Migration von Altsystemen: von DOPiX zu Quadient

Je eher die Unternehmen die Notwendigkeit einer Modernisierung erkennen, desto größer sind ihre Chancen, ihren Marktanteil zu halten und auszubauen. Aber was tun, wenn die Wartung von Ihr veraltetes System ist nicht nur teuer, sondern auch hat keine Chance auf angemessene Unterstützung - sowohl für interne als auch für kundenorientierte Prozesse. Das ist ein klares Symptom für die Abkehr von alten Bedürfnissen.

DOPiX (Document Platform in eXcellence), eine Lösung für das Kundenkommunikationsmanagement, hat sich vor allem im deutschsprachigen Raum durchgesetzt. Sie dient vor allem 75% der 30 größten deutschen Versicherungsunternehmendarunter so bekannte Unternehmen wie Generali, ERGO und AXA. 

Quadient (ehemals Neopost) DOPiX erworben durch die Erwerb der ICON Systemhaus GmbHdem deutschen Marktführer für Customer Communication Management (CCM), in Juni 2016. Mit dieser Akquisition konnte Quadient sein CCM-Angebot vor allem im deutschsprachigen Markt verstärken, wo DOPiX bei großen Versicherungsunternehmen und Finanzinstituten weit verbreitet war.

Die letzte Nachricht über die Aussetzung der Wartung von DOPiX hat das Spiel für viele Versicherungs- und Finanzunternehmen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Liechtenstein verändert. Mit einigen aktualisierten Nachrichten wird der DOPiX-Support verlängert bis zu Dezember 2026Dadurch bleibt mehr Zeit für eine ordnungsgemäße Migration zu Quadient Inspire.

Hintergrund des Datenmigrationsprojekts

Unser Kunde, ein führender Versicherungskonzern aus Wiesbaden, war auf eine hochgradig angepasste DOPiX-Umgebung angewiesen, die über Jahrzehnte mit Tausenden von Dokumenten, inkonsistenten Vorlagen und schwer zu entziffernder eingebetteter Logik aufgebaut wurde.

Ihre Bedenken spiegeln wider, was wir in der gesamten Branche hören:

• "DOPiX ist auf einer veralteten Architektur aufgebaut - wir finden keine Entwickler mehr, die sich damit auskennen."
• "Wir riskieren die Nichteinhaltung von Vorschriften, weil es der Plattform an modernen Kontrollen und Rückverfolgbarkeit mangelt.
• "Geschäftsanwender können Dokumente nicht anpassen, ohne sich jedes Mal auf die IT-Abteilung zu verlassen".
• "Wir können uns keine Ausfallzeiten leisten, aber wir können auch nicht warten.

Geschäftliche Herausforderungen im Falle von Altsystemen

Dargestellt als ein Komplex von Anforderungen, deren Unerfüllung bedeutet, von einem sich entwickelnden Markt mit folgenden Risiken aufgewühlt zu werden:

1. DOPiX nähert sich dem Ende des Lebenszyklus seiner Wartungund die offizielle Unterstützung endet im Dezember 2026. Sich weiterhin darauf zu verlassen, setzt die Organisation wachsenden betrieblichen und Compliance-Risiken aus.
   
2. Es gibt eine schnell wachsende Schrumpfende Anzahl von Entwicklern, die mit DOPiX vertraut sind Architektur, was die Wartung, Skalierung und Fehlerbehebung des Systems erschwert.
   
3. Die alte Plattform es fehlt an modernen Governance-Merkmalen die erforderlich sind, um die heutigen Regulierungsstandards zu erfüllen, einschließlich Überprüfbarkeit, Datenverarbeitung und sichere Zustellung.
   
4. Geschäftskunden sind nicht in der Lage sind, Dokumentvorlagen selbständig zu aktualisieren oder zu verwaltenund sich selbst bei grundlegenden Anpassungen stark auf die IT-Teams verlassen.
   
5. Das System enthält Tausende von Vorlagen, die über Jahre hinweg mit inkonsistenter Logik, fehlenden Benennungskonventionen und ohne Lebenszyklusmanagement entwickelt wurden, was die Bereinigung und Migration äußerst komplex.

Ziele des Projekts

Mit dem Ziel der Migration setzte das Unternehmen nicht nur auf Systemoptimierung. Das Projekt ging über den einfachen Ersatz der alten Technologie hinaus und konzentrierte sich auf die Erhaltung geschäftskritischer Daten, die Befähigung nicht-technischer Benutzer und die Schaffung der Grundlagen für langfristige Flexibilität und Compliance.

1. Risikominderung: Stilllegung von DOPiX vor Ablauf der Lebensdauer ohne Betriebsunterbrechung.
   
2. Nahtloser Dokumentenübergang: Reproduzieren Sie geschäftskritische Dokumente in Inspire unter Beibehaltung der Ausgabegenauigkeit und gleichzeitiger Einführung struktureller Verbesserungen.
   
3. Befähigung von Unternehmen und Nutzern: Ermöglichen Sie es nicht-technischen Teams, Vorlagen mit minimaler IT-Abhängigkeit zu verwalten.
   
4. Governance und Qualitätssicherung: Sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden, und Aufrechterhalten von Prüfpfaden für die gesamte Kommunikation.

Technische Durchführung der Migration

Um eine reibungslose und risikofreie Migration zu gewährleisten, haben wir ein engagiertes Team von erfahrenen Entwicklern zusammengestellt, die in DOPiX geschult und auf Quadient Inspire spezialisiert sind, sowie erfahrene Lösungsarchitekten, Migrationsspezialisten und Qualitätssicherungsexperten.

