Migracja systemu legacy: od DOPiX do Quadient Inspire

Im wcześniej firmy uświadomią sobie potrzebę modernizacji, tym większe mają szanse na utrzymanie i zwiększenie swojego udziału w rynku. Co jednak zrobić, gdy utrzymanie przestarzałego systemu jest nie tylko kosztowne, ale także nie zapewnia odpowiedniego wsparcia - ani dla procesów wewnętrznych, ani tych skierowanych do klientów? To wyraźny sygnał, że migracja systemu legacy stała się koniecznością.

DOPiX (Document Platform in eXcellence), to rozwiązanie z obszaru Customer Communication Management, które zdobyło szerokie uznanie, szczególnie w krajach niemieckojęzycznych. Obecnie 75% spośród 30 największych niemieckich firm ubezpieczeniowych korzysta z tego systemu,w tym Generali, ERGO i AXA.

Quadient (dawniej Neopost) przejął DOPiX w wyniku akwizycji ICON Systemhaus GmbH,niemieckiego lidera w obszarze Customer Communications Management (CCM), w czerwcu 2016 roku.Przejęcie to pozwoliło Quadient wzmocnić swoją ofertę CCM, zwłaszcza na rynku niemieckojęzycznym, gdzie DOPiX cieszył się dużą popularnością wśród czołowych firm ubezpieczeniowych oraz instytucji finansowych.

Najnowsze informacje dotyczące zawieszenia utrzymania systemu DOPiX znacząco zmieniły sytuację wielu firm ubezpieczeniowych i instytucji finansowych w Niemczech, Austrii, Szwajcarii oraz Liechtensteinie. Zgodnie z najnowszymi informacjami wsparcie dla DOPiX zostało przedłużone do grudnia 2026 roku,co daje organizacjom więcej czasu na przeprowadzenie rzetelnej migracji do Quadient Inspire.

Najważniejsze wyniki projektu

📄 1,274 zmigrowane szablony
⚙️ Ponad 150 wdrożonych na produkcji
📈 5,000 zaplanowanych łącznie
♾ 0 przestojów operacyjnych
🔜 Wycofanie DOPiX przed terminem grudzień 2026

Kontekst projektu migracji

Nasz klient, wiodąca grupa ubezpieczeniowa z Wiesbaden w Niemczech, był silnie uzależniony od wysoce spersonalizowanego środowiska DOPiX, rozbudowanego przez dekady i dostosowanego do bardzo specyficznych potrzeb. System obejmował tysiące dokumentów, niespójne szablony oraz wbudowaną logikę trudną do zrozumienia.

Ich obawy odzwierciedlają to, co słyszymy w całej branży:

• „DOPiX oparty jest na przestarzałej architekturze - nie możemy już znaleźć programistów, którzy ją znają."
• „Ryzykujemy niezgodność regulacyjną, bo platforma nie zapewnia nowoczesnych mechanizmów kontroli i śledzenia zmian."
• „Użytkownicy biznesowi nie mogą samodzielnie wprowadzać zmian w dokumentach, za każdym razem muszą angażować dział IT."
• „Nie możemy sobie pozwolić na przestoje, ale nie możemy też dłużej czekać."

Wyzwania biznesowe przy migracji systemów legacy

Zestaw złożonych wymagań, których niespełnienie oznacza ryzyko pozostania w tyle za dynamicznie zmieniającym się rynkiem wraz z konsekwencjami operacyjnymi i regulacyjnymi:

1. Support systemu DOPiX wygasa w grudniu 2026 roku.Dalsze poleganie na tym rozwiązaniu naraża organizację na rosnące ryzyka operacyjne oraz brak zgodności z wymaganiami regulacyjnymi.
   
2. Liczba deweloperów znających architekturę DOPiX szybko maleje, co utrudnia utrzymanie, skalowanie oraz rozwiązywanie problemów w systemie.
   
3. Platforma legacy nie posiada nowoczesnych mechanizmów zarządzania, wymaganych przez aktualne regulacje - w tym w zakresie audytowalności, zarządzania danymi oraz bezpiecznego dostarczania dokumentów..
   
4. Użytkownicy biznesowi nie mają możliwości samodzielnego zarządzania ani aktualizacji szablonów,co powoduje silne uzależnienie od zespołów IT nawet przy prostych zmianach.
   
5. System zawiera tysiące szablonów rozwijanych przez lata, często z niespójną logiką, bez standardów nazewnictwa i bez zarządzania cyklem życia, co sprawia, że ich uporządkowanie i migracja są wyjątkowo złożone..

Cele projektu migracji

W ramach migracji organizacja nie koncentrowała się wyłącznie na optymalizacji systemu. Projekt wykraczał poza proste zastąpienie starej technologii - skupiał się na zachowaniu krytycznych outputów biznesowych, umożliwieniu pracy użytkownikom nietechnicznym oraz stworzeniu fundamentów pod długoterminową elastyczność i zgodność regulacyjną.

1. Ograniczanie ryzyka: Wycofanie systemu DOPiX przed końcem wsparcia bez zakłócania operacji.
   
2. Płynna migracja dokumentów: Odtworzenie kluczowych dokumentów biznesowych w Inspire z zachowaniem zgodności outputu, przy jednoczesnym wprowadzeniu ulepszeń strukturalnych.
   
3. Wzmocnienie użytkowników biznesowych: Umożliwienie zespołom nietechnicznym zarządzania szablonami przy minimalnej zależności od IT.
   
