EAA i dostępne dokumenty: O czym firma musi wiedzieć

Dostępne dokumenty stały się ukrytym wyzwaniem w ramach Europejskiego Aktu w sprawie Dostępności (EAA) i jego wdrażania. Wiele organizacji wciąż próbuje zrozumieć, co EAA oznacza dla ich procesów i zarządzania. W tym artykule zbadamy obszary najczęściej pomijane przez menedżerów operacyjnych i produktowych - biblioteki dokumentów, szablony i komunikację z klientami. Krótko mówiąc, skupiamy się na plikach PDF, dokumentach Word, arkuszach kalkulacyjnych i prezentacjach publikowanych na stronach internetowych, osadzonych w aplikacjach lub udostępnianych online - codziennych materiałach, na których polega każda organizacja.

Dla bankowości, struktur finansowych, firm ubezpieczeniowych, firm użyteczności publicznej lub firm z sektora publicznego unijny akt w sprawie dostępności nie jest tylko kolejną przeszkodą do pokonania. EAA stanowi fundamentalną zmianę w sposobie myślenia o komunikacji cyfrowej i dostępie użytkowników. Zrozumienie tych zmian teraz zaoszczędzi ci znacznych bólów głowy (i budżetu) w przyszłości.

Przeczytaj nasz pełny przewodnik i odkryć:

• Jak komunikacja biznesowa stała się Nowa granica europejskiego aktu w sprawie dostępności;
• Co Zasady EAA mają zastosowanie do dokumentów i komunikacji w Niemczech, Francji, Polsce, Holandii i krajach nordyckich;
• Jak Chroń swój budżet naprawiając szablony dokumentów zamiast naprawiać pliki jeden po drugim;
• Praktyczne kroki do Przyszłościowe systemy zarządzania dokumentami (DMS/CCM) dla dostępności;
• Dlaczego dostępność to nie tylko zgodność - ale także wydajność, zasięg rynkowy i siła marki.

Wyjaśnienie europejskiej ustawy o dostępności plików PDF i dokumentów 

Najczęściej zadawanym pytaniem jest: "Czy EAA faktycznie obejmuje dokumenty, czy tylko strony internetowe i aplikacje?" Dokumenty muszą być absolutnie zgodne z Europejską Ustawą o Dostępności, zwłaszcza gdy są częścią usług cyfrowych i stanowią stały pomost komunikacyjny między firmą a klientem. Doskonałym przykładem jest bank - wyciąg PDF - klient. 

EAA dostosowuje się do POUR wytyczne dotyczące dostępności, aby zapewnić Dostrzegalne, funkcjonalne, zrozumiałe i solidne. Organizacje muszą przestrzegać standardów takich jak WCAG 2.1 AA dla treści internetowych/mobilnych i PDF/UA (PDF/Uniwersalna dostępność) dla dokumentów elektronicznych i PDF, aby były w pełni zgodne z unijną ustawą o dostępności. WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) obejmuje strony internetowe, e-maile HTML i inne treści internetowe, podczas gdy PDF/UA jest standardem ISO umożliwiającym odczytywanie dokumentów PDF za pomocą technologii wspomagających.

Kluczowe wymagania dotyczące dostępnych dokumentów i plików PDF

• Tekst alternatywny dla obrazów (aby czytniki ekranu mogły opisywać obrazy)
• Prawidłowo temat dokumentu, autor, słowa kluczowe do wyszukiwania i indeksowania.
• Logiczne Kolejność czytania i nawigacja (przy użyciu nagłówków, zakładek i linków ułatwiających nawigację)
• Wystarczający kontrast kolorów, Współczynnik kontrastu minimum 4,5:1 dla normalnego tekstu.
• Prawidłowe etykietowanie pól formularza do korzystania z klawiatury i ogólna kompatybilność z technologiami wspomagającymi, takimi jak czytniki ekranu i klawiatury adaptacyjne. 
• I wiele więcej.

Zmieniliśmy podstawowe zasady dostępności w wyraźny 1-stronicowa infografika, którą możesz udostępnić swojemu zespołowi i wykorzystać do rozpoczęcia podróży po dostępnej komunikacji biznesowej. Pobierz infografikę dostępności w formacie PDF tutaj:

W skrócie, dokumenty cyfrowe muszą być odpowiednio skonstruowane pod kątem kompatybilności z czytnikami ekranu i przejrzystej nawigacji być dostępne dla osób niepełnosprawnych.

