Switching to a new Customer Communication Management (CCM) platform? This is great! Next step is to tackle what often feels like the real challenge — CCM data migration.
Moving off a legacy system typically feels like untangling a web of old templates, clunky approvals, forgotten dependencies and compliance rules. It can be tempting to just recreate the same structure in the new system and hope for smoother results. That rarely works. You end up dragging yesterday’s problems into a tool that was supposed to solve them.
Whether you’re moving to Quadient Inspire or another modern solution, CCM data migration is more than a technical switch, but your chance to leave behind outdated processes and build faster, smarter, compliant communications.
Here’s how to make that happen. Without turning it into a year-long headache.
Legacy CCM systems store thousands of outdated templates. Our advice: don’t transfer all of them.
Instead, treat data migration like a spring-clean. Start by reviewing what’s still being used, what’s outdated and what’s just taking up space.
Ask yourself straightforward: does this template support our customer experience today?
Focus on What Still Matters for customer communication management workflow and take fair actions:
Identify what makes your business move
Remove duplicates
Eliminate broken or non-compliant workflows.
This is your moment to leave behind patchy messaging, mismatched formats and manual workarounds. Moving only what matters helps reduce complexity and significantly speeds up your migration from obsolete systems.
2. Map Dependencies Before They Break Something
CCM communications rarely exist in isolation. They pull data from other systems like CRMs, follow approval flows and feed into archiving or delivery tools. If these connections aren’t mapped early, they tend to create delays, errors, or compliance issues that surface when it’s too late to fix them easily.
Our advice: Speak to the people who work with the content daily – from business users and legal teams to compliance officers. They’re the ones who understand the practical dependencies, the informal workflows and the nuances that might otherwise be overlooked.
Take the time to map where data comes from, who owns what, how sign-offs happen and how outputs are delivered.
If you ignore these connections, your migration from legacy platforms can break essential flows.
A well-structured migration plan starts with a shared, cross-functional view of these interdependencies. Without it, even the best-designed system can stall at the first approval gate.
To sum up this step, proactive migration from legacy system should include:
✅ Interviewing legal, compliance and customer service teams ✅ Documenting data sources, approval chains and delivery paths ✅ Looking beyond technical diagrams (they rarely show the full picture)
3. Rebuild Templates — But Rethink Them First
One of the biggest missed opportunities in CCM migration is treating templates like fixed artifacts. Instead of redesigning them for the new system, many teams just copy what they had before – including the inefficiencies.
Copying old templates into your new system mean copying old mistakes. Use this moment to redesign templates for performance.
Don’t stop at static design. Modern CCM platforms like Quadient Inspire offer far more than just layout control. They support:
Reusable content blocks for reducing duplication and simplified updates
Dynamic fields, which personalize at scale with data-driven logic
Personalization rules to tailor messaging by customer type, region, or behavior
Shared elements like disclaimers or headers to centralize headers, footers, disclaimers and legal text for consistency
From the start of your CCM data migration, consider:
Accessible formats (PDF/UA, HTML)
Built-in legal reviews
Trackable approvals and audit logs
The best time to embed accessibility and compliance is before anything goes live. Doing it early is faster, cheaper and far less disruptive than applying fixes under pressure later.
5. Migrate in Phases — Not All at Once
Trying to migrate everything at once often leads to stress, confusion and avoidable mistakes. A phased rollout is more practical and far less risky.
Our advice: Start small, choose channel, team or type of communication, for example, onboarding emails or monthly invoices. Use that first rollout to test templates, workflows, integrations and output quality in a real-world setting. The feedback you gather will shape how you scale, helping you avoid errors before they reach a wider audience.
Running the legacy and new systems in parallel for a short period also builds confidence. It allows teams to compare outputs, validate compliance and flag edge cases before anything is switched off for good.
6. Make Data Migration a Team Effort, Not Just IT Department
Customer communication touches nearly every part of the business:
Marketing (tone of voice, branding)
Operational (document workflows, SLAs and service delivery timelines)
Cross-functional planning ensures that your migration from legacy CCM aligns with your customer journey and brand.
