Migracja systemu legacy: od DOPiX do Quadient Inspire

Im szybciej firmy zorientują się w potrzebie modernizacji, tym większe mają szanse na utrzymanie i podniesienie swojego udziału w rynku. Ale co zrobić, jeśli utrzymanie przestarzałego systemu jest nie tylko drogie, ale również nie ma szans na przyzwoite wsparcie – zarówno dla procesów wewnętrznych, jak i zorientowanych na klienta? To jasny sygnał, że istnieje potrzeba migracji starszego systemu.

DOPiX (Document Platform in eXcellence), rozwiązanie do zarządzania komunikacją z klientem, zostało szeroko przyjęte, szczególnie w krajach niemieckojęzycznych. W 2025 roku, 75% spośród 30 największych niemieckich firm ubezpieczeniowych korzysta z tego systemu,, w tym Generali, Badenia, ERGO i AXA.

Quadient (dawniej Neopost) przejął DOPiX w wyniku akwizycji ICON Systemhaus GmbH,, niemieckiego lidera w dziedzinie Customer Communication Management (CCM), w czerwcu 2016 roku. To przejęcie pozwoliło Quadientowi wzmocnić swoją ofertę CCM, szczególnie na rynku niemieckojęzycznym, gdzie DOPiX cieszył się dużą popularnością wśród głównych firm ubezpieczeniowych i instytucji finansowych.

Najnowsze informacje dotyczące zawieszenia prac konserwacyjnych nad DOPiX zmieniły zasady gry dla znacznej liczby niemieckich, austriackich, szwajcarskich i liechtensteińskich firm ubezpieczeniowych i finansowych. Zgodnie z najnowszymi wiadomościami, wsparcie dla DOPiX zostało przedłużone do grudnia 2026 roku,co daje organizacjom więcej czasu na przeprowadzenie rzetelnej migracji do Quadient Inspire.

Efekty w skrócie

📄 1 274 szablonów zostało przeniesione
⚙️ 150+ działających w środowisku produkcyjnym
📈 5 000 łącznie zaplanowano
♾ 0 przestoju operacyjnego
🔜 DOPiX odejście przed terminem 2026 r.

Kontekst projektu migracji

Nasz klient, wiodąca grupa ubezpieczeniowa z Wiesbaden w Niemczech, była silnie uzależniona od wysoce spersonalizowanego środowiska DOPiX. Zostało ono zbudowane przez dziesięciolecia, zawierało tysiące dokumentów, a jego szablony były nasycone logiką trudną do rozszyfrowania.

Ich obawy odzwierciedlają to, co słyszymy w całej branży:

Wyzwania biznesowe przy migracji systemów legacy

• “DOPiX jest zbudowany na przestarzałej architekturze – brakuje już deweloperów, którzy ją znają.”
• “Ryzykujemy niedostosowaniem się, ponieważ platforma nie posiada wystarczających mechanizmów kontroli i możliwości śledzenia.”
• „Użytkownicy biznesowi nie mogą samodzielnie wprowadzać zmian w dokumentach, za każdym razem muszą angażować dział IT."
• “Nie możemy sobie pozwolić na przestoje, ale też nie możemy sobie pozwolić na czekanie.”

Zestaw złożonych wymagań, których niespełnienie oznacza ryzyko pozostania w tyle za dynamicznie zmieniającym się rynkiem wraz z konsekwencjami operacyjnymi i regulacyjnymi:

1. Support systemu DOPiX wygasa w grudniu 2026 roku.Dalsze poleganie na tym rozwiązaniu naraża organizację na rosnące ryzyka operacyjne oraz brak zgodności z wymaganiami regulacyjnymi.
   
2. Liczba deweloperów znających architekturę DOPiX szybko maleje, co utrudnia utrzymanie, skalowanie oraz rozwiązywanie problemów w systemie.
   
3. Platforma legacy nie posiada nowoczesnych mechanizmów zarządzania, wymaganych przez aktualne regulacje - w tym w zakresie audytowalności, zarządzania danymi oraz bezpiecznego dostarczania dokumentów..
   
4. Użytkownicy biznesowi nie mają możliwości samodzielnego zarządzania ani aktualizacji szablonów,co powoduje silne uzależnienie od zespołów IT nawet przy prostych zmianach.
   
5. System zawiera tysiące szablonów rozwijanych przez lata, często z niespójną logiką, bez standardów nazewnictwa i bez zarządzania cyklem życia, co sprawia, że ich uporządkowanie i migracja są wyjątkowo złożone..

Cele Projektu Migracji Systemu

W ramach migracji organizacja nie koncentrowała się wyłącznie na optymalizacji systemu. Projekt wykraczał poza proste zastąpienie starej technologii - skupiał się na zachowaniu krytycznych outputów biznesowych, umożliwieniu pracy użytkownikom nietechnicznym oraz stworzeniu fundamentów pod długoterminową elastyczność i zgodność regulacyjną.

1. Ograniczanie ryzyka: Wycofanie systemu DOPiX przed końcem wsparcia bez zakłócania operacji.
   
2. Płynna migracja dokumentów: Odtworzenie kluczowych dokumentów biznesowych w Inspire z zachowaniem zgodności outputu, przy jednoczesnym wprowadzeniu ulepszeń strukturalnych.
   
3. Wzmocnienie użytkowników biznesowych: Umożliwienie zespołom nietechnicznym zarządzania szablonami przy minimalnej zależności od IT.
   
4. Kontrola jakości i zgodności: Zapewnij gotowość do przestrzegania przepisów i utrzymuj ślady audytu wszystkich komunikacji.

