Migration des données CCM : 6 étapes pour faciliter le remplacement des systèmes existants

Vous passez à une nouvelle plate-forme de gestion de la communication avec les clients (CCM) ? C'est formidable !
L'étape suivante consiste à s'attaquer à ce qui apparaît souvent comme le véritable défi : la migration des données CCM.

L'abandon d'un système existant donne généralement l'impression de démêler un écheveau de vieux modèles, d'approbations maladroites, de dépendances oubliées et de règles de conformité. Il peut être tentant de recréer la même structure dans le nouveau système et d'espérer des résultats plus fluides. Cela fonctionne rarement. Vous finissez par traîner les problèmes d'hier dans un outil qui était censé les résoudre. 

Que vous passiez à Quadient Inspire ou à une autre solution moderne, la migration des données CCM est plus qu'un simple changement technique, c'est l'occasion d'abandonner des processus obsolètes et de mettre en place des communications plus rapides, plus intelligentes et plus conformes.

Voici comment y parvenir. Sans que cela ne devienne un casse-tête pour toute l'année.

1. Ne pas tout migrer. Migrer ce qui est utile.

Les systèmes CCM existants stockent des milliers de modèles obsolètes. Notre conseil : ne les transférez pas tous.

Au lieu de cela, traitez la migration des données comme un nettoyage de printemps. Commencez par passer en revue ce qui est encore utilisé, ce qui est obsolète et ce qui prend simplement de la place.

Posez-vous franchement la question suivante : ce modèle est-il compatible avec l'expérience de nos clients aujourd'hui ?

Concentrez-vous sur ce qui compte encore pour le flux de travail de la gestion de la communication avec les clients et prenez des mesures équitables :

• Identifier ce qui fait bouger votre entreprise
• Supprimer les doublons
• Éliminer les flux de travail défectueux ou non conformes.

C'est le moment d'abandonner les messages disparates, les formats inadaptés et les solutions manuelles. Ne déplacer que ce qui est important permet de réduire la complexité et d'accélérer considérablement la migration à partir de systèmes obsolètes.

2. Cartographier les dépendances avant qu'elles ne cassent quelque chose

Les communications des CCM sont rarement isolées. Ils tirent des données d'autres systèmes comme les CRM, suivent des flux d'approbation et alimentent des outils d'archivage ou de livraison. Si ces connexions ne sont pas cartographiées dès le début, elles ont tendance à créer des retards, des erreurs ou des problèmes de conformité qui apparaissent lorsqu'il est trop tard pour les résoudre facilement.

Notre conseil : Parlez aux personnes qui travaillent quotidiennement avec le contenu. - des utilisateurs professionnels et des équipes juridiques aux responsables de la conformité. Ce sont eux qui comprennent les dépendances pratiques, les flux de travail informels et les nuances qui pourraient autrement être négligées.

Prenez le temps de déterminer d'où viennent les données, qui est propriétaire de quoi, comment les approbations se font et comment les résultats sont fournis.

Si vous ne tenez pas compte de ces connexions, votre migration à partir des anciennes plateformes risque de rompre des flux essentiels.

Un plan de migration bien structuré commence par une vision partagée et interfonctionnelle de ces interdépendances. Sans cela, même le système le mieux conçu peut s'arrêter à la première porte d'approbation.

Pour résumer cette étape, une migration proactive à partir d'un système existant devrait comprendre les éléments suivants :

✅ Interroger les équipes chargées des questions juridiques, de la conformité et du service à la clientèle.
✅ Documenter les sources de données, les chaînes d'approbation et les voies d'acheminement
✅ Aller au-delà des schémas techniques (ils donnent rarement une vue d'ensemble)

3. Reconstruire les modèles - mais d'abord les repenser

L'une des plus grandes occasions manquées dans la migration CCM est de traiter les modèles comme des artefacts fixes. Au lieu de les remanier pour le nouveau système, de nombreuses équipes se contentent de copier ce qu'elles avaient auparavant, y compris les inefficacités.

Copier d'anciens modèles dans votre nouveau système revient à copier d'anciennes erreurs. Profitez de cette occasion pour revoir la conception des modèles afin de les rendre plus performants.

Ne vous arrêtez pas à la conception statique. Les plates-formes CCM modernes comme Quadient Inspire offrent bien plus qu'un simple contrôle de la mise en page. Elles prennent en charge

• Blocs de contenu réutilisables pour réduire la duplication et simplifier les mises à jour
• Champs dynamiques, qui se personnalisent à grande échelle grâce à une logique basée sur les données
• Règles de personnalisation pour adapter les messages en fonction du type de client, de la région ou du comportement
• Éléments partagés tels que les clauses de non-responsabilité ou les en-têtes pour centraliser les en-têtes, les pieds de page, les clauses de non-responsabilité et le texte juridique dans un souci de cohérence.