Your CCM Migration Should Work for You — Not Against You
With the right focus, it becomes a chance to simplify, modernize and build a stronger foundation for how your organization communicates — inside and out. Planned well and done wisely, CCM data migration is more than a technical upgrade. It’s a real opportunity to streamline operations, reduce risk and deliver communications that make sense for legal, operational CX teams and valued by your customers.
Na naszym poprzednim blogu omówiliśmyjak starsze systemy spowalniają współczesnych menedżerów biznesowych i oto jesteś: zdałeś sobie sprawę z ceny trzymania się przestarzałych systemów i teraz nadszedł czas, aby wybrać wydajny i przejrzysty system CCM. W tym Porównanie najlepszych systemów CCMPomożemy Ci zrozumieć, jak pewnie wybrać odpowiednią nowoczesną platformę komunikacyjną, która faktycznie pasuje do Twojej firmy, bez wpadania w te same pułapki, które tworzą starsze systemy.
Kiedy jesteś gotowy do migracji ze starszej platformy zarządzania komunikacją z klientem (CCM), jedna rzecz staje się jasna: nie brakuje opcji. Począwszy od innowacyjnych rozwiązań w chmurze, takich jak Quadient czy Smart Communications, po platformy wagi ciężkiej, takie jak OpenText i Papyrus, każde rozwiązanie obiecuje poprawę wydajności, zgodności i obsługi klienta.
Jednak wybór odpowiedniej platformy CCM to nie tylko wybór funkcji technicznych. Jest to również decyzja strategiczna, która kształtuje elastyczność, zadowolenie klientów i gotowość do przestrzegania przepisów. Wszystkie te czynniki zadecydują o sukcesie w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Oto jak pewnie podjąć tę decyzję.
Po co w ogóle migrować - szybkie przejście
Aby odświeżyć informacje z poprzedniego wpisu na blogu, oto krótka recenzja.
Starsze systemy CCM hamują rozwój wielu firm. Często są one sztywne, kosztowne w utrzymaniu, ryzykowne dla rozwoju firmy w długim okresie czasu oraz trudne do dostosowania do nowych przepisów dotyczących dostępności lub prywatności danych. Ograniczają one również poprawę doświadczeń klientów - coś, czego dzisiejsi nabywcy coraz bardziej oczekują.
Starsze systemy mogą zwiększać koszty i złożoność przestrzegania nowych przepisów, takich jak Europejski akt w sprawie dostępności (EAA) oraz RODO.
Nowoczesne platformy CCM oferują skalowalność opartą na chmurze, komunikację w czasie rzeczywistym i architekturę opartą na API, zaprojektowaną tak, aby rozwijać się wraz z firmą.
Czego należy szukać w nowoczesnej platformie CCM?
Oceniając platformy, warto wyjść poza broszurę produktu i zapytać: Jak to będzie wyglądać w praktyce? - w naszej działalności, z naszymi procesami i wymogami zgodności?
Nasza rada: Szukaj platform, które oferują elastyczność wdrażania bez poświęcania nowoczesnych możliwości, takich jak dostęp do API lub narzędzia niskokodowe.
Nasza rada: szukaj natywnej obsługi druku, stron internetowych, SMS-ów i urządzeń mobilnych oraz responsywnych narzędzi podglądu, aby przetestować każdy format przed wysłaniem.
Łatwość integracji z istniejącymi systemami
Rozwiązanie CCM nie działa w próżni. Musi ono łączyć się z systemami CRM, ERP, systemami archiwizacji, a czasem nawet niestandardowymi narzędziami wewnętrznymi. Płynna integracja przyspieszają wdrażanie, zmniejszają liczbę błędów ludzkich i pomagają zabezpieczyć stos na przyszłość.
Nasza rada: Priorytetem są platformy z wbudowanymi konektorami i otwartymi interfejsami API, zwłaszcza jeśli pracujesz w środowisku IT obejmującym wielu dostawców.
