Tag: Data migration

Wizualne porównanie starego i nowego systemu: starszy laptop z symbolami błędów i nowoczesny laptop ze znacznikiem wyboru, pokazujący udaną migrację CCM. Tytuł brzmi "CCM Migration Made Simple: 6 Steps to Replace Your Legacy System".

Migracja danych CCM: 6 kroków ułatwiających wymianę starszych systemów

Napisane przez Kateryna Klynovska w dniu lipiec 16, 2025. Opublikowano w Data Migration.

Przechodzisz na nową platformę do zarządzania komunikacją z klientami (CCM)? To jest świetne!
Następnym krokiem jest zmierzenie się z tym, co często wydaje się prawdziwym wyzwaniem - migracją danych CCM.

Odejście od starszego systemu zazwyczaj przypomina rozplątywanie sieci starych szablonów, niezgrabnych zatwierdzeń, zapomnianych zależności i zasad zgodności. Może być kuszące, aby po prostu odtworzyć tę samą strukturę w nowym systemie i mieć nadzieję na lepsze wyniki. To jednak rzadko działa. Kończy się to wciągnięciem wczorajszych problemów do narzędzia, które miało je rozwiązać.

Niezależnie od tego, czy przenosisz się do Quadient Inspire, czy innego nowoczesnego rozwiązania, migracja danych CCM to coś więcej niż zmiana techniczna, ale szansa na porzucenie przestarzałych procesów i zbudowanie szybszej, inteligentniejszej i zgodnej z przepisami komunikacji.

Oto jak tego dokonać. Bez zamieniania tego w całoroczny ból głowy.

1. Nie migruj wszystkiego. Migruj to, co jest przydatne.

Starsze systemy CCM przechowują tysiące przestarzałych szablonów. Nasza rada: nie przenoś ich wszystkich.

Zamiast tego potraktuj migrację danych jak wiosenne porządki. Zacznij od przeglądu tego, co jest nadal używane, co jest przestarzałe, a co tylko zajmuje miejsce.

Zadaj sobie proste pytanie: czy ten szablon wspiera nasze dzisiejsze doświadczenia klientów?

Skoncentruj się na tym, co nadal ma znaczenie dla przepływu pracy w zarządzaniu komunikacją z klientami i podejmij uczciwe działania:

Zidentyfikuj, co sprawia, że Twoja firma się rozwija
Usuwanie duplikatów
Eliminacja uszkodzonych lub niezgodnych z przepisami przepływów pracy.

To Twój moment, aby porzucić niejednolite przesyłanie wiadomości, niedopasowane formaty i ręczne obejścia. Przeniesienie tylko tego, co ważne, pomaga zmniejszyć złożoność i znacznie przyspiesza migrację z przestarzałych systemów.

2. Mapuj zależności, zanim coś zepsują

Komunikacja CCM rzadko istnieje w izolacji. Pobierają one dane z innych systemów, takich jak CRM, śledzą przepływy zatwierdzeń i zasilają narzędzia do archiwizacji lub dostarczania. Jeśli te połączenia nie zostaną zmapowane na wczesnym etapie, mają tendencję do tworzenia opóźnień, błędów lub problemów ze zgodnością, które pojawiają się, gdy jest już za późno, aby je łatwo naprawić.

Nasza rada: Porozmawiaj z ludźmi, którzy codziennie pracują z treścią - od użytkowników biznesowych i zespołów prawnych po specjalistów ds. zgodności. To oni rozumieją praktyczne zależności, nieformalne przepływy pracy i niuanse, które w przeciwnym razie mogłyby zostać przeoczone.

Poświęć trochę czasu na mapowanie, skąd pochodzą dane, kto jest właścicielem czego, w jaki sposób odbywają się podpisy i jak dostarczane są wyniki.

Jeśli zignorujesz te połączenia, migracja ze starszych platform może przerwać istotne przepływy.

