tym obszarze, opierają się na Quadient Inspire.. Modułowa architektura dobrze wspiera podejście etapowe, a model AnyPrem pozwala rozpocząć działania bez konieczności wcześniejszego zamykania strategii chmurowej. Jeśli jesteś na etapie oceny, czy Twoja infrastruktura starszego typu wymaga migracji, albo przygotowujesz uzasadnienie do wewnętrznej prezentacji, możemy podzielić się doświadczeniami z podobnych projektów i pokazać, jak ten proces wygląda w praktyce.