Nasza rada: zapytaj sprzedawców, czy ich platforma obsługuje:
Dostępne szablony dokumentów
Ścieżki audytu w czasie rzeczywistym
Kontrola oparta na rolach
Zautomatyzowane kontrole zgodności
Doświadczenie użytkownika zarówno dla zespołów, jak i klientów końcowych
Nie wystarczy, by platforma była potężna. Musi być również użyteczna dla twórców treści, recenzentów prawnych, menedżerów CX i innych interesariuszy biznesowych. Nowoczesne narzędzie CCM powinno wzmocnienie pozycji zespołów wielofunkcyjnycha nie wąskim gardłem za działem IT.
Nasza rada: szukaj interfejsów opartych na rolach, szablonów typu "przeciągnij i upuść" i przepływów pracy zatwierdzania, które umożliwiają współpracę bez kodu.
Partnerstwo z dostawcami i długoterminowe dopasowanie
Technologia to tylko część równania. Wsparcie migracji, szkolenia, przejrzystość mapy drogowej i szybkość reakcji serwisu odgrywają rolę w sukcesie nowej platformy CCM.
Nasza rada: Zapytaj o wsparcie posprzedażowe, lokalne sieci partnerskie i sposób, w jaki każdy dostawca wspiera klientów w miarę ewolucji potrzeb biznesowych i zgodności.
Wybór najlepszego systemu CCM dla branż regulowanych
Zastrzeżenie: To porównanie najlepszych systemów CCM podkreśla, że nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Nie ma uniwersalnie "najlepszej" platformy CCM. Istnieje tylko najbardziej odpowiednia kombinacja narzędzi, taktyk i warunków współpracy dostosowanych do potrzeb danej organizacji.
Quadient oferuje silną równowagę między łatwością obsługi a mocą klasy korporacyjnej. Dla zespołów kierowniczych Quadient Inspire często sygnalizuje wysokowydajną, długoterminową inwestycję w architekturę komunikacji. Jest ono modułowe, wysoce konfigurowalne i integruje się z szeroką gamą systemów.
CTO i CIO zwykle doceniają jego skalowalność i solidną architekturę, szczególnie w przypadku organizacji przechodzących transformację lub planujących konsolidację wielokanałowych systemów komunikacji. Szczególnie dobrze nadaje się dla organizacji zajmujących się marketingiem dzięki intuicyjnym narzędziom do wielokanałowej kompozycji, podglądom w czasie rzeczywistym i interfejsowi opartemu na rolach, który wzmacnia pozycję użytkowników biznesowych bez konieczności polegania w dużej mierze na IT. Obsługuje wdrożenia natywne dla chmury i hybrydowe, płynnie integruje się z CRM, takimi jak Salesforce i Microsoft Dynamics.
Jednak ta moc wiąże się z pewnym kompromisem. Platforma nagradza tych, którzy chcą rozwijać lub współpracować z wykwalifikowanymi ekspertami Quadient, przekształcając to, co wydaje się skomplikowane, w długoterminowy wyróżnik. W ten sposób wczesna inwestycja staje się platformą startową dla trwałej niezależności i strategicznej zwinności, która może służyć przez dziesięciolecia.
Z perspektywy zgodności, Quadient Inspire to solidny wybór. Oferuje on szczegółową kontrolę nad logiką wiadomości, ścieżkami audytu i wersjonowaniem, dzięki czemu nadaje się do regulowanych branż, takich jak bankowość i ubezpieczenia. Zespoły prawne często znajdują pocieszenie w jego zdolności do dokumentowania każdego etapu podróży komunikacyjnej. Dostępność i możliwość audytu są wbudowane w jego możliwości w chmurze, co czyni go właściwym wyborem dla organizacji, które chcą zapewnić zgodność i UX w przyszłości.
Użytkownik końcowy (tj. klient) zwykle nigdy nie widzi złożoności pod maską. To, co widzą, jeśli Inspire jest dobrze wdrożone, to hiper-spersonalizowane, spójne i terminowe doświadczenie komunikacyjne w druku, w formie cyfrowej i mobilnej. To główna przewaga konkurencyjna.