Pomyśl o podróży klienta jako audytor EAA: wnioski kredytowe, polisy ubezpieczeniowe, oświadczenia inwestycyjne, ujawnienia regulacyjne. Nie są to tylko dostępne dokumenty, ale integralne części cyfrowego świadczenia usług.

Gdy klient pobiera dokument polisy z portalu, plik PDF musi spełniać te same standardy dostępności, co strona internetowa, aby cała komunikacja była "wszechdostępna". Powoduje to efekt domina w całej organizacji. Systemy zarządzania dokumentami, portale klientów i cyfrowe przepływy pracy muszą zapewniać zgodność z wymogami dostępności. 

"Kiedy mówimy o dostępności, nie mówimy tylko o stronach internetowych. Każdy dokument pobierany przez naszych klientów - niezależnie od tego, czy jest to oferta pożyczki, polisa ubezpieczeniowa czy raport inwestycyjny - jest częścią ich cyfrowego doświadczenia z nami. Jeśli nie jest dostępny, nie jesteśmy prawdziwie inkluzywni".

- Mówi Maciej Majewskidyrektor generalny w Quertum

Dostępne dokumenty i komunikacja biznesowa w Niemczech, Francji, Polsce, Holandii i krajach nordyckich

Tutaj sprawy stają się interesujące i nieco skomplikowane. EAA jest dyrektywą, co oznacza, że każdy kraj UE wdraża ją poprzez własne ustawodawstwo krajowe. Stwarza to różnice, które mają znaczenie dla strategii zgodności - zarówno dla dokumentów, aplikacji, strony internetowej, jak i dostępności offline.

Ramy egzekwowania EAA odzwierciedlają istniejące ramy UE system bezpieczeństwa produktów, ale z dostosowaniami dla usług. Nie istnieje scentralizowana unijna "policja ds. dostępności", każde państwo członkowskie wyznaczyła jeden lub więcej władze krajowe w celu monitorowania i egzekwowania zgodności w ramach ich jurysdykcji.

Kliknij na swój kraj, aby dowiedzieć się więcej o lokalnych przepisach EAA oraz o tym, jak dostosować komunikację do działania w danym regionie.

Niemcy: Niemieckie wdrożenie kładzie duży nacisk na dostępność usług finansowych. BaFin szczególnie jasno określił oczekiwania dotyczące dokumentów skierowanych do klientów. Jeśli obsługujesz niemieckich klientów, Twoje umowy kredytowe i polisy ubezpieczeniowe podlegają wzmożonej kontroli.

Francja: Francuskie przepisy kładą nacisk na dostępność usług publicznych, z surowymi wymogami dotyczącymi wszelkich dokumentów, które mają związek z procesami rządowymi. Prywatne firmy posiadające kontrakty publiczne podlegają dodatkowemu nadzorowi.

Polska: Polska implementacja obejmuje szczegółowe przepisy dotyczące fintech i cyfrowych usług finansowych, odzwierciedlając rosnącą rolę kraju jako regionalnego centrum fintech. Oczekuje się, że KNF (Komisja Nadzoru Finansowego) i rządowe urzędy ds. dostępności przeprowadzą audyt oświadczeń skierowanych do klientów, dokumentów onboardingowych i ujawnień regulacyjnych.

Holandia: Holenderskie egzekwowanie prawa opiera się na istniejącym prawie dostępności opartym na WCAG, które ma już zastosowanie do stron internetowych i dokumentów sektora publicznego. Nacisk kładziony jest na harmonizację - zapewnienie, że zarówno rząd, jak i prywatni wykonawcy dostarczają dostępne pliki PDF, faktury i komunikację cyfrową. Przedsiębiorstwa ubiegające się o zamówienia publiczne muszą wykazać pełną zgodność z przepisami w zakresie obiegu dokumentów.

