Migracja masowego systemu i dostępność plików PDF. Fiński bank: Wyzwanie związane ze zgodnością i modernizacją

Dostępność plików PDF stała się kluczowa dla wielkiej transformacji wiodącego fińskiego banku. Chociaż bank dbał o zrównoważony rozwój i doskonałą obsługę klienta, opierał się na przestarzałym systemie zarządzania dokumentami, który nie spełniał już jego potrzeb. Aby zmodernizować, wybrał rozwiązanie Customer Communication Management (CCM) z Quadient Inspire.. Wyzwanie polegało na wdrożeniu dostępności plików PDF wraz z migracją - redukcją starszych szablonów, odświeżeniem procesów CCM i zapewnieniem pełnej gotowości do migracji. po Europejski Akt o Dostępności (EAA). Wyraźną misją banku było scentralizowanie i usprawnienie produkcji dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu skalowalności, zgodności i inkluzywności w całej grupie bankowej, zabezpieczając tym samym efektywność i zaufanie klientów. Kluczowym elementem tego przejścia była szeroko zakrojona migracja, zadanie często narażone na powstawanie silosów i straty. Jednocześnie zbliżający się termin wprowadzenia EAA wymagał szybkiego dostosowania się – co stanowiło szczególne wyzwanie dla dużych, złożonych organizacji.

Zakres usługi: Tworzenie dostępnych szablonów PDF wraz z migracją systemu ze starego systemu do Quadient Inspire
Czas realizacji Styczeń 2024 r. - grudzień 2024 r.

Uznając potrzebę wszechstronnego i doświadczonego zespołu Specjaliści ds. kontroli jakości, architekci rozwiązań i starsi programiści posiadający umiejętności w zakresie Interactive, Scaler, Designer i Project Management.Bank zaangażował Quertum do wsparcia swoich działań transformacyjnych. Wspólnie dostarczyliśmy usługi o wysokim popycie, które przez dziesięciolecia zdobyły zaufanie tysięcy klientów i pomogły firmom uwspółcześnić swoje doświadczenie klienta (CX).

Wyzwania biznesowe: Dostępność plików PDF podczas migracji

Gdy bank dążył do modernizacji procesów produkcji dokumentów, pojawiło się kilka wyzwań, pogłębionych przez presję związaną z koniecznością spełnienia nadchodzących standardów dostępności. do 28 czerwca 2025 r.:

1. Interfejsy dokumentów nie były dostosowane do marki banku.
2. Istniejące dokumenty nie spełniały wymogów dostępności EAA.
3. Wysokie koszty operacyjne wynikające z polegania na przestarzałym systemie.
4. Nieefektywność w produkcji dokumentów i zarządzaniu procesami.

Cele projektu

Głównym celem projektu było ułatwienie płynnej migracji przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z przepisami dotyczącymi dostępności i poprawie wydajności. Kluczowe cele obejmowały:

• Unikanie zakłóceń w codziennych operacjach biznesowych w okresie przejściowym.
• Migracja procesy i dokumenty ze starszego systemu zarządzania dokumentami do Quadient Inspire.
• Zapewnienie Zgodność 100% ze standardami dostępności dla wszystkich nowych dokumentów.
• Wdrażanie szczegóły dotyczące marki w migrowanych dokumentach.

Przegląd implementacji technicznej

Projekt wymagał ustrukturyzowanego podejścia, które łączyło planowanie strategiczne z solidną realizacją techniczną. Początkowa faza obejmowała dokładną ocenę starszego systemu zarządzania dokumentami, analizę struktur dokumentów, przepływów pracy i luk w dostępności. Prace te umożliwiły płynną konfigurację nowego systemu Inspire w celu dostosowanie do wymagań operacyjnych i infrastruktury banku.

Głównym elementem migracji było Całkowite przeprojektowanie szablonów dokumentów. Szablony te zawierały najnowsze elementy brandingowe banku, zapewniając jednocześnie zgodność z rygorystycznymi standardami dostępności przed terminem EAA. Zintegrowano obsługę wielu języków, w tym fińskiego i szwedzkiego, aby dostosować się do zróżnicowanej bazy klientów klienta.