OpenText
OpenText jest często domyślnym wyborem dla instytucji już osadzonych w ekosystemie korporacyjnym OpenText, który został szeroko przyjęty na początku 2000 roku do połowy 2010 roku. Jest to waga ciężka w przestrzeni CCM dla przedsiębiorstw.
OpenText przemawia do kierownictwa swoim dziedzictwem zaufania i stabilności, szczególnie w dużych środowiskach skoncentrowanych na dokumentach. Dyrektorom finansowym często podoba się pomysł rozszerzenia istniejących inwestycji w OpenText zamiast wprowadzania nowego dostawcy. Znany ze swojej solidności i głębokiego wsparcia dla starszych systemów, jest często wybieraną platformą dla dużych organizacji działających w branżach podlegających ścisłym regulacjom, takich jak ubezpieczenia, przedsiębiorstwa użyteczności publicznej lub sektor publiczny. Obsługa wdrożeń lokalnych i hybrydowych czyni ją atrakcyjną dla firm o surowych wymaganiach infrastrukturalnych.
Pod względem operacyjnym OpenText może być jednak bardziej sztywny. Zespoły pracujące w środowiskach Exstream często zgłaszają, że konfiguracja i rozwój są obciążone przez IT, z ograniczoną przestrzenią na szybką iterację przez zespoły biznesowe. Tworzy to wąskie gardło, jeśli chodzi o wdrażanie i testowanie nowych strategii komunikacyjnych. Programiści i analitycy przyzwyczajeni do zwinnych, natywnych dla chmury środowisk mogą uznać OpenText za wolniejszy i mniej elastyczny.
Z perspektywy zgodności, OpenText dobrze się sprawdza, ponieważ od dziesięcioleci jest używany w sektorach rządowych i silnie regulowanych. Jego infrastruktura skoncentrowana na DMS obsługuje przechowywanie dokumentów, uprawnienia i kontrolę opartą na rolach w sposób, który przemawia do świadomych ryzyka działów prawnych i zgodności.
Wadą, zwłaszcza z punktu widzenia doświadczenia użytkownika i komunikacji z klientem, jest to, że modernizacja może się opóźniać. Klienci końcowi mogą doświadczać szablonowej, statycznej lub zbyt formalnej komunikacji, chyba że zostaną podjęte wysiłki w celu nałożenia warstw na nowoczesne przepływy UX.
Papirus ISIS
Papirus jest zbudowany z myślą o kontroli i dostosowywaniu - jest wyjątkowy w tym podejściu. Jest to od dawna ulubione rozwiązanie w usługach finansowych, dzięki silnym funkcjom zarządzania i konfigurowalnym silnikom reguł. Platforma oferuje zarówno opcje lokalne, jak i hybrydowe, dzięki czemu jest opłacalna dla środowisk skoncentrowanych na zgodności. Nie jest ona tak łatwa w obsłudze jak inne rozwiązania, wymagając zazwyczaj większych wewnętrznych możliwości IT lub zewnętrznego doradztwa - ale dla organizacji, które cenią sobie pełną kontrolę, korzyści mogą być znaczące.
Papyrus oferuje pionowo zintegrowaną platformę, która łączy automatyzację procesów, zarządzanie dokumentami, obsługę spraw i komunikację. Dla kierownictwa i architektów korporacyjnych jest to atrakcyjne, ponieważ minimalizuje liczbę dostawców i punktów integracji. Wszystko pozostaje pod jednym dachem.
Ale ta siła "wszystko w jednym" jest również ograniczeniem. W przeciwieństwie do platform modułowych, Papyrus oczekuje, że organizacja dostosuje się do swojej wewnętrznej logiki. Może to powodować tarcia dla zespołów przyzwyczajonych do elastyczności lub tych, które chcą podłączyć najlepsze w swojej klasie rozwiązania do analizy, szablonów lub tworzenia treści.
Zespoły operacyjne często uważają, że środowisko Papyrus jest potężne, ale gęste. Stroma krzywa uczenia się i ograniczona globalna społeczność użytkowników sprawiają, że szkolenia i wdrażanie są wolniejsze, zwłaszcza dla użytkowników nietechnicznych. Programiści będą musieli zainwestować czas, aby uzyskać płynność w systemie, a analitycy biznesowi będą prawdopodobnie w dużym stopniu polegać na IT w zakresie zmian. Ale czy ten czas poświęcony na naukę będzie wart zwrotu z inwestycji?