Zusammen mit dem Kunden haben wir in gemeinsamen Workshops den gesamten Umfang und den Testplan festgelegt. Sprint für Sprint migrierte das Team erfolgreich mehr als 1200 Dokumente, die in den letzten Jahrzehnten erstellt wurden, und weitere sind auf dem Weg. Insgesamt werden 5000 migriert werden. Jeder Sprint folgt einem einheitlichen Rhythmus: Planung, Entwicklung, Peer-Reviews, Qualitätsprüfungen und Sprint-Reviews.

Der Arbeitsablauf sieht folgendermaßen aus und wird folgendermaßen ausgeführt:

1. Wir beginnen mit der Abstimmung des gesamten Migrationsumfangs, der Definition der Komplexitätsstufen von Vorlagen (einfach, mittel, komplex) und der Festlegung, wie die Validierung von Vorlagen und Testdaten gehandhabt werden soll. Diese Einrichtungsphase wird wiederholt, wenn neue Dokumentenstapel für die Migration vorbereitet werden.
   
2. Die Sprint-Planung und die Erstellung des Backlogs finden kontinuierlich statt - jedes Mal, wenn ein neuer Satz von Vorlagen und Testdaten in die Inspire-Umgebung übertragen wird. Dies markiert den Beginn eines neuen Entwicklungszyklus, auf den stets eine Validierung der Vorlagen und Daten folgt, um die Bereitschaft sicherzustellen.
   
3. Die Verfeinerung und Verbesserung in Quadient Inspire erfolgt wiederholt über Sprints hinweg. Die Entwickler bauen jede Vorlage mit verbesserter Struktur und Funktionalität sorgfältig neu auf und spiegeln dabei die Geschäftsabsicht der ursprünglichen DOPiX-Dokumente wider.
   
4. Jedes migrierte Dokument durchläuft mehrere Runden von internen Tests, Peer-Reviews und Qualitätskontrollen. Dieser Prozess gewährleistet Genauigkeit und Konsistenz und wird in jedem Sprint auf jeden neuen Stapel von Vorlagen angewendet.
   
5. Nach der internen Genehmigung durchlaufen die Dokumente wiederholt externe Qualitätssicherungs- und Benutzerakzeptanztests (UAT), die vom Kunden durchgeführt werden. Jeder UAT-Zyklus fließt in die Verfeinerung und Genehmigung für die Produktionsfreigabe ein und bildet eine Schleife, die bis zur vollständigen Migration andauert.

Ergebnisse: Gegenwart und Zukunft

• Rund 1274 Vorlagen sind bereits nach Quadient Inspire migriert
• 150+ Dokumente sind live und in Produktion (im Einsatz)

Endziel: Migration von mehr als 5.000 Dokumenten bis Q4 2027

Nutzen und Erreichtes:

• Risikovermeidung durch präventiven Austausch von nicht unterstützten DOPiX
• Geschäftsanwender werden über eine moderne, intuitive Schnittstelle unterstützt
• Verbesserte Governance und Compliance-Kontrolle
• Skalierbare, wartbare Struktur für zukünftige Updates

Wert, Einzigartigkeit und lang anhaltendes Migrationsergebnis

Es handelt sich um eine unternehmenskritische Transformation, die auf die spezifischen Herausforderungen des Kunden zugeschnitten ist. Was dieses Projekt auszeichnet, ist nicht nur der Umfang oder die Komplexität, sondern auch die Art und Weise, wie wir es angehen: mit Präzision, Einfühlungsvermögen für den geschäftlichen Kontext und einer seltenen Mischung aus Fachwissen über alte und moderne Systeme.

Der Kunde brauchte kein kosmetisches Re-Skin, sondern eine Möglichkeit, den in Tausenden von DOPiX-Vorlagen eingebetteten Geschäftswert weiterzuführen, ohne die Leistung oder Compliance zu beeinträchtigen. 

Das Quertum-Team übersetzte die Absicht. Jedes migrierte Dokument behält seinen Zweck, seine Struktur und seine Ausgabetreue bei und gewinnt gleichzeitig an Klarheit, Wartbarkeit und Anpassung an moderne Standards. Dieses Projekt erforderte ein tiefes Verständnis der Feinheiten von DOPiX, die Disziplin, die Geschäftslogik innerhalb von Quadient Inspire neu zu erstellen, und die Struktur, dies alles ohne Unterbrechung zu liefern.

Für unseren Kunden geht es bei dieser Migration darum, mit Zuversicht zu modernisieren und System- und Strafrisiken zu vermeiden, die betriebliche Kontinuität zu wahren, seine Teams zu unterstützen und in einem sich schnell entwickelnden Markt zukunftsfähig zu bleiben.

Sind Sie bereit, Ihre Kommunikationssysteme zukunftssicher zu machen?

Warten Sie nicht, bis der Support ausläuft oder die Compliance-Risiken eskalieren. Unabhängig davon, ob Sie sich von DOPiX oder einer anderen Legacy-Plattform abwenden, Quertum verfügt über das Fachwissen, die Struktur und die Präzision, um nahtlose Migrationen durchzuführen - ohne Unterbrechung und ohne Kompromisse.

Lassen Sie uns über Ihren Migrationspfad sprechen. Erfahren Sie mehr auf unserer Seite Migration von veralteten Plattformen