Region skandynawski: Szwecja, Dania, Finlandia i Norwegia już od dawna posiadają kulturę dostępności, często wykraczającą poza unijne minima. Agencje krajowe kładą duży nacisk na zamówienia publiczne i usługi użyteczności publicznej. Na przykład, wyciągi z kont bankowych i telekomunikacyjnych podlegają kontroli w celu zapewnienia dostępności rozliczeń. Skandynawskie organy regulacyjne prawdopodobnie będą konsekwentnie egzekwować i wymagać dowodów dostępności na poziomie szablonu, a nie tylko na stronach internetowych.

Praktyczny wniosek? Jeśli prowadzisz działalność na wielu rynkach UE, będziesz chciał spełnić najwyższe standardy we wszystkich jurysdykcjach. Jest to bardziej efektywne niż próba zarządzania różnymi poziomami zgodności dla różnych krajów.

Dostępne dokumenty dla przedsiębiorstw: Komunikacja biznesowa w ramach CCM i DMS

Systemy Enterprise Document Management i Customer Communications Management (CCM) tradycyjnie stawiają na pierwszym miejscu wydajność, bezpieczeństwo i kontrolę wersji. Jednakże (European Accessibility Act, EAA) wejście w życie, dostępność cyfrowa stała się "dziką kartą" zgodności, której organizacje nie mogą dłużej ignorować.

EAA wprowadza nowe wymagania, które mają wpływ na:

• Obieg pracy tworzenia dokumentów: Każdy szablon, zautomatyzowany proces generowania i zatwierdzania wymaga wbudowanych punktów kontrolnych dostępności.
• Wyszukiwanie i odzyskiwanie: Użytkownicy niepełnosprawni muszą mieć możliwość znajdowania i uzyskiwania dostępu do dokumentów tak samo skutecznie, jak wszyscy inni. Ma to wpływ na algorytmy wyszukiwania, standardy metadanych i projekt interfejsu użytkownika.
• Kontrola wersji: Gdy dokumenty są aktualizowane, funkcje dostępności muszą być zachowane i ulepszone, a nie przypadkowo usunięte.
• Integracja systemu: Interfejsy API, połączenia stron trzecich i funkcje eksportu danych muszą zachować dostępność we wszystkich punktach styku.

Dobrą wiadomością jest to, że większość wiodących platform DMS/CCM, takich jak Quadient Inspire, OpenText czy Smart Communications, ewoluowała w kierunku obsługi funkcji dostępności. The Najlepszą praktyką jest uwzględnienie dostępności na etapie projektowania szablonu i treści.zamiast poprawiać dokumenty po fakcie.

Na przykład, Quadient Inspire - wiodąca platforma CCM - wprowadziła solidne funkcje aby pomóc przedsiębiorstwom spełnić wymogi dostępności. Narzędzia projektowe Inspire pozwalają twórcom szablonów definiować strukturę dokumentów (nagłówki, kolejność czytania itp.), alternatywy tekstowe i inne znaczniki, dzięki czemu wyjściowe pliki PDF są zgodne z PDF/UA, a wyjściowe wiadomości e-mail lub treści internetowe spełniają standardy WCAG.

Quadient potwierdza, że jego portfolio Inspire może tworzyć dostępne dokumenty i wiadomości e-mail, gdy jest właściwie używane, i zachęca organizacje do włączania dostępności w fazę projektowania komunikacji. Oznacza to, że bank korzystający z Inspire do generowania miesięcznych wyciągów może skonfigurować szablony tak, aby każdy wyciąg PDF był domyślnie oznaczony i dostępny, minimalizując potrzebę późniejszych poprawek.

Dobre strony? Stawienie czoła tym wyzwaniom często poprawia ogólną wydajność systemu i komfort użytkowania dla wszystkich.

Jak sprawdzić pliki PDF pod kątem dostępności

Pytanie za milion dolarów: "Jak ocenić nasze obecne dokumenty pod kątem zgodności z przepisami dotyczącymi dostępności?" A my mamy wszystko pod kontrolą. 

Ponownie zalecamy sprawdzenie naszego Najnowsze materiały na temat dostępności plików PDF lub Pobierz nasz przewodnik dla początkujących, który poprowadzi Cię przez cały proces sprawdzania, poprawiania i tworzenia dostępnego pliku PDF.

Prognoza EAA: Czego biznes powinien się spodziewać w przyszłości?

