Migracja starszego systemu: z DOPiX do Quadient

Im szybciej firmy zdadzą sobie sprawę z potrzeby modernizacji, tym większe mają szanse na utrzymanie i zwiększenie udziału w rynku. Ale co zrobić, jeśli utrzymanie przestarzały system jest nie tylko drogie, ale także nie ma szans na przyzwoite wsparcie - zarówno dla procesów wewnętrznych, jak i zorientowanych na klienta. Jest to wyraźny symptom migracji od starszych potrzeb.

DOPiX (Document Platform in eXcellence), rozwiązanie do zarządzania komunikacją z klientami, zostało szeroko przyjęte, szczególnie w regionach niemieckojęzycznych. W szczególności służy do 75% z 30 największych niemieckich firm ubezpieczeniowychw tym znane firmy, takie jak Generali, ERGO i AXA. 

Quadient (dawniej Neopost) nabył DOPiX przez przejęcie ICON Systemhaus GmbHniemiecki lider w dziedzinie zarządzania komunikacją z klientem (CCM), w Czerwiec 2016 r.. Przejęcie to umożliwiło Quadient wzmocnienie oferty CCM, szczególnie na rynku niemieckojęzycznym, gdzie DOPiX był szeroko stosowany przez główne firmy ubezpieczeniowe i instytucje finansowe.

Ostatnia wiadomość o zawieszeniu obsługi technicznej DOPiX zmieniła sytuację wielu firm ubezpieczeniowych i finansowych z Niemiec, Austrii, Szwajcarii i Liechtensteinu. Dzięki zaktualizowanym wiadomościom wsparcie DOPiX zostało przedłużone do Grudzień 2026 r., co daje więcej czasu na przeprowadzenie właściwej migracji do Quadient Inspire.

Kontekst projektu migracji danych

Nasz klient, wiodąca grupa ubezpieczeniowa z Wiesbaden w Niemczech, był głęboko uzależniony od wysoce spersonalizowanego środowiska DOPiX - budowanego przez dziesięciolecia z tysiącami dokumentów, niespójnymi szablonami i trudną do rozszyfrowania wbudowaną logiką.

Ich obawy odzwierciedlały to, co słyszymy w całej branży:

• "DOPiX jest zbudowany na przestarzałej architekturze - nie możemy już znaleźć programistów, którzy ją znają".
• "Ryzykujemy niezgodność z przepisami, ponieważ na platformie brakuje nowoczesnych mechanizmów kontroli i identyfikowalności".
• "Użytkownicy biznesowi nie mogą dostosowywać dokumentów bez każdorazowego polegania na IT".
• "Nie możemy pozwolić sobie na przestoje, ale nie możemy też pozwolić sobie na czekanie".

Wyzwania biznesowe w przypadku starszych systemów

Wyświetlany jako kompleks wymagań, których niespełnienie oznacza, że zostaną one zmienione przez ewoluujący rynek z następującym ryzykiem:

1. DOPiX zbliża się do koniec cyklu konserwacjioficjalne wsparcie zakończy się w grudniu 2026 roku. Dalsze poleganie na nim naraża organizację na rosnące ryzyko operacyjne i związane ze zgodnością z przepisami.
   
2. Istnieje szybko kurcząca się pula deweloperów zaznajomionych z DOPiX architektury, co utrudnia utrzymanie, skalowanie lub rozwiązywanie problemów z systemem.
   
3. Starsza platforma brak nowoczesnych funkcji zarządzania wymagane do spełnienia dzisiejszych standardów regulacyjnych, w tym audytowalność, obsługa danych i bezpieczna dostawa.
   
4. Użytkownicy biznesowi to brak możliwości samodzielnej aktualizacji lub zarządzania szablonami dokumentów, polegając w dużej mierze na zespołach IT w zakresie nawet podstawowych dostosowań.
   
5. System zawiera tysiące szablonów opracowanych przez lata z niespójną logiką, brakiem konwencji nazewnictwa i brakiem zarządzania cyklem życia, co sprawia, że czyszczenie i migracja niezwykle złożona.

Cele projektu

Ukierunkowana na migrację firma postawiła nie tylko na optymalizację systemu. Poza zwykłą wymianą starej technologii, projekt koncentrował się na zachowaniu krytycznych dla biznesu wyników, umożliwieniu użytkownikom nietechnicznym i stworzeniu podstaw dla długoterminowej elastyczności i zgodności.

1. Ograniczanie ryzyka: Likwidacja DOPiX przed końcem okresu eksploatacji bez zakłóceń operacyjnych.
   
2. Płynne przenoszenie dokumentów: Odtwarzaj dokumenty o krytycznym znaczeniu dla firmy w Inspire, zachowując dokładność danych wyjściowych przy jednoczesnym wprowadzeniu ulepszeń strukturalnych.
   
3. Upodmiotowienie użytkowników biznesowych: Umożliwienie zespołom nietechnicznym zarządzania szablonami przy minimalnej zależności od IT.
   
4. Zarządzanie i zapewnienie jakości: Zapewnienie zgodności z przepisami i utrzymanie ścieżek audytu dla całej komunikacji.