Jeśli chodzi o zgodność, Papyrus jest silnym konkurentem. Jego kompleksowa kontrola cyklu życia komunikacji sprawia, że dobrze nadaje się dla organizacji o ścisłych standardach zarządzania i ryzyka. Możliwość śledzenia i automatyzacji decyzji w przepływach pracy jest atrakcyjna zarówno dla interesariuszy prawnych, jak i audytowych.
To, co może się nie udać, to doświadczenie użytkownika. Komunikacja generowana przez Papyrus może sprawiać wrażenie proceduralnej i sztywnej. Bez celowych wysiłków na rzecz poprawy projektowania i personalizacji, użytkownicy końcowi mogą uznać interakcje za zimne lub biurokratyczne - odpowiednie dla niektórych sektorów, ale problematyczne dla marek zorientowanych na klienta.
Inteligentna komunikacja
Inteligentna komunikacja wyrzeźbiła swoją przestrzeń, oferując natywną dla chmury platformę API zbudowaną z myślą o użytkownikach biznesowych. Dla zespołów kierowniczych skoncentrowanych na zwinności, zorientowaniu na klienta i szybkim wdrażaniu, Smart dostarcza przekonujące przesłanie. Usuwa znaczną część długu technicznego związanego z tradycyjnymi wdrożeniami CCM i jest preferowany przez organizacje przechodzące transformację cyfrową.
Z operacyjnego i wykonawczego punktu widzenia Smart daje duże możliwości. Zespoły biznesowe mogą tworzyć, testować i wdrażać komunikację przy minimalnym zaangażowaniu IT. Analitycy doceniają pętle informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym i możliwości eksperymentowania wbudowane w platformę. Programiści mogą skupić się na integracji logiki backendu, podczas gdy zespoły marketingu i CX optymalizują komunikację na pierwszej linii.
Zespoły ds. zgodności docenią nowoczesne certyfikaty chmurowe Smart, architekturę gotową na RODO i kontrole oparte na zasadach. Chociaż może nie mieć lokalnych starszych warstw zgodności OpenText lub ISYS Papyrus, jego przejrzystość i ustrukturyzowane możliwości zarządzania dobrze pasują do ewoluujących ram regulacyjnych opartych na cyfryzacji.
Co najważniejsze, Smart Communications wyróżnia się na poziomie użytkownika końcowego. Zapewnia czyste, mobilne i spójne z kanałami interakcje, które spotykają się z klientami tam, gdzie się znajdują - e-mailem, aplikacjami, czatem lub drukiem. Jego wielokanałowa spójność, w połączeniu z narzędziami do testowania A/B i personalizacji, pomaga firmom komunikować się bardziej jak zwinne marki cyfrowe, a mniej jak starsze przedsiębiorstwa.
Jednak ta elastyczność chmury wiąże się z pewnym kompromisem: Smart nie został stworzony z myślą o głębokiej złożoności zaplecza lub uwikłaniu w starsze systemy. Platforma może zmagać się z wysoce niestandardową logiką dokumentów, przetwarzaniem transakcji w czasie rzeczywistym w skali przedsiębiorstwa lub starszymi zależnościami danych. Konsekwencje tego ograniczenia mogą kaskadowo rozprzestrzeniać się na całą organizację. Ze strategicznego punktu widzenia kierownictwo może stwierdzić, że chociaż Smart przyspiesza czas uzyskania wartości dla punktów kontaktu z klientem, może nie być łatwo skalowalny we wszystkich krytycznych dla biznesu domenach komunikacji, zwłaszcza tych związanych z dokumentami regulowanymi lub wysokonakładowymi transakcjami. Może to prowadzić do rozdrobnienia ekosystemów, w których Smart obsługuje komunikację cyfrową, podczas gdy starsze systemy nadal obsługują podstawowe obciążenia, podważając wysiłki zmierzające do konsolidacji platform i zmniejszenia złożoności.