Techniczna realizacja migracji systemu legacy

Aby zapewnić płynną i pozbawioną ryzyka migrację, zgromadziliśmy dedykowany zespół starsi deweloperzy posiada szkolenia w zakresie DOPiX i jest w pełni wyspecjalizowany w Quadient Inspire, współpracując z doświadczonymi architektami rozwiązań, specjalistami ds. migracji i profesjonalistami ds. kontroli jakości.

Wspólnie z klientem podczas wspólnych warsztatów zdefiniowaliśmy pełny zakres prac oraz plan testów. Sprint po sprincie zespół z powodzeniem migrował ponad 1200 dokumentów tworzonych przez dekady, a kolejne są w drodze. Łącznie zmigrowanych zostanie 5000. Każdy sprint utrzymuje stały rytm: planowanie, rozwój, wzajemne przeglądy, kontrole jakości i przeglądy sprintu.

Jak zespół zaprojektował i realizuje proces migracji

1. Proces rozpoczynamy od uzgodnienia pełnego zakresu migracji, zdefiniowania poziomów złożoności szablonów (proste, średnie, złożone) oraz ustalenia zasad walidacji dla szablonów i danych testowych. Wraz z przygotowywaniem kolejnych partii dokumentów do migracji wracamy do tego etapu, aby zapewnić spójność i gotowość procesu.
   
2. Zespół stale planuje sprinty i aktualizuje backlog za każdym razem, gdy przeniesie nowy zestaw szablonów i danych testowych do środowiska Inspire. Każde przeniesienie rozpoczyna nowy cykl rozwojowy, po którym następuje walidacja szablonów i danych w celu zapewnienia gotowości.
   
3. Doskonalenie i usprawnianie systemu Quadient Inspire są realizowane wielokrotnie w ramach kolejnych sprintów. Deweloperzy starannie przebudowują każdy szablon i poprawiają strukturę oraz funkcjonalność, odzwierciedlając intencje biznesowe oryginalnych dokumentów DOPiX.
   
4. Każdy przeniesiony dokument przechodzi wieloetapowy proces: testy wewnętrzne, przeglądy typu peer review oraz kontrolę jakości. Ten rygorystyczny schemat stosowany jest w każdym sprincie dla każdej nowej partii szablonów, co zapewnia spójność i wysoką dokładność.
   
5. Po zatwierdzeniu wewnętrznym klient przeprowadza zewnętrzne testy QA oraz UAT (User Acceptance Testing). Każdy cykl UAT prowadzi do kolejnych usprawnień i finalnej akceptacji przed wdrożeniem produkcyjnym, tworząc iteracyjny proces trwający aż do zakończenia pełnej migracji.

Wyniki procesu migracji: teraz i przyszłość

• Zespół zmigrował już około 1 274 szablonów do Quadient Inspire.
• Ponad 150 dokumentów działa już w środowisku produkcyjnym.

Docelowy cel: migracja 5000+ dokumentów do Q4 2027

Korzyści i osiągnięcia:

• Zminimalizowanie ryzyka poprzez zastąpienie niewspieranego systemu DOPiX przed zakończeniem jego wsparcia.
• Wzmocnienie użytkowników biznesowych dzięki nowoczesnemu i intuicyjnemu interfejsowi.
• Wzmocnienie kontroli i zgodności poprzez wbudowane mechanizmy nadzoru.
• Zapewnienie skalowalności oraz łatwości utrzymania w kontekście przyszłych zmian i rozwoju systemu.

Wartość, unikalność i trwały efekt migracji systemu legacy

Ten projekt stanowi kluczową transformację dostosowaną do specyficznych wyzwań klienta. Wyróżnia się nie tylko skalą i złożonością, ale także sposobem, w jaki do niego podeszliśmy – z precyzją, empatią wobec kontekstu biznesowego i rzadkim połączeniem wiedzy o systemach starszych i nowoczesnych. Klient nie chciał kosmetycznego przeprojektowania; potrzebował rozwiązania, które przeniesie wartość biznesową osadzoną w tysiącach szablonów DOPiX, zachowując zarówno wydajność, jak i zgodność.

Zespół Quertum z precyzją przełożył intencje klienta. Każdy przeniesiony dokument zachowuje swój cel, strukturę i wierność generowanych danych, jednocześnie zyskując przejrzystość, łatwość utrzymania i zgodność z nowoczesnymi standardami. Projekt ten wymaga dogłębnego zrozumienia zawiłości DOPiX, dyscypliny w odtwarzaniu logiki biznesowej w ramach Quadient Inspire oraz ustrukturyzowanego podejścia do realizacji wszystkiego bez zakłóceń.

Zespół Quertum przełożył tę intencję na konkretne działania z najwyższą precyzją. Każdy zmigrowany dokument zachowuje swój cel, strukturę oraz zgodność outputu, a jednocześnie zyskuje większą przejrzystość, łatwość utrzymania i zgodność z nowoczesnymi standardami. Realizacja projektu wymaga głębokiego zrozumienia złożoności systemu DOPiX, dyscypliny w odwzorowaniu logiki biznesowej w Quadient Inspire oraz uporządkowanego podejścia, które pozwala dostarczyć całość bez zakłócania operacji biznesowych.

Migracja z systemu CCM typu legacy, zbudowanego pod logikę Twojej firmy

Nie czekaj, aż wyczerpie się wsparcie lub narastają ryzyka związane z zgodnością. Niezależnie od tego, czy odchodzisz od DOPiX, czy od jakiejkolwiek innej starszej platformy, Quertum zapewnia wiedzę fachową, strukturę i precyzję, aby zapewnić płynne migracje – bez zakłóceń, bez kompromisów.

Porozmawiajmy o Twojej ścieżce migracji. Dowiedz się więcej o migracji z przestarzałych platform i systemów..