Migration des systèmes existants : de DOPiX à Quadient

Plus les entreprises prennent conscience de la nécessité de se moderniser, plus elles ont de chances de conserver et d'accroître leur part de marché. Mais que faire si la maintenance des votre système obsolète n'est pas seulement coûteuse, mais aussi n'a aucune chance de bénéficier d'un soutien décent - tant pour les processus internes que pour les processus orientés vers le client. Il s'agit d'un symptôme évident d'une migration à partir des besoins existants.

DOPiX (Document Platform in eXcellence), une solution de gestion de la communication client, a été largement adoptée, en particulier dans les régions germanophones. Elle sert notamment 75% des 30 premières compagnies d'assurance allemandesy compris des entreprises de premier plan telles que Generali, ERGO et AXA. 

Quadient (anciennement Neopost) acquis DOPiX par le biais de la acquisition de ICON Systemhaus GmbHLeader allemand dans le domaine de la gestion de la communication avec les clients (CCM), dans le domaine de la communication avec les clients (CCM). Juin 2016. Cette acquisition a permis à Quadient de renforcer son offre de CCM, notamment sur le marché germanophone, où DOPiX était largement utilisé par les principales compagnies d'assurance et institutions financières.

Les dernières nouvelles concernant la suspension de la maintenance de DOPiX ont changé la donne pour un grand nombre de compagnies d'assurance et de sociétés financières d'Allemagne, d'Autriche, de Suisse et du Liechtenstein. Avec cette nouvelle, le support de DOPiX est prolongé jusqu'à la fin de l'année. Décembre 2026Ce qui donne plus de temps pour effectuer une migration correcte vers Quadient Inspire.

Historique du projet de migration des données

Notre client, un grand groupe d'assurance de Wiesbaden, en Allemagne, était très dépendant d'un environnement DOPiX hautement personnalisé - construit au fil des décennies avec des milliers de documents, des modèles incohérents et une logique intégrée difficile à déchiffrer.

Leurs préoccupations reflètent ce que nous entendons dans l'ensemble du secteur :

• "DOPiX est construit sur une architecture obsolète - nous ne trouvons plus de développeurs qui la connaissent.
• "Nous risquons la non-conformité parce que la plateforme manque de contrôles modernes et de traçabilité".
• "Les utilisateurs professionnels ne peuvent pas adapter les documents sans faire appel à chaque fois au service informatique.
• "Nous ne pouvons pas nous permettre des temps d'arrêt, mais nous ne pouvons pas non plus nous permettre d'attendre.

Défis commerciaux dans le cas des systèmes existants

Il s'agit d'un ensemble d'exigences dont l'inachèvement signifie que le marché évolue avec les risques qui en découlent :

1. DOPiX s'approche de la la fin de son cycle de maintenanceLe soutien officiel se terminera en décembre 2026. Continuer à s'y fier expose l'organisation à des risques opérationnels et de conformité croissants.
   
2. Il existe un marché de l'emploi qui se développe rapidement. la diminution du nombre de développeurs connaissant DOPiX ce qui rend difficile la maintenance, la mise à l'échelle ou le dépannage du système.
   
3. La plate-forme existante n'a pas les caractéristiques d'une gouvernance moderne nécessaires pour répondre aux normes réglementaires actuelles, y compris l'auditabilité, le traitement des données et la livraison sécurisée.
   
4. Les utilisateurs professionnels sont incapacité à mettre à jour ou à gérer de manière autonome les modèles de documentsLes entreprises de l'Union européenne sont de plus en plus dépendantes des équipes informatiques, même pour les ajustements les plus simples.
   
5. Le système contient des milliers de modèles développés au fil des ans avec une logique incohérente, l'absence de conventions de dénomination et de gouvernance du cycle de vie, ce qui rend le nettoyage et la mise à jour du système difficiles. une migration extrêmement complexe.

Objectifs du projet

En ciblant la migration, l'entreprise ne misait pas uniquement sur l'optimisation du système. Au-delà du simple remplacement de l'ancienne technologie, le projet visait à préserver les données critiques de l'entreprise, à permettre aux utilisateurs non techniques et à jeter les bases d'une agilité et d'une conformité à long terme.

1. Atténuation des risques : Déclasser DOPiX avant la fin de sa durée de vie sans interruption d'activité.
   
2. Transition transparente des documents : Reproduire des documents critiques dans Inspire, en conservant la précision des résultats tout en apportant des améliorations structurelles.
   
3. Autonomisation des entreprises et des utilisateurs : Permettre aux équipes non techniques de gérer les modèles avec une dépendance informatique minimale.
   
4. Gouvernance et assurance qualité : Assurer la conformité et maintenir des pistes d'audit pour toutes les communications.