Wolisz szybki widok z boku?
Oto przegląd czterech platform porównanych pod kątem modelu wdrażania, podstawowych zalet i dopasowania do potrzeb biznesowych, aby pomóc Ci wybrać tę, która jest zgodna z Twoimi celami.
Platforma
Opcje wdrażania
Najmocniejsze strony
Najsłabsze strony
Idealny dla
Quadient Inspire
Lokalnie, hybrydowo i w chmurze
UX, narzędzia omnichannel, silne integracje
Stroma krzywa uczenia się na początku, może wymagać specjalistycznej konfiguracji
Organizacje marketingowe i firmy średniej wielkości, które chcą skalować CX
OpenText
Lokalnie i hybrydowo
Integracja klasy korporacyjnej, starsze rozwiązania, zaufanie regulacyjne
Wolniejsze tempo modernizacji; duża zależność od IT; ograniczona elastyczność w przypadku zastosowań cyfrowych
Duże, złożone organizacje o rozbudowanej infrastrukturze
Papirus
Lokalnie i hybrydowo
Możliwość dostosowania, silne zarządzanie, wykorzystywane w finansach
Stroma krzywa uczenia się; sztywna architektura; niska elastyczność z narzędziami innych firm
Regulowane branże z dużym potencjałem IT i potrzebą pełnej kontroli
Inteligentna komunikacja (SmartCOMM)
Natywne dla chmury
Zwinny, dostępny, oparty na API
Ograniczona głębokość zaplecza; wyzwania związane z wymianą starszych systemów; potencjalna fragmentacja zarządzania na dużą skalę
Szybko rozwijające się firmy stawiają na elastyczność, szybkość i innowacyjność CX
3 pytania, które należy zadać przed podjęciem decyzji
Zanim zablokujesz się na platformie, zadaj sobie i zespołowi pytanie:
Czego oczekujemy od naszego CCM? włączyć za 2-3 lata? Pomyśl o wzroście, nowych rynkach, transformacji cyfrowej i celach CX.
Ile tak naprawdę mamy możliwości IT na dostosowanie i bieżącą obsługę? Niektóre platformy wymagają znacznych zasobów wewnętrznych; inne są stworzone do samoobsługi.
Jakie wymogi regulacyjne, branżowe lub dotyczące dostępności musimy spełnić? Upewnij się, że platforma jest przygotowana na wsparcie przed staje się to problemem.
Twój CCM powinien rozwijać się wraz z Tobą
Modernizacja platformy CCM to nie tylko modernizacja infrastruktury, ale także strategia konkurencyjna. Niezależnie od tego, czy koncentrujesz się na gotowości regulacyjnej, doświadczeniu klienta czy wydajności operacyjnej, odpowiednia platforma powinna spełniać dzisiejsze potrzeby, jednocześnie przygotowując Cię na rozwój w przyszłości.
W Quertum, współpracujemy z organizacjami podejmującymi takie właśnie decyzje. Jeśli planujesz migrację CCM lub badasz dostępne opcje, jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci poprowadzić ten proces, strategicznie i praktycznie. Właściwa platforma nie tylko rozwiąże dzisiejsze bolączki, ale powinna być czynnikiem umożliwiającym rozwój, a nie przyszłym ograniczeniem.
Eksploruj Nasze usługi migracji lub skontaktuj się z nami - chętnie pomożemy rozwiązać Twoje wyzwania komunikacyjne.
Ale jeśli nadal utknęli w pracy ze starszymi systemami? Ta praca staje się 10 razy trudniejsza niż powinna, a obciążenie pracą jest szybkie jak nigdy dotąd dzięki ułatwionym codziennym procesom.
Stare narzędzia, nowe problemy
Widzieliśmy to już wielokrotnie: system niegdyś określany jako "przyszłościowy" stał się największą przeszkodą w codziennej pracy. Być może jest to powolny system ERP dostępny tylko dla zespołu finansowego lub narzędzie do raportowania, które nie było aktualizowane od lat. W wielu przypadkach w ramach jednej firmy żongluje się pięcioma różnymi platformami, z których żadna nie komunikuje się ze sobą prawidłowo.