Dobrze skonstruowany plan migracji zaczyna się od wspólnego, wielofunkcyjnego spojrzenia na te współzależności. Bez tego nawet najlepiej zaprojektowany system może utknąć przy pierwszej bramce zatwierdzenia.

Podsumowując ten krok, proaktywna migracja ze starszego systemu powinna obejmować:

✅ Rozmowy z zespołami ds. prawnych, zgodności i obsługi klienta
Dokumentowanie źródeł danych, łańcuchów zatwierdzania i ścieżek dostarczania.
✅ Spojrzenie poza schematy techniczne (rzadko pokazują one pełny obraz)

3. Przebuduj szablony - ale najpierw je przemyśl

Jedną z największych utraconych szans w migracji CCM jest traktowanie szablonów jak stałych artefaktów. Zamiast przeprojektować je dla nowego systemu, wiele zespołów po prostu kopiuje to, co mieli wcześniej - w tym nieefektywności.

Kopiowanie starych szablonów do nowego systemu oznacza kopiowanie starych błędów. Wykorzystaj ten moment, aby przeprojektować szablony pod kątem wydajności.

Nie poprzestawaj na statycznym projektowaniu. Nowoczesne platformy CCM, takie jak Quadient Inspire, oferują znacznie więcej niż tylko kontrolę układu. Obsługują one:

Bloki treści wielokrotnego użytku ograniczające powielanie i upraszczające aktualizacje
Dynamiczne pola, które personalizują się na dużą skalę dzięki logice opartej na danych
Reguły personalizacji w celu dostosowania wiadomości do typu klienta, regionu lub zachowania.
Wspólne elementy, takie jak stopki lub nagłówki, w celu scentralizowania nagłówków, stopek, stopek i tekstu prawnego w celu zapewnienia spójności.

Poszukaj sposobów na pogrupowanie podobnych szablonów, dodanie wspólnych modułów (takich jak nagłówki lub noty prawne) i ograniczenie jednorazowej pracy.. Z czasem pomaga to zespołom pracować szybciej, zachować spójność i uniknąć ponownego wynajdywania koła za każdym razem, gdy zmienia się komunikacja.

4. Wczesne nadanie priorytetu dostępności i zgodności

Z przepisami takimi jak (European Accessibility Act, EAA) wejście w życie i RODO w dalszym ciągu wyznaczają sposób, w jaki organizacje obchodzą się z danymi osobowymi, ważne jest, aby na wczesnych etapach budować zgodność i dostępność migracji - a nie traktować je jako kontrole na późnym etapie. Nasza rada: pomyśl o dostępności już na wczesnym etapie migracji, zwłaszcza teraz, gdy EAA weszła w życie 28 czerwca 2025 r.. W przeciwnym razie narażasz firmę na ryzyko podwójnej zapłaty.

Od początku migracji danych CCM należy wziąć pod uwagę:

Dostępne formaty (PDF/UA, HTML)
Wbudowane przeglądy prawne
Możliwe do śledzenia zatwierdzenia i dzienniki audytu

Najlepszym momentem na wdrożenie dostępności i zgodności jest czas przed uruchomieniem czegokolwiek. Zrobienie tego wcześnie jest szybsze, tańsze i znacznie mniej uciążliwe niż późniejsze wprowadzanie poprawek pod presją.

5. Migracja etapami - nie wszystko na raz

Próba migracji wszystkiego naraz często prowadzi do stresu, zamieszania i możliwych do uniknięcia błędów. Stopniowe wdrażanie jest bardziej praktyczna i znacznie mniej ryzykowna.

Nasza rada: Zacznij od małego, wybierz kanał, zespół lub rodzaj komunikacji, na przykład e-maile onboardingowe lub comiesięczne faktury. Skorzystaj z tego pierwszego wdrożenia, aby przetestować szablony, przepływy pracy, integracje i jakość wydruków w rzeczywistych warunkach. Zebrane informacje zwrotne będą kształtować sposób skalowania, pomagając uniknąć błędów, zanim dotrą one do szerszego grona odbiorców.