4. Kontrola jakości i zgodności: Zapewnienie gotowości do spełnienia wymogów regulacyjnych oraz utrzymanie pełnej ścieżki audytowej dla całej komunikacji.

Techniczna realizacja migracji systemu legacy

Aby zapewnić płynną i bezpieczną migrację, powołaliśmy dedykowany zespół doświadczonych deweloperów znających DOPiX oraz specjalizujących się w Quadient Inspire, wspieranych przez architektów rozwiązań, ekspertów migracyjnych i specjalistów ds. kontroli jakości.

Wspólnie z klientem określiliśmy pełny zakres prac oraz plan testów podczas wspólnych warsztatów projektowych. W kolejnych sprintach zespół z powodzeniem przeprowadził migrację ponad 1200 dokumentów tworzonych na przestrzeni wielu lat, a kolejne były obecnie w trakcie migracji. Docelowo było zaplanowano migrację 5000 dokumentów. Każdy sprint realizowany był według spójnego schematu: planowanie, development, przeglądy typu peer review, kontrola jakości oraz przegląd sprintu.

Jak zespół zaprojektował i realizuje proces migracji

1. Proces rozpoczynamy od uzgodnienia pełnego zakresu migracji, zdefiniowania poziomów złożoności szablonów (proste, średnie, złożone) oraz ustalenia zasad walidacji dla szablonów i danych testowych. Wraz z przygotowywaniem kolejnych partii dokumentów do migracji wracamy do tego etapu, aby zapewnić spójność i gotowość procesu.
   
2. Zespół na bieżąco planuje sprinty i aktualizuje backlog przy każdym transferze nowych szablonów oraz danych testowych do środowiska Inspire. Każdy taki transfer rozpoczyna nowy cykl deweloperski, po którym następuje walidacja szablonów i danych.
   
3. Doskonalenie i rozwój w Quadient Inspire odbywają się iteracyjnie w kolejnych sprintach. Deweloperzy odtwarzają każdy szablon, jednocześnie ulepszając jego strukturę i funkcjonalność, tak aby wiernie odwzorować intencję biznesową dokumentów z DOPiX.
   
4. Każdy przeniesiony dokument przechodzi wieloetapowy proces: testy wewnętrzne, przeglądy typu peer review oraz kontrolę jakości. Ten rygorystyczny schemat stosowany jest w każdym sprincie dla każdej nowej partii szablonów, co zapewnia spójność i wysoką dokładność.
   
5. Po zatwierdzeniu wewnętrznym klient przeprowadza zewnętrzne testy QA oraz UAT (User Acceptance Testing). Każdy cykl UAT prowadzi do kolejnych usprawnień i finalnej akceptacji przed wdrożeniem produkcyjnym, tworząc iteracyjny proces trwający aż do zakończenia pełnej migracji.

Rezultaty procesu migracji - obecnie i docelowo

• Zespół zmigrował już około 1 274 szablonów do Quadient Inspire.
• Ponad 150 dokumentów działa już w środowisku produkcyjnym.

Cel końcowy: migracja ponad 5 000 dokumentów do IV kwartału 2027 roku

Korzyści i osiągnięcia:

• Zminimalizowanie ryzyka poprzez zastąpienie niewspieranego systemu DOPiX przed zakończeniem jego wsparcia.
• Wzmocnienie użytkowników biznesowych dzięki nowoczesnemu i intuicyjnemu interfejsowi.
• Wzmocnienie kontroli i zgodności poprzez wbudowane mechanizmy nadzoru.
• Zapewnienie skalowalności oraz łatwości utrzymania w kontekście przyszłych zmian i rozwoju systemu.

Wartość, unikalność i trwały efekt migracji systemu legacy

Projekt stanowi kluczową transformację biznesową, ściśle dopasowaną do specyfiki i wyzwań klienta. Wyróżnia się nie tylko skalą i złożonością, lecz przede wszystkim podejściem, opartym na precyzji, głębokim zrozumieniu kontekstu biznesowego oraz rzadkim połączeniu kompetencji w obszarze systemów legacy i nowoczesnych technologii.

Klient nie oczekiwał kosmetycznych zmian - potrzebował rozwiązania, które zachowa wartość biznesową zakodowaną w tysiącach szablonów DOPiX, przy jednoczesnym utrzymaniu wydajności i zgodności regulacyjnej.

Zespół Quertum przełożył tę intencję na konkretne działania z najwyższą precyzją. Każdy zmigrowany dokument zachowuje swój cel, strukturę oraz zgodność outputu, a jednocześnie zyskuje większą przejrzystość, łatwość utrzymania i zgodność z nowoczesnymi standardami. Realizacja projektu wymaga głębokiego zrozumienia złożoności systemu DOPiX, dyscypliny w odwzorowaniu logiki biznesowej w Quadient Inspire oraz uporządkowanego podejścia, które pozwala dostarczyć całość bez zakłócania operacji biznesowych.

Gotowy, aby przygotować swoje systemy komunikacji na przyszłość?

Nie czekaj, aż wsparcie wygaśnie lub ryzyka związane ze zgodnością regulacyjną zaczną eskalować. Niezależnie od tego, czy odchodzisz od DOPiX, czy innej platformy legacy, Quertum zapewnia ekspertyzę, strukturę i precyzję, które pozwalają przeprowadzić migrację płynnie i bez zakłóceń.

Porozmawiajmy o Twojej ścieżce migracji. Dowiedz się więcej o migracji z przestarzałych platform i systemów..