Aby zwiększyć wydajność, zautomatyzowaliśmy kluczowe procesy produkcji dokumentów przy użyciu zaawansowanych funkcji zarządzania przepływem pracy Inspire. To znacząco Mniej ręcznych interwencji, niższe koszty operacyjnei usprawnione procesy generowania dokumentów.

Zapewnienie dostępności zgodność była najwyższym priorytetem. Nasz zespół przeprowadził rygorystyczne testy podczas migracji, aby zweryfikować kompatybilność z czytnikami ekranu i prawidłową strukturę dokumentów. Kontrole zgodności miały kluczowe znaczenie dla spełnienia wymogów regulacyjnych i zapewnienia integracyjnego doświadczenia użytkownika. Ponadto przeprowadzono kompleksowe testy zapewnienia jakości (QA) i testy akceptacji użytkownika (UAT), aby upewnić się, że ostateczne rozwiązanie spełni wszystkie oczekiwania klienta przed wdrożeniem.

Etapy wdrażania dostępności plików PDF

1. Wstępna ocena: Szczegółowa analiza starszych systemów w celu zidentyfikowania wyzwań związanych z migracją.
2. Planowanie i alokacja zasobów: Opracowanie planu migracji z uwzględnieniem złożoności systemu.
3. Rozwój: Wdrożenie, wykorzystanie zaawansowanych funkcji Inspire w celu wypełnienia luk technicznych.
4. Testy QC: Walidacja integralności, dostępności i zgodności dokumentów.
5. UAT i zatwierdzenie przez klienta: Szeroko zakrojone testy akceptacyjne użytkowników w celu zapewnienia zgodności z potrzebami biznesowymi.
6. Uruchomienie i wsparcie powdrożeniowe: Wdrożenie z dostosowanym wsparciem w celu zaspokojenia potrzeb po migracji.

Dostarczana unikalna wartość

Wdrożenie dostępnych i zgodnych plików PDF w znacznym stopniu Zwiększenie zadowolenia klientów, utrzymanie reputacji banku i ograniczenie ryzyka związanego ze zgodnością z EAA.. Osiągnięcie dostępności w ramach EAA stanowiło wyjątkowe wyzwanie, szczególnie w zakresie zachowania tonu i tożsamości wizualnej marki. Firma Quertum z powodzeniem dostarczyła w pełni zgodne i markowe dokumenty, które były zgodne ze standardami dostępności przy jednoczesnym zachowaniu spójnego doświadczenia użytkownika.

Dzięki temu projektowi bank osiągnął lepszą wydajność produkcji dokumentów i uzyskał pełną zgodność w zakresie dostępności dla ponad 100 dokumentów. Firma korzysta teraz z nowoczesnego, usprawnionego systemu zarządzania dokumentami, który zwiększa wydajność operacyjną i zgodność z przepisami.

Kluczowe wyniki

• Pomyślna migracja ze starszego systemu do Quadient Inspire..
• Zapewniona pełna zgodność ze standardami dostępności EAA Dostępność PDF/UA
• 100+ w pełni dostępne szablony dokumentów marki.
• Zwiększona wydajność operacyjna i zmniejszone obciążenie pracą ręczną.

Pełna zgodność z RODO

Ponad 100 dokumentów w języku fińskim i szwedzkim

Pełna implementacja dostępności PDF/UA

Ten projekt pokazuje, jak można płynnie osiągnąć dostępność plików PDF i zgodność z EAA, nawet podczas migracji na dużą skalę. Modernizując produkcję dokumentów za pomocą Quadient Inspire, fiński bank nie tylko zredukował istniejące nieefektywności, ale także zapewnił pełną gotowość regulacyjną i zwiększył zaufanie klientów. Jeśli Twoja organizacja stoi przed podobnymi wyzwaniami, skorzystaj z naszej wiedzy specjalistycznej w zakresie Dostępność plików PDF i zgodność z EAA i dowiedz się, w jaki sposób Quertum może pomóc Ci w przyszłościowej komunikacji z klientami.