W rezultacie, więcej czasu spędza się na poszukiwaniu danych niż na ich wykorzystywaniu. Raporty są opóźnione, przepływy pracy są ręczne i podatne na błędy. Gdy kierownictwo prosi o wgląd w dane w poniedziałek, arkusze kalkulacyjne są często składane w weekend.
Zrozumienie nadchodzącego ryzyka strategicznego: przestarzałe systemy to nie tylko problem IT
Zbyt często starsze systemy są traktowane jako problemy zaplecza, pozostawione do "ostatecznego" rozwiązania przez dział IT. Tymczasem ich ograniczenia są codziennie odczuwane przez liderów biznesowych z różnych obszarów działalności. Podejmowanie decyzji jest rutynowo spowolnione, gdy dane dotyczące wydajności nie są dostępne w czasie rzeczywistym. - Sfinalizowane prognozy sprzedaży opierają się na nieaktualnych danych, a poziomy zapasów są raczej zgadywane niż znane. Procesy są sztywno kształtowane przez to, na co pozwala system, ale nie to, czego potrzebuje zespół. Na przykład proste dostosowanie cen w wielu regionach może wymagać wielu ręcznych zatwierdzeń i obejść programu Excel tylko po to, aby uwzględnić ograniczenia systemowe. W miarę skalowania firmy, te nieefektywności się mnożą. To, co kiedyś działało na jednym rynku, staje się obciążeniem operacyjnym na pięciu.
Tymczasem niewykorzystane okazje piętrzą się. Podczas gdy jeden zespół ręcznie konsoliduje raporty kwartalne, konkurent już zmienia strategię w oparciu o aktualne dane rynkowe. Podczas gdy Ty czekasz na pobranie danych zakupowych z trzech systemów, niepotrzebne zakupy mogą już mieć miejsce. To nie są odosobnione przypadki, to codzienne frustracje odczuwane przez menedżerów biznesowych, którzy próbują wywierać wpływ. Bez widoczności i elastyczności muszą oni reagować na problemy zamiast kierować firmą do przodu. Kiedy systemy dyktują tempo zmian, zwinność - jedna z najcenniejszych cech w dzisiejszym środowisku - zostaje po cichu utracona.
Modernizacja z Coffee To Go
Zamiast tego wyobraź sobie to: Otwierasz jeden pulpit nawigacyjny i widzisz swoje kluczowe wskaźniki, na żywo, czyste i łatwe do uzyskania. Nie musisz czekać na raport ani prosić kogoś z innego zespołu o eksport. Twój przepływy pracy są zautomatyzowane gdzie mogą być, i elastyczny tam, gdzie powinni być. Twoje systemy są połączone, podobnie jak Twój zespół.
Chociaż brzmi to jak idealny scenariusz, my w Quertum rozumiemy to. starszych systemów nie można po prostu wyłączyć z dnia na dzień. Dlatego nasze podejście opiera się na wprowadzaniu zmian tak płynnie, jak to tylko możliwe. Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z mocno spersonalizowanymi platformami, rozdrobnioną infrastrukturą czy operacjami w wielu krajach, złożoność jest obsługiwana za kulisami, dzięki czemu Twoje zespoły mogą skupić się na codziennej pracy. Podstawowe systemy mogą nadal działać, podczas gdy nowoczesne narzędzia są wprowadzane stopniowoprzy minimalnych zakłóceniach.
Quertum łączy dane, usprawnia procesy ręczne i umożliwia działanie starych i nowych platform obok siebie. Bez długich wdrożeń, bez niepotrzebnych przestojów, tylko Inteligentniejsze systemy, które ułatwiają i przyspieszają codzienną pracę niż można by się spodziewać.