Exécution de la migration technique

Pour assurer une migration en douceur et sans risque, nous avons réuni une équipe dédiée de développeurs seniors, formés à DOPiX et entièrement spécialisés dans Quadient Inspire, ainsi que des architectes de solutions expérimentés, des spécialistes de la migration et des professionnels du contrôle de la qualité.

En collaboration avec le client, nous avons défini le champ d'application complet et le plan de test au cours d'ateliers communs. Sprint après sprint, l'équipe a réussi à migrer plus de 1200 documents, créés au fil des décennies, et d'autres sont en cours d'acheminement. Au total, 5000 documents seront migrés. Chaque sprint suit un rythme cohérent : planification, développement, examens par les pairs, contrôles de qualité et examens du sprint.

Voici comment le flux de travail s'est déroulé et sera exécuté :

1. Nous commençons par nous mettre d'accord sur l'étendue globale de la migration, en définissant les niveaux de complexité des modèles (simple, moyen, complexe) et en établissant comment la validation des modèles et des données de test sera gérée. Cette phase de configuration est réexaminée au fur et à mesure que de nouveaux lots de documents sont préparés pour la migration.
   
2. La planification du sprint et la configuration du carnet de commandes se font en continu - à chaque fois qu'un nouvel ensemble de modèles et de données de test est transféré dans l'environnement Inspire. Cela marque le début d'un nouveau cycle de développement, toujours suivi d'une validation des modèles et des données pour s'assurer qu'ils sont prêts.
   
3. Le raffinement et l'amélioration de Quadient Inspire s'effectuent de manière répétée au fil des sprints. Les développeurs reconstruisent soigneusement chaque modèle avec une structure et des fonctionnalités améliorées, reflétant l'intention commerciale des documents DOPiX originaux.
   
4. Chaque document migré fait l'objet de plusieurs séries de tests internes, d'un examen par les pairs et d'un contrôle de la qualité. Ce processus garantit la précision et la cohérence, et il est appliqué dans chaque sprint à chaque nouveau lot de modèles.
   
5. Après approbation interne, les documents sont soumis à plusieurs reprises à un contrôle de qualité externe et à des tests d'acceptation par l'utilisateur (UAT) menés par le client. Chaque cycle de test d'acceptation par l'utilisateur permet d'affiner et d'approuver la mise en production, formant ainsi une boucle qui se poursuit jusqu'à ce que la migration complète soit achevée.

Résultats : aujourd'hui et demain

• Environ 1274 modèles ont déjà migré vers Quadient Inspire.
• Plus de 150 documents sont en ligne et en production (en cours d'utilisation)

Objectif final : migration de plus de 5 000 documents d'ici le quatrième trimestre 2027

Avantages et résultats obtenus :

• Risque évité en remplaçant préventivement les DOPiX non pris en charge
• Les utilisateurs professionnels sont responsabilisés grâce à une interface moderne et intuitive
• Amélioration de la gouvernance et du contrôle de conformité
• Structure évolutive et maintenable pour les mises à jour futures

Valeur, unicité et résultat de migration durable

Il s'agit d'une transformation critique adaptée aux défis spécifiques du client. Ce qui distingue ce projet, ce n'est pas seulement son ampleur ou sa complexité, mais la façon dont nous l'abordons : avec précision, empathie pour le contexte de l'entreprise et un mélange rare d'expertise en matière de systèmes anciens et modernes.

Le client n'avait pas besoin d'un relookage cosmétique, mais d'un moyen de conserver la valeur commerciale intégrée dans des milliers de modèles DOPiX, sans compromettre les performances ou la conformité. 

L'équipe de Quertum a traduit l'intention. Chaque document migré conservera son objectif, sa structure et la fidélité de sa sortie, tout en gagnant en clarté, en maintenabilité et en alignement avec les normes modernes. Ce projet a exigé une compréhension approfondie des subtilités de DOPiX, la discipline nécessaire pour recréer la logique commerciale au sein de Quadient Inspire et la structure nécessaire pour livrer le tout sans interruption.

Pour notre client, cette migration consiste à se moderniser en toute confiance et à éviter les risques liés aux systèmes et aux pénalités, à préserver la continuité opérationnelle, à responsabiliser ses équipes et à rester prêt pour l'avenir dans un marché en évolution rapide.

Prêt à assurer l'avenir de vos systèmes de communication ?

N'attendez pas que le support soit épuisé ou que les risques de conformité augmentent. Que vous vous éloigniez de DOPiX ou de toute autre plateforme existante, Quertum apporte l'expertise, la structure et la précision nécessaires pour réaliser des migrations en douceur, sans perturbation ni compromis.

Parlons de votre parcours de migration. Pour en savoir plus, consultez notre page sur la migration à partir de plateformes obsolètes.