L'EAA et les documents accessibles : Ce que les entreprises doivent savoir

Les documents accessibles sont devenus un défi caché dans le cadre de l'Acte européen d'accessibilité (AEA) et de sa mise en œuvre. De nombreuses organisations essaient encore de comprendre ce que l'EAA signifie pour leurs processus et leur gestion. Dans cet article, nous explorons les domaines les plus souvent négligés par les responsables des opérations et des produits - les bibliothèques de documents, les modèles et les communications avec les clients. En bref, nous nous concentrons sur les PDF, les documents Word, les feuilles de calcul et les présentations publiés sur des sites web, intégrés dans des applications ou mis à disposition en ligne - les documents quotidiens sur lesquels chaque organisation s'appuie.

Pour les banques, les structures financières, les assurances, les entreprises de services publics ou les sociétés du secteur public, la loi européenne sur l'accessibilité n'est pas un simple obstacle de plus à franchir pour se mettre en conformité. L'EAA représente un changement fondamental dans la façon dont nous envisageons les communications numériques et l'accès des utilisateurs. Comprendre ces changements dès maintenant vous évitera des maux de tête (et un budget) considérables à l'avenir.

Lire notre guide complet et découvrir :

• Comment les communications d'entreprise sont devenues la la nouvelle frontière de la loi européenne sur l'accessibilité;
• Ce qu'il faut faire Les règles de l'EAA s'appliquent aux documents et aux communications en Allemagne, en France, en Pologne, aux Pays-Bas et dans les pays nordiques ;
• Comment faire protéger votre budget en remédiant aux modèles de documents au lieu de corriger les fichiers un par un ;
• Mesures pratiques pour assurer la pérennité de vos systèmes de gestion documentaire (DMS/CCM) pour l'accessibilité ;
• Pourquoi l'accessibilité n'est pas seulement une question de conformité, mais aussi une question de sécurité ? l'efficacité, la portée du marché et la force de la marque.

Clarifier la loi européenne sur l'accessibilité pour les PDF et les documents 

La question la plus fréquente que nous entendons est la suivante : "L'EAA couvre-t-elle réellement les documents, ou seulement les sites web et les applications ? Les documents doivent absolument être conformes à la loi européenne sur l'accessibilité, en particulier lorsqu'ils font partie de services numériques et qu'ils constituent une passerelle de communication permanente entre l'entreprise et le client. L'exemple parfait est celui d'une banque - relevé PDF - client. 

L'EAA s'aligne sur POUR les lignes directrices en matière d'accessibilité afin de garantir que le contenu numérique est Perceptible, exploitable, compréhensible et robuste. Les organisations doivent respecter des normes telles que WCAG 2.1 AA pour le contenu web/mobile et PDF/UA (PDF/accessibilité universelle) pour les documents électroniques et les PDF afin de se conformer pleinement à la loi européenne sur l'accessibilité. Les WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) couvrent les sites web, les courriels HTML et d'autres contenus web, tandis que PDF/UA est la norme ISO permettant de rendre les documents PDF lisibles à l'aide de technologies d'assistance.

Exigences clés pour des documents et des PDF accessibles

• Texte alternatif pour les images (pour que les lecteurs d'écran puissent décrire les images)
• Correct sujet du document, auteur, mots-clés pour la recherche et l'indexation.
• Une logique ordre de lecture et navigabilité (en utilisant des titres, des signets et des liens pour faciliter la navigation)
• Suffisante contraste des couleurs, rapport de contraste minimum de 4,5:1 pour un texte normal.
• Étiquetage correct des champs de formulaire pour l'utilisation du clavier, et la compatibilité générale avec les technologies d'assistance telles que les lecteurs d'écran et les claviers adaptatifs. 
• Et bien d'autres encore.

Nous avons transformé la règles fondamentales d'accessibilité dans un espace clair Infographie d'une pageque vous pouvez partager avec votre équipe et utiliser pour commencer votre parcours de communication professionnelle accessible. Téléchargez l'infographie sur l'accessibilité au format PDF ici :

En bref, les documents numériques doivent être correctement structurés pour être compatibles avec les lecteurs d'écran et permettre une navigation claire être accessible aux personnes handicapées.

Pensez à votre parcours client en tant qu'auditeur EAA : demandes de prêt, polices d'assurance, relevés d'investissement, informations réglementaires. Il ne s'agit pas simplement de documents accessibles, mais de parties intégrantes de votre prestation de services numériques.

Lorsqu'un client télécharge son document d'assurance sur votre portail, ce PDF doit répondre aux mêmes normes d'accessibilité que votre site web, afin de rendre l'ensemble de la communication "omniaccessible". Cela a un effet d'entraînement sur l'ensemble de votre organisation. Vos systèmes de gestion des documents, vos portails clients et vos flux de travail numériques doivent tous garantir la conformité aux normes d'accessibilité. 

"Lorsque nous parlons d'accessibilité, nous ne parlons pas seulement des sites web. Chaque document que nos clients téléchargent - qu'il s'agisse d'une offre de prêt, d'une police d'assurance ou d'un rapport d'investissement - fait partie de leur expérience numérique avec nous. S'il n'est pas accessible, nous ne sommes pas vraiment inclusifs.