Techniczna realizacja migracji

Aby zapewnić płynną i pozbawioną ryzyka migrację, zebraliśmy dedykowany zespół starszych programistów, którzy zostali przeszkoleni w zakresie DOPiX i w pełni wyspecjalizowani w Quadient Inspire, wraz z doświadczonymi architektami rozwiązań, specjalistami ds. migracji i specjalistami ds. kontroli jakości.

Wspólnie z klientem zdefiniowaliśmy pełny zakres i plan testów podczas wspólnych warsztatów. Sprint po sprincie zespół z powodzeniem zmigrował ponad 1200 dokumentów, stworzonych w ciągu dziesięcioleci, a kolejne są w drodze. Łącznie zmigrowanych zostanie 5000 dokumentów. Każdy sprint przebiega według spójnego rytmu: planowanie, rozwój, wzajemne przeglądy, kontrole jakości i przeglądy sprintu.

Oto jak przepływ pracy został opracowany i będzie wykonywany:

1. Rozpoczynamy od uzgodnienia ogólnego zakresu migracji, zdefiniowania poziomów złożoności szablonów (prosty, średni, złożony) i ustalenia, w jaki sposób będzie obsługiwana walidacja szablonów i danych testowych. Ta faza konfiguracji jest powracana, gdy nowe partie dokumentów są przygotowywane do migracji.
   
2. Planowanie sprintu i konfiguracja zaległości odbywają się w sposób ciągły - za każdym razem, gdy nowy zestaw szablonów i danych testowych jest przesyłany do środowiska Inspire. Oznacza to początek nowego cyklu rozwoju, po którym zawsze następuje walidacja szablonów i danych w celu zapewnienia gotowości.
   
3. Udoskonalanie i ulepszanie w Quadient Inspire odbywa się wielokrotnie w trakcie sprintów. Programiści starannie przebudowują każdy szablon z ulepszoną strukturą i funkcjonalnością, odzwierciedlając intencje biznesowe oryginalnych dokumentów DOPiX.
   
4. Każdy zmigrowany dokument przechodzi wielokrotne rundy wewnętrznych testów, wzajemnej weryfikacji i kontroli jakości. Proces ten zapewnia dokładność i spójność i jest stosowany w każdym sprincie do każdej nowej partii szablonów.
   
5. Po zatwierdzeniu wewnętrznym dokumenty są wielokrotnie poddawane zewnętrznym testom jakości i akceptacji użytkownika (UAT) przeprowadzanym przez klienta. Każdy cykl UAT prowadzi do udoskonalenia i zatwierdzenia do wydania produkcyjnego, tworząc pętlę, która trwa aż do zakończenia pełnej migracji.

Wyniki: teraz i w przyszłości

• Około 1274 szablonów zostało już zmigrowanych do Quadient Inspire
• Ponad 150 dokumentów jest aktywnych i w produkcji (w użyciu)

Cel końcowy: migracja ponad 5 000 dokumentów do 4. kwartału 2027 r.

Korzyści i osiągnięcia:

• Zapobieganie ryzyku poprzez zapobiegawczą wymianę nieobsługiwanych urządzeń DOPiX
• Użytkownicy biznesowi mogą korzystać z nowoczesnego, intuicyjnego interfejsu
• Lepsze zarządzanie i kontrola zgodności
• Skalowalna, łatwa w utrzymaniu struktura dla przyszłych aktualizacji

Wartość, wyjątkowość i długotrwały efekt migracji

Jest to transformacja o znaczeniu krytycznym, dostosowana do konkretnych wyzwań klienta. To, co wyróżnia ten projekt, to nie tylko skala czy złożoność, ale sposób, w jaki do niego podchodzimy: z precyzją, empatią dla kontekstu biznesowego i rzadkim połączeniem wiedzy o starszych i nowoczesnych systemach.

Klient nie potrzebował kosmetycznej zmiany skórki, ale potrzebował sposobu na przeniesienie wartości biznesowej osadzonej w tysiącach szablonów DOPiX, bez uszczerbku dla wydajności lub zgodności. 

Zespół Quertum przetłumaczył intencje. Każdy migrowany dokument zachowa swój cel, strukturę i wierność wyjściową, jednocześnie zyskując przejrzystość, łatwość utrzymania i zgodność z nowoczesnymi standardami. Projekt ten wymagał dogłębnego zrozumienia zawiłości DOPiX, dyscypliny w odtwarzaniu logiki biznesowej w Quadient Inspire i struktury, aby dostarczyć to wszystko bez zakłóceń.

Dla naszego klienta migracja ta ma na celu pewną modernizację i uniknięcie ryzyka związanego z systemem i karami, zachowanie ciągłości operacyjnej, wzmocnienie pozycji zespołów i utrzymanie gotowości na przyszłość na szybko zmieniającym się rynku.

Gotowy na zabezpieczenie swoich systemów komunikacyjnych na przyszłość?

Nie czekaj, aż skończy się wsparcie lub wzrośnie ryzyko braku zgodności. Niezależnie od tego, czy odchodzisz od DOPiX, czy jakiejkolwiek innej starszej platformy, Quertum zapewnia wiedzę, strukturę i precyzję, aby zapewnić płynną migrację - bez zakłóceń, bez kompromisów.

Porozmawiajmy o ścieżce migracji. Dowiedz się więcej na naszej stronie Migracja z przestarzałych platform