Równoległe uruchamianie starszych i nowych systemów przez krótki czas również buduje zaufanie. Pozwala zespołom porównać wyniki, zweryfikować zgodność i oznaczyć przypadki brzegowe, zanim cokolwiek zostanie wyłączone na dobre.

6. Migracja danych jako wysiłek zespołowy, nie tylko działu IT

Komunikacja z klientem dotyka niemal każdej części biznesu:

Marketing (ton głosu, branding)
Operacyjne (dokumentowanie przepływów pracy, umów SLA i harmonogramów świadczenia usług)
Prawne (zatwierdzenia, zastrzeżenia, zgodność z przepisami)
Doświadczenie klienta (użyteczność, dostępność, przejrzystość)

Na przykład może to oznaczać zaangażowanie CX i działu prawnego w definiowanie wymagań dotyczących szablonów lub zlecenie marketingowi zatwierdzenia tonu przed wdrożeniem, a nie po nim.

Nasza rada: zaangażuj odpowiednie głosy na wczesnym etapie, a wszystko szybciej się ułoży - a efekt końcowy jest nie tylko funkcjonalny, ale faktycznie działa dla wszystkich. Dlatego też migracja z przestarzałych platform i systemów musi być planowana i realizowana jako wspólny wysiłek, a nie coś, co jest przekazywane działowi IT w izolacji. Jasno określone role, otwarta komunikacja i współodpowiedzialność sprawiają, że projekt technologiczny staje się udaną zmianą biznesową.

Wielofunkcyjne planowanie zapewnia, że migracja ze starszego CCM jest zgodna z podróżą klienta i marką.

Migracja CCM powinna działać na Twoją korzyść, a nie przeciwko Tobie

Przy odpowiednim skupieniu staje się szansą na uproszczenie, modernizację i zbudowanie silniejszego fundamentu dla sposobu komunikacji organizacji - wewnątrz i na zewnątrz. Dobrze zaplanowane i mądrze wykonane, Migracja danych CCM to coś więcej niż aktualizacja techniczna. To prawdziwa okazja do usprawnienia operacji, zmniejszenia ryzyka i zapewnienia komunikacji, która ma sens dla zespołów prawnych, operacyjnych CX i jest ceniona przez klientów.

Obraz wygenerowany przez sztuczną inteligencję: starożytny ekran blokowy ze starszym interfejsem, znajdujący się w biurze. Reprezentuje przestarzały system

Jak starsze systemy spowalniają współczesnych menedżerów biznesowych

Napisane przez Kateryna Klynovska w dniu maj 14, 2025. Opublikowano w Data Migration.

Rola menedżera biznesowego przekształciła się dziś w hybrydę Strateg, analityk i operator w jednym. Ich zadaniem jest nie tylko utrzymywanie działalności operacyjnej, ale także prowadzenie strategicznych projektów, wypełnianie luk między zespołami.i przekształcać dane w przydatne informacje. Menedżerowie biznesowi nieustannie przeskakują między finansami, sprzedażą, sprawami związanymi z łańcuchem dostaw i działaniami ludzi, próbując zrozumieć, co dzieje się w całej firmie.

Ale jeśli nadal utknęli w pracy ze starszymi systemami? Ta praca staje się 10 razy trudniejsza niż powinna, a obciążenie pracą jest szybkie jak nigdy dotąd dzięki ułatwionym codziennym procesom.

Stare narzędzia, nowe problemy

Widzieliśmy to już wielokrotnie: system niegdyś określany jako "przyszłościowy" stał się największą przeszkodą w codziennej pracy. Być może jest to powolny system ERP dostępny tylko dla zespołu finansowego lub narzędzie do raportowania, które nie było aktualizowane od lat. W wielu przypadkach w ramach jednej firmy żongluje się pięcioma różnymi platformami, z których żadna nie komunikuje się ze sobą prawidłowo.