Ponieważ minęła już oficjalna data wdrożenia EAA, egzekwowanie przepisów staje się coraz bardziej aktywne. Firmom, które nie zapewniły zgodności z przepisami, grożą potencjalne kary i ograniczenia w dostępie do rynku. Co ważniejsze, firmy niezgodne z przepisami mogą zostać wykluczone z możliwości ubiegania się o zamówienia publiczne. Oto, czego regulowane branże mogą się spodziewać w nadchodzących latach:

2025-2026: Wzrost egzekwowania prawa
Mogą rozpocząć się audyty regulacyjne, szczególnie w sektorach takich jak finanse i telekomunikacja, gdzie wpływ niedostępności jest największy. Władze krajowe wydają formalne ostrzeżenia i nakazy działań naprawczych organizacjom, których usługi cyfrowe są niezgodne z przepisami. Mechanizmy składania skarg przez użytkowników są w pełni operacyjne, co oznacza, że indywidualni użytkownicy i grupy rzeczników mogą wszczynać dochodzenia.

Kluczową zmianą jest to, że organy regulacyjne wymagają obecnie udokumentowanych dowodów postępów, a nie tylko obietnic ostatecznego rozwiązania problemów. Komunikacja biznesowa, pliki PDF i portale cyfrowe muszą wykazywać wymierną poprawę zgodności. W 2026 r. pierwsze kary finansowe prawdopodobnie zostaną nałożone - szczególnie na dostawców, którzy nie podjęli działań w odpowiedzi na wcześniejsze ostrzeżenia.

2027-2029: Dojrzałość rynku, zmiany w zamówieniach i presja na zgodność z przepisami w całym sektorze
Dostępność staje się standardowym wymogiem w przetargach publicznych i umowach B2B. Nabywcy z sektora publicznegoprzedsiębiorstwa użyteczności publicznej i duże przedsiębiorstwa będą coraz częściej wymagać Zgodność z EAA od swoich dostawców i partnerów technologicznych.

Spodziewamy się zobaczyć Benchmarking w całej branżyBanki i firmy telekomunikacyjne będą porównywane na podstawie dostępności, a te, które pozostaną w tyle, mogą stracić konkurencyjność lub narazić się na ryzyko utraty reputacji. Dostępność będzie uwzględniana we wskaźnikach ESGraportowanie inwestorskie, a nawet audyty na poziomie zarządu - zwłaszcza w sektorach regulowanych, podlegających kontroli publicznej.

2030: Wycofanie starszego systemu
Ostatni etap egzekwowania przepisów wymaga, aby wszystkie starsze urządzenia i cyfrowe punkty styku spełniały aktualne standardy dostępności, niezależnie od tego, kiedy zostały wprowadzone.

Strategiczna szansa ukryta w wymogach zgodności z przepisami

Zgodność z EAA może wydawać się tylko kolejnym zadaniem regulacyjnym, ale dostępne dokumenty mogą usprawnić operacje, obniżyć ryzyko i zbudować silniejsze relacje z klientami. Firmy, które traktują to jako "zwykły haczyk", zwykle kończą na gaszeniu pożarów - wprowadzaniu poprawek, łataniu szablonów i płaceniu podwójnie, gdy audyty wychwytują to, co zostało pominięte.

Firmy, które wprowadzają dostępność do swoich obiegów dokumentów, odkrywają coś innego: wydajność, zasięg rynkowy, a nawet silniejszą pozycję w przetargach.

Oto jak to wygląda w prawdziwym świecie:

1. Rozszerzony zasięg rynkowy = więcej obsługiwanych klientów

Twoja strona internetowa może być już zgodna z przepisami. Jeśli jednak dokument polisy, wyciąg z rachunku lub umowa pożyczki są niedostępne, klient niedowidzący lub korzystający z czytnika ekranu zostanie pominięty.
Starzejący się klienci i osoby niepełnosprawne korzystają z dobrze oznakowanych, dostępnych plików PDF. Dla banku może to oznaczać dziesiątki tysięcy klientów, którzy mogą samodzielnie czytać swoje miesięczne wyciągi bez konieczności dzwonienia na infolinię.