Recherchez des moyens de regrouper des modèles similaires, d'ajouter des modules partagés (tels que des en-têtes ou des notes juridiques) et de réduire le travail ponctuel.. Au fil du temps, cela permet aux équipes de travailler plus rapidement, de rester cohérentes et d'éviter de réinventer la roue chaque fois que la messagerie change. 

4. Donner la priorité à l'accessibilité et à la conformité dès le début

Avec des lois comme la Acte européen d'accessibilité (AEA) qui entre en vigueur et le GDPR qui continue à guider la manière dont les organisations traitent les données personnelles, il est important d'intégrer la conformité et l'accessibilité dès les premières étapes. de la migration - et non pas les traiter comme des contrôles tardifs. Notre conseil : pensez à l'accessibilité dès les premières étapes de la migration, surtout maintenant que l'EAA a pris fin le 28 juin 2025.. Sinon, vous faites courir à l'entreprise le risque de payer deux fois.

Dès le début de la migration des données CCM, pensez à.. :

• Formats accessibles (PDF/UA, HTML)
• Examens juridiques intégrés
• Approbations traçables et journaux d'audit

Le meilleur moment pour intégrer l'accessibilité et la conformité est avant la mise en service. Il est plus rapide, moins coûteux et beaucoup moins perturbant de le faire tôt que d'appliquer des correctifs sous la pression plus tard.

5. Migrer par étapes - pas en une seule fois

Essayer de tout migrer en même temps est souvent source de stress, de confusion et d'erreurs évitables. Un déploiement progressif est plus pratique et beaucoup moins risquée.

Notre conseil : Commencez modestement, choisissez un canal, une équipe ou un type de communication, par exemple des courriels d'accueil ou des factures mensuelles.. Profitez de ce premier déploiement pour tester les modèles, les flux de travail, les intégrations et la qualité des résultats dans un environnement réel. Le retour d'information que vous recueillerez déterminera la façon dont vous évoluerez, en vous aidant à éviter les erreurs avant qu'elles n'atteignent un plus grand nombre de personnes. 

L'exécution en parallèle de l'ancien et du nouveau système pendant une courte période permet également d'instaurer la confiance. Cela permet aux équipes de comparer les résultats, de valider la conformité et de repérer les cas extrêmes avant que tout ne soit définitivement désactivé.

6. Faire de la migration des données un travail d'équipe, et pas seulement du département informatique

La communication avec les clients touche presque tous les secteurs de l'entreprise :

• Marketing (ton de voix, image de marque)
• Opérationnel (documenter les flux de travail, les accords de niveau de service et les délais de prestation de services)
• Juridique (approbations, clauses de non-responsabilité, conformité réglementaire)
• Expérience du client (facilité d'utilisation, accessibilité, clarté)

Par exemple, il peut s'agir d'impliquer CX et le service juridique dans la définition des exigences en matière de modèles, ou de demander au service marketing de valider le ton avant le déploiement, et non après.

Notre conseil : faites intervenir les bonnes personnes dès le début, les choses se mettront en place plus rapidement - et le résultat final ne sera pas seulement fonctionnel, il fonctionnera pour tout le monde. C'est pourquoi la migration à partir de plateformes et de systèmes obsolètes doit être planifiée et exécutée dans le cadre d'un effort commun, et non pas confiée aux services informatiques de manière isolée. Des rôles clairs, une communication ouverte et une appropriation partagée sont autant d'éléments qui transforment un projet technologique en un changement d'entreprise réussi..

La planification interfonctionnelle garantit que votre migration à partir de l'ancien système CCM s'aligne sur votre parcours client et votre marque.

Votre migration CCM doit travailler pour vous - et non contre vous

Si l'on s'y intéresse de près, c'est l'occasion de simplifier, de moderniser et de renforcer les fondements de la communication de votre organisation, à l'intérieur comme à l'extérieur. Bien planifié et réalisé à bon escient, Migration des données CCM est plus qu'une simple mise à jour technique. Il s'agit d'une véritable opportunité de rationaliser les opérations, de réduire les risques et de fournir des communications qui ont du sens pour les équipes juridiques et CX opérationnelles et qui sont appréciées par vos clients.