W rezultacie, więcej czasu spędza się na poszukiwaniu danych niż na ich wykorzystywaniu. Raporty są opóźnione, przepływy pracy są ręczne i podatne na błędy. Gdy kierownictwo prosi o wgląd w dane w poniedziałek, arkusze kalkulacyjne są często składane w weekend.

Jest to nie tylko frustrujące, ale także niemożliwe do utrzymania.

Zrozumienie nadchodzącego ryzyka strategicznego: przestarzałe systemy to nie tylko problem IT

Zbyt często starsze systemy są traktowane jako problemy zaplecza, pozostawione do "ostatecznego" rozwiązania przez dział IT. Tymczasem ich ograniczenia są codziennie odczuwane przez liderów biznesowych z różnych obszarów działalności. Podejmowanie decyzji jest rutynowo spowolnione, gdy dane dotyczące wydajności nie są dostępne w czasie rzeczywistym. - Sfinalizowane prognozy sprzedaży opierają się na nieaktualnych danych, a poziomy zapasów są raczej zgadywane niż znane. Procesy są sztywno kształtowane przez to, na co pozwala system, ale nie to, czego potrzebuje zespół. Na przykład proste dostosowanie cen w wielu regionach może wymagać wielu ręcznych zatwierdzeń i obejść programu Excel tylko po to, aby uwzględnić ograniczenia systemowe. W miarę skalowania firmy, te nieefektywności się mnożą. To, co kiedyś działało na jednym rynku, staje się obciążeniem operacyjnym na pięciu.

Tymczasem niewykorzystane okazje piętrzą się. Podczas gdy jeden zespół ręcznie konsoliduje raporty kwartalne, konkurent już zmienia strategię w oparciu o aktualne dane rynkowe. Podczas gdy Ty czekasz na pobranie danych zakupowych z trzech systemów, niepotrzebne zakupy mogą już mieć miejsce. To nie są odosobnione przypadki, to codzienne frustracje odczuwane przez menedżerów biznesowych, którzy próbują wywierać wpływ. Bez widoczności i elastyczności muszą oni reagować na problemy zamiast kierować firmą do przodu. Kiedy systemy dyktują tempo zmian, zwinność - jedna z najcenniejszych cech w dzisiejszym środowisku - zostaje po cichu utracona.

Modernizacja z Coffee To Go

Zamiast tego wyobraź sobie to: Otwierasz jeden pulpit nawigacyjny i widzisz swoje kluczowe wskaźniki, na żywo, czyste i łatwe do uzyskania. Nie musisz czekać na raport ani prosić kogoś z innego zespołu o eksport. Twój przepływy pracy są zautomatyzowane gdzie mogą być, i elastyczny tam, gdzie powinni być. Twoje systemy są połączone, podobnie jak Twój zespół.

Chociaż brzmi to jak idealny scenariusz, my w Quertum rozumiemy to. starszych systemów nie można po prostu wyłączyć z dnia na dzień. Dlatego nasze podejście opiera się na wprowadzaniu zmian tak płynnie, jak to tylko możliwe. Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z mocno spersonalizowanymi platformami, rozdrobnioną infrastrukturą czy operacjami w wielu krajach, złożoność jest obsługiwana za kulisami, dzięki czemu Twoje zespoły mogą skupić się na codziennej pracy. Podstawowe systemy mogą nadal działać, podczas gdy nowoczesne narzędzia są wprowadzane stopniowoprzy minimalnych zakłóceniach.

Quertum łączy dane, usprawnia procesy ręczne i umożliwia działanie starych i nowych platform obok siebie. Bez długich wdrożeń, bez niepotrzebnych przestojów, tylko Inteligentniejsze systemy, które ułatwiają i przyspieszają codzienną pracę niż można by się spodziewać.

Jak wygląda lepszy dzień pracy

Prowadzenie firmy w dzisiejszych czasach oznacza równoważenie priorytetów w zespołach, systemach i strefach czasowych, często przy ograniczonej widoczności i jeszcze mniejszej ilości czasu. Menedżerowie biznesowi potrzebują czegoś więcej niż raportów i narzędzi; potrzebują jasności, szybkości i systemów, które wspierają mądrzejsze decyzje bez zwiększania nakładu pracy.