2. Wydajność operacyjna = mniej zgłoszeń do pomocy technicznej

Pomyśl o kosztach wszystkich połączeń typu "nie mogę otworzyć rachunku" lub "ten formularz nie pozwala mi pisać". Te prośby o wsparcie nie tylko frustrują klientów, ale także wyczerpują zespoły serwisowe. Dobrze ustrukturyzowane, dostępne dokumenty zmniejszają te problemy. Szablony zgodne ze standardami są łatwiejsze

• do przetwarzania z automatyzacją;
• dla klientów;
• do aktualizacji przez personel.

3. Silniejsze pozycjonowanie marki = przewaga konkurencyjna

Procesy zamówień publicznych już teraz wymagają dostępności. Przedsiębiorstwo użyteczności publicznej ubiegające się o zamówienie publiczne, które może udowodnić, że jego pliki PDF spełniają standardy EAA, ma wymierną przewagę nad konkurentem, który tego nie potrafi. Dostępność jest widocznym sygnałem, że poważnie traktujesz integrację i dojrzałość regulacyjną. Jest to ważne dla klientów, organów regulacyjnych i partnerów.

4. Operacje gotowe na przyszłość = stworzone z myślą o przyszłości

Asystenci AI, technologie głosowe i narzędzia do automatyzacji zależą od ustrukturyzowanych treści. Dostępny dokument jest nie tylko lepszy dla czytników ekranu dzisiaj, ale także do odczytu maszynowego w przyszłości.

Oznacza to, że inwestycja w dostępne szablony procentuje, gdy przyszłe systemy pobierają dane z tych samych plików PDF. Niezależnie od tego, czy jest to chatbot odczytujący polisę ubezpieczeniową, czy narzędzie AI analizujące faktury, ustrukturyzowana treść pozwala wyprzedzić konkurencję.

Naprzód: Kolejne kroki w zakresie dostępnych dokumentów i komunikacji

Nie musisz naprawiać każdego typu komunikacji z dnia na dzień. Najskuteczniejszym podejściem jest rozpoczęcie od małych kroków, skupienie się na dokumenty i pliki PDF przeznaczone dla klientów o najwyższej widoczności - wyciągi z konta, dokumenty polisowe, ujawnienia regulacyjne, powiadomienia o rozliczeniach - i budować od tego momentu. Szablony tej komunikacji biznesowej są niezbędne.

Oto jak do tego podejść, aby nie przytłoczyć swoich zespołów:

1. Konfiguracja ciągłego monitorowania
   Dostępność nie jest "zrobiona raz". Szablony się zmieniają, przepisy ewoluują, a audyty trwają. Uwzględnij monitorowanie i przegląd w swoich przepływach pracy, aby zawsze być o krok do przodu.
2. Audyt posiadanych zasobów
   Zbierz próbki powtarzających się plików PDF i szablonów cyfrowych. Zmapuj to, co jest skierowane do klientów, co jest krytyczne dla zgodności i gdzie występują luki w dostępności.
3. Priorytetowe szablony o dużej sile oddziaływania
   W pierwszej kolejności należy skupić się na dokumentach, które mają bezpośredni wpływ na doświadczenia klientów lub ryzyko regulacyjne. Oferty pożyczek, polisy ubezpieczeniowe i rachunki podlegają znacznie większej kontroli niż wewnętrzne notatki.
4. Tworzenie ułatwień dostępu w szablonach, a nie plikach
   Naprawianie dokumentów jeden po drugim to przegrana gra. Osadzanie dostępności w poziom szablonu oznacza to, że każde przyszłe oświadczenie, faktura lub dokument polisy są domyślnie zgodne.

Tutaj właśnie wkracza nasz zespół. Jesteśmy dumni, że możemy być partnerem najbardziej znanych banków, ubezpieczycieli i firm użyteczności publicznej w regionie EMEA w ich podróży do dostępności plików PDF. Razem zapewnić skalowalność zgodności. Sprawdzamy bieżące pliki PDF, szablony i przepływy pracy, aby zidentyfikować luki wysokiego ryzyka. Przekształcamy starsze szablony w Pliki wyjściowe zgodne z PDF/UA i WCAGi zabezpieczone przed audytami w przyszłości. Niezależnie od tego, czy używasz starszego, czy nowoczesnego systemu CCM lub DMS, zapewniamy, że dostępność jest wbudowana na poziomie systemu - nie załatane po fakcie.