Jak wygląda lepszy dzień pracy
Prowadzenie firmy w dzisiejszych czasach oznacza równoważenie priorytetów w zespołach, systemach i strefach czasowych, często przy ograniczonej widoczności i jeszcze mniejszej ilości czasu. Menedżerowie biznesowi potrzebują czegoś więcej niż raportów i narzędzi; potrzebują jasności, szybkości i systemów, które wspierają mądrzejsze decyzje bez zwiększania nakładu pracy.
Jednak stare systemy sprawiają, że misja ta jest trudniejsza niż powinna.
Oto jak wygląda nowoczesny dzień pracy powinien czuć się jak:
Jeden jasny obraz działalności: Zobacz przychody, poziomy zapasów i status łańcucha dostaw w czasie rzeczywistym bez konieczności śledzenia aktualizacji od różnych zespołów.
Zatwierdzenia, które utrzymują wszystko w ruchu: Zamówienia zakupu, raporty wydatków i wnioski o zatrudnienie są przekazywane dalej, gdy tylko spełnią odpowiednie kryteria. Koniec z wąskimi gardłami.
Problemy są oznaczane, zanim się rozwiną: Niezależnie od tego, czy chodzi o opóźnioną wysyłkę, czy wzrost liczby zwrotów, otrzymasz natychmiastowe powiadomienie, abyś mógł działać wcześnie.
Wszyscy pracują na tych samych liczbach: Dzięki jednemu wspólnemu zestawowi danych dla różnych zespołów nie ma nieporozumień, niedopasowanych raportów i przekopywania się przez kolejne wersje.
Nie chodzi o to, by mieć więcej narzędzi. Chodzi o posiadanie tych właściwychktóre ułatwiają zarządzanie różnymi funkcjami, wyprzedzanie problemów i reagowanie z pewnością siebie.
Chcesz pracować mądrzej, a nie ciężej?
Nie musisz wyrywać wszystkiego, aby iść naprzód. Starsze systemy mogą nadal być częścią obrazu i to jest w porządku. Nie powinny one jednak definiować obecnego sposobu pracy zespołów i liczby wyzwań, z którymi muszą się zmierzyć przed wykonaniem pracy.
W Quertum pomagamy firmom przejść od sztywnych, przestarzałych systemów do konfiguracji, które faktycznie wspierają sposób, w jaki obecnie działają zespoły. Dostosowane, zoptymalizowane lub stworzone od podstaw, wybrany system powinien być odpowiedni dla firmy. Może to oznaczać rozplątanie silosowych narzędzi, usprawnienie ręcznych procesów lub połączenie systemów, które nigdy ze sobą nie rozmawiały.
Nasze usługi migracji mają na celu zminimalizowanie zakłóceń i ułatwienie zarządzania zmianami, niezależnie od tego, czy masz do czynienia z niestandardowym systemem ERP, lokalną infrastrukturą czy globalną złożonością. Współpracujemy z Twoimi zespołami, aby budować mosty między starym a nowym, dzięki czemu Twoja firma może działać szybciej i przy znacznie mniejszym bólu głowy.
Porozmawiajmy o tym, gdzie starsze systemy Cię powstrzymują i jak możemy pomóc Ci iść naprzód z pewnością siebie.
Podsumowanie
Współcześni menedżerowie biznesowi żonglują strategią, danymi i koordynacją międzyfunkcyjną, ale starsze systemy sprawiają, że ta i tak już wymagająca rola jest jeszcze trudniejsza. Przestarzałe narzędzia stały się największą przeszkodą w codziennej pracy, prowadząc do opóźnień, ręcznych poprawek i nietrwałej konserwacji. Nie jest to tylko niedogodność informatyczna, ale strategiczne ryzyko, które sprawia, że zespoły utknęły, a firmy reagują. Jednak nie musi tak pozostać. Stopniowa modernizacja systemu, przeprowadzona w sposób niezakłócający codziennej pracy, może zaoferować bardziej elastyczny i połączony sposób działania. Wyobraź sobie idealny dzień pracy z wglądem w czasie rzeczywistym, płynniejszymi przepływami pracy i połączonymi zespołami, które są zsynchronizowane i wyprzedzają problemy.Ponieważ kiedy systemy współpracują z Tobą, biznes idzie do przodu, a nie na boki.