Jednak stare systemy sprawiają, że misja ta jest trudniejsza niż powinna.

Oto jak wygląda nowoczesny dzień pracy powinien czuć się jak:

Jeden jasny obraz działalności: Zobacz przychody, poziomy zapasów i status łańcucha dostaw w czasie rzeczywistym bez konieczności śledzenia aktualizacji od różnych zespołów.
Zatwierdzenia, które utrzymują wszystko w ruchu: Zamówienia zakupu, raporty wydatków i wnioski o zatrudnienie są przekazywane dalej, gdy tylko spełnią odpowiednie kryteria. Koniec z wąskimi gardłami.
Problemy są oznaczane, zanim się rozwiną: Niezależnie od tego, czy chodzi o opóźnioną wysyłkę, czy wzrost liczby zwrotów, otrzymasz natychmiastowe powiadomienie, abyś mógł działać wcześnie.
Wszyscy pracują na tych samych liczbach: Dzięki jednemu wspólnemu zestawowi danych dla różnych zespołów nie ma nieporozumień, niedopasowanych raportów i przekopywania się przez kolejne wersje.

Nie chodzi o to, by mieć więcej narzędzi. Chodzi o posiadanie tych właściwychktóre ułatwiają zarządzanie różnymi funkcjami, wyprzedzanie problemów i reagowanie z pewnością siebie.

Chcesz pracować mądrzej, a nie ciężej?

Nie musisz wyrywać wszystkiego, aby iść naprzód. Starsze systemy mogą nadal być częścią obrazu i to jest w porządku. Nie powinny one jednak definiować obecnego sposobu pracy zespołów i liczby wyzwań, z którymi muszą się zmierzyć przed wykonaniem pracy.

W Quertum pomagamy firmom przejść od sztywnych, przestarzałych systemów do konfiguracji, które faktycznie wspierają sposób, w jaki obecnie działają zespoły. Dostosowane, zoptymalizowane lub stworzone od podstaw, wybrany system powinien być odpowiedni dla firmy. Może to oznaczać rozplątanie silosowych narzędzi, usprawnienie ręcznych procesów lub połączenie systemów, które nigdy ze sobą nie rozmawiały.

Nasze usługi migracji mają na celu zminimalizowanie zakłóceń i ułatwienie zarządzania zmianami, niezależnie od tego, czy masz do czynienia z niestandardowym systemem ERP, lokalną infrastrukturą czy globalną złożonością. Współpracujemy z Twoimi zespołami, aby budować mosty między starym a nowym, dzięki czemu Twoja firma może działać szybciej i przy znacznie mniejszym bólu głowy.

Porozmawiajmy o tym, gdzie starsze systemy Cię powstrzymują i jak możemy pomóc Ci iść naprzód z pewnością siebie.

Podsumowanie

Współcześni menedżerowie biznesowi żonglują strategią, danymi i koordynacją międzyfunkcyjną, ale starsze systemy sprawiają, że ta i tak już wymagająca rola jest jeszcze trudniejsza. Przestarzałe narzędzia stały się największą przeszkodą w codziennej pracy, prowadząc do opóźnień, ręcznych poprawek i nietrwałej konserwacji. Nie jest to tylko niedogodność informatyczna, ale strategiczne ryzyko, które sprawia, że zespoły utknęły, a firmy reagują. Jednak nie musi tak pozostać. Stopniowa modernizacja systemu, przeprowadzona w sposób niezakłócający codziennej pracy, może zaoferować bardziej elastyczny i połączony sposób działania. Wyobraź sobie idealny dzień pracy z wglądem w czasie rzeczywistym, płynniejszymi przepływami pracy i połączonymi zespołami, które są zsynchronizowane i wyprzedzają problemy. Ponieważ kiedy systemy współpracują z Tobą, biznes idzie do przodu, a nie na boki.