Migracja danych CCM: 6 kroków ułatwiających wymianę starszych systemów

Przechodzisz na nową platformę do zarządzania komunikacją z klientami (CCM)? To jest świetne!
Następnym krokiem jest zmierzenie się z tym, co często wydaje się prawdziwym wyzwaniem - migracją danych CCM.

Odejście od starszego systemu zazwyczaj przypomina rozplątywanie sieci starych szablonów, niezgrabnych zatwierdzeń, zapomnianych zależności i zasad zgodności. Może być kuszące, aby po prostu odtworzyć tę samą strukturę w nowym systemie i mieć nadzieję na lepsze wyniki. To jednak rzadko działa. Kończy się to wciągnięciem wczorajszych problemów do narzędzia, które miało je rozwiązać. 

Niezależnie od tego, czy przenosisz się do Quadient Inspire, czy innego nowoczesnego rozwiązania, migracja danych CCM to coś więcej niż zmiana techniczna, ale szansa na porzucenie przestarzałych procesów i zbudowanie szybszej, inteligentniejszej i zgodnej z przepisami komunikacji.

Oto jak tego dokonać. Bez zamieniania tego w całoroczny ból głowy.

1. Nie migruj wszystkiego. Migruj to, co jest przydatne.

Starsze systemy CCM przechowują tysiące przestarzałych szablonów. Nasza rada: nie przenoś ich wszystkich.

Zamiast tego potraktuj migrację danych jak wiosenne porządki. Zacznij od przeglądu tego, co jest nadal używane, co jest przestarzałe, a co tylko zajmuje miejsce.

Zadaj sobie proste pytanie: czy ten szablon wspiera nasze dzisiejsze doświadczenia klientów?

Skoncentruj się na tym, co nadal ma znaczenie dla przepływu pracy w zarządzaniu komunikacją z klientami i podejmij uczciwe działania:

• Zidentyfikuj, co sprawia, że Twoja firma się rozwija
• Usuwanie duplikatów
• Eliminacja uszkodzonych lub niezgodnych z przepisami przepływów pracy.

To Twój moment, aby porzucić niejednolite przesyłanie wiadomości, niedopasowane formaty i ręczne obejścia. Przeniesienie tylko tego, co ważne, pomaga zmniejszyć złożoność i znacznie przyspiesza migrację z przestarzałych systemów.

2. Mapuj zależności, zanim coś zepsują

Komunikacja CCM rzadko istnieje w izolacji. Pobierają one dane z innych systemów, takich jak CRM, śledzą przepływy zatwierdzeń i zasilają narzędzia do archiwizacji lub dostarczania. Jeśli te połączenia nie zostaną zmapowane na wczesnym etapie, mają tendencję do tworzenia opóźnień, błędów lub problemów ze zgodnością, które pojawiają się, gdy jest już za późno, aby je łatwo naprawić.

Nasza rada: Porozmawiaj z ludźmi, którzy codziennie pracują z treścią - od użytkowników biznesowych i zespołów prawnych po specjalistów ds. zgodności. To oni rozumieją praktyczne zależności, nieformalne przepływy pracy i niuanse, które w przeciwnym razie mogłyby zostać przeoczone.

Poświęć trochę czasu na mapowanie, skąd pochodzą dane, kto jest właścicielem czego, w jaki sposób odbywają się podpisy i jak dostarczane są wyniki.

Jeśli zignorujesz te połączenia, migracja ze starszych platform może przerwać istotne przepływy.

Dobrze skonstruowany plan migracji zaczyna się od wspólnego, wielofunkcyjnego spojrzenia na te współzależności. Bez tego nawet najlepiej zaprojektowany system może utknąć przy pierwszej bramce zatwierdzenia.

Podsumowując ten krok, proaktywna migracja ze starszego systemu powinna obejmować:

✅ Interviewing legal, compliance and customer service teams
✅ Documenting data sources, approval chains and delivery paths
✅ Looking beyond technical diagrams (they rarely show the full picture)

3. Przebuduj szablony - ale najpierw je przemyśl

Jedną z największych utraconych szans w migracji CCM jest traktowanie szablonów jak stałych artefaktów. Zamiast przeprojektować je dla nowego systemu, wiele zespołów po prostu kopiuje to, co mieli wcześniej - w tym nieefektywności.

Kopiowanie starych szablonów do nowego systemu oznacza kopiowanie starych błędów. Wykorzystaj ten moment, aby przeprojektować szablony pod kątem wydajności.

Nie poprzestawaj na statycznym projektowaniu. Nowoczesne platformy CCM, takie jak Quadient Inspire, oferują znacznie więcej niż tylko kontrolę układu. Obsługują one:

• Bloki treści wielokrotnego użytku ograniczające powielanie i upraszczające aktualizacje
• Dynamiczne pola, które personalizują się na dużą skalę dzięki logice opartej na danych
• Reguły personalizacji w celu dostosowania wiadomości do typu klienta, regionu lub zachowania.
• Wspólne elementy, takie jak stopki lub nagłówki, w celu scentralizowania nagłówków, stopek, stopek i tekstu prawnego w celu zapewnienia spójności.

Poszukaj sposobów na pogrupowanie podobnych szablonów, dodanie wspólnych modułów (takich jak nagłówki lub noty prawne) i ograniczenie jednorazowej pracy.. Z czasem pomaga to zespołom pracować szybciej, zachować spójność i uniknąć ponownego wynajdywania koła za każdym razem, gdy zmienia się komunikacja. 

4. Wczesne nadanie priorytetu dostępności i zgodności

Z przepisami takimi jak Europejski akt w sprawie dostępności (EAA) wejście w życie i RODO w dalszym ciągu wyznaczają sposób, w jaki organizacje obchodzą się z danymi osobowymi, ważne jest, aby na wczesnych etapach budować zgodność i dostępność migracji - a nie traktować je jako kontrole na późnym etapie. Nasza rada: pomyśl o dostępności już na wczesnym etapie migracji, zwłaszcza teraz, gdy EAA weszła w życie 28 czerwca 2025 r.. W przeciwnym razie narażasz firmę na ryzyko podwójnej zapłaty.

Od początku migracji danych CCM należy wziąć pod uwagę:

• Dostępne formaty (PDF/UA, HTML)
• Wbudowane przeglądy prawne
• Możliwe do śledzenia zatwierdzenia i dzienniki audytu

Najlepszym momentem na wdrożenie dostępności i zgodności jest czas przed uruchomieniem czegokolwiek. Zrobienie tego wcześnie jest szybsze, tańsze i znacznie mniej uciążliwe niż późniejsze wprowadzanie poprawek pod presją.

5. Migracja etapami - nie wszystko na raz

Próba migracji wszystkiego naraz często prowadzi do stresu, zamieszania i możliwych do uniknięcia błędów. Stopniowe wdrażanie jest bardziej praktyczna i znacznie mniej ryzykowna.

Nasza rada: Zacznij od małego, wybierz kanał, zespół lub rodzaj komunikacji, na przykład e-maile onboardingowe lub comiesięczne faktury. Skorzystaj z tego pierwszego wdrożenia, aby przetestować szablony, przepływy pracy, integracje i jakość wydruków w rzeczywistych warunkach. Zebrane informacje zwrotne będą kształtować sposób skalowania, pomagając uniknąć błędów, zanim dotrą one do szerszego grona odbiorców. 

Równoległe uruchamianie starszych i nowych systemów przez krótki czas również buduje zaufanie. Pozwala zespołom porównać wyniki, zweryfikować zgodność i oznaczyć przypadki brzegowe, zanim cokolwiek zostanie wyłączone na dobre.

6. Migracja danych jako wysiłek zespołowy, nie tylko działu IT

Komunikacja z klientem dotyka niemal każdej części biznesu:

• Marketing (ton głosu, branding)
• Operacyjne (dokumentowanie przepływów pracy, umów SLA i harmonogramów świadczenia usług)
• Prawne (zatwierdzenia, zastrzeżenia, zgodność z przepisami)
• Doświadczenie klienta (użyteczność, dostępność, przejrzystość)

Na przykład może to oznaczać zaangażowanie CX i działu prawnego w definiowanie wymagań dotyczących szablonów lub zlecenie marketingowi zatwierdzenia tonu przed wdrożeniem, a nie po nim.

Nasza rada: zaangażuj odpowiednie głosy na wczesnym etapie, a wszystko szybciej się ułoży - a efekt końcowy jest nie tylko funkcjonalny, ale faktycznie działa dla wszystkich. Dlatego też migracja z przestarzałych platform i systemów musi być planowana i realizowana jako wspólny wysiłek, a nie coś, co jest przekazywane działowi IT w izolacji. Jasno określone role, otwarta komunikacja i współodpowiedzialność sprawiają, że projekt technologiczny staje się udaną zmianą biznesową.

Wielofunkcyjne planowanie zapewnia, że migracja ze starszego CCM jest zgodna z podróżą klienta i marką.

Migracja CCM powinna działać na Twoją korzyść, a nie przeciwko Tobie

Przy odpowiednim skupieniu staje się szansą na uproszczenie, modernizację i zbudowanie silniejszego fundamentu dla sposobu komunikacji organizacji - wewnątrz i na zewnątrz. Dobrze zaplanowane i mądrze wykonane, Migracja danych CCM to coś więcej niż aktualizacja techniczna. To prawdziwa okazja do usprawnienia operacji, zmniejszenia ryzyka i zapewnienia komunikacji, która ma sens dla zespołów prawnych, operacyjnych CX i jest ceniona przez klientów.