- Dit Maciej Majewskiun PDG de Quertum

Documents et communications d'entreprise accessibles en Allemagne, en France, en Pologne, aux Pays-Bas et dans les pays nordiques

C'est là que les choses deviennent intéressantes et légèrement compliquées. L'EAA est une directive, ce qui signifie que chaque pays de l'UE la met en œuvre par le biais de sa propre législation nationale. Cela crée des variations qui ont une incidence sur votre stratégie de mise en conformité - à la fois pour les documents, les applications, les sites web et l'accessibilité hors ligne.

Le cadre d'application de l'EAA reflète le cadre d'application existant de l'UE. régime de sécurité des produits, mais avec des adaptations pour les services. Il n'existe pas de "police de l'accessibilité" centralisée au niveau de l'UE, chaque État membre a désigné un ou plusieurs les autorités nationales de contrôler et de faire respecter la conformité au sein de leur juridiction.

Cliquez sur votre pays pour en savoir plus sur les réglementations EAA locales et sur la manière d'adapter vos communications à la région.

Allemagne: La mise en œuvre allemande met l'accent sur l'accessibilité des services financiers. La BaFin a été particulièrement claire sur les attentes concernant les documents destinés aux clients. Si vous servez des clients allemands, vos contrats de prêt et vos polices d'assurance feront l'objet d'un examen plus approfondi.

France: La réglementation française met l'accent sur l'accessibilité des services publics, avec des exigences strictes pour tous les documents qui ont une interface avec les processus gouvernementaux. Les entreprises privées ayant des contrats publics sont soumises à une surveillance supplémentaire.

Pologne: La mise en œuvre polonaise comprend des dispositions spécifiques pour les fintech et les services financiers numériques, reflétant le rôle croissant du pays en tant que centre régional de fintech. La KNF (l'autorité polonaise de supervision financière) et les bureaux d'accessibilité du gouvernement sont censés vérifier les déclarations destinées aux clients, les documents d'accueil et les divulgations réglementaires.

Les Pays-Bas : L'application néerlandaise s'appuie sur la loi sur l'accessibilité basée sur les WCAG qui s'applique déjà aux sites web et aux documents du secteur public. L'accent est mis sur l'harmonisation, en veillant à ce que le gouvernement et les entrepreneurs privés fournissent des PDF, des factures et des communications numériques accessibles. Les entreprises qui soumissionnent pour des contrats publics doivent démontrer la conformité totale de leurs flux de documents.

Région nordique : La Suède, le Danemark, la Finlande et la Norvège ont déjà une culture de l'accessibilité de longue date, qui va souvent au-delà des normes minimales de l'UE. Les agences nationales accordent une grande importance aux marchés publics et aux services publics. Par exemple, les relevés bancaires et de télécommunications font l'objet d'un examen minutieux afin de garantir l'accessibilité de la facturation. Les régulateurs nordiques sont susceptibles d'appliquer de manière cohérente et d'exiger des preuves d'accessibilité au niveau des modèles, et pas seulement sur les sites web.

Qu'en est-il en pratique ? Si vous opérez sur plusieurs marchés de l'UE, vous voudrez respecter les normes les plus strictes dans toutes les juridictions. C'est plus efficace que d'essayer de gérer des niveaux de conformité différents selon les pays.

Documents accessibles pour les entreprises : Communications d'entreprise dans le cadre de CCM et DMS

Les systèmes de gestion des documents d'entreprise et de gestion des communications avec les clients (CCM) ont traditionnellement privilégié l'efficacité, la sécurité et le contrôle des versions. Cependant, avec l'arrivée des Acte européen d'accessibilité (AEA) entrée en vigueur, accessibilité numérique est devenu un "joker" en matière de conformité que les organisations ne peuvent plus ignorer.

L'EAA introduit de nouvelles exigences qui affectent :

• Flux de création de documents: Chaque modèle, processus de génération automatisé et flux de travail d'approbation doit intégrer des points de contrôle de l'accessibilité.
• Recherche et récupération: Les utilisateurs handicapés doivent pouvoir trouver et accéder aux documents aussi efficacement que n'importe qui d'autre. Cela concerne vos algorithmes de recherche, vos normes de métadonnées et la conception de l'interface utilisateur.
• Contrôle des versions: Lorsque les documents sont mis à jour, les caractéristiques d'accessibilité doivent être maintenues et améliorées, et non pas supprimées accidentellement.
• Intégration des systèmes: Les API, les connexions tierces et les fonctions d'exportation de données doivent préserver l'accessibilité à tous les points de contact.

La bonne nouvelle, c'est que la plupart des plateformes DMS/CCM de premier plan, comme Quadient Inspire, OpenText ou Smart Communications, ont évolué pour prendre en charge les fonctions d'accessibilité. Les La meilleure pratique consiste à intégrer l'accessibilité au stade de la conception du modèle et du contenu.plutôt que de corriger les documents après coup.

Par exemple, Quadient Inspire - une plateforme CCM de premier plan - a introduit des caractéristiques robustes pour aider les entreprises à répondre aux exigences en matière d'accessibilité. Les outils de conception d'Inspire permettent aux créateurs de modèles de définir la structure du document (titres, ordre de lecture, etc.), les alternatives textuelles et d'autres balises afin que les PDF produits soient conformes à la norme PDF/UA et que les courriels ou le contenu Web produits respectent les normes WCAG.

Quadient confirme que son portefeuille Inspire peut créer des documents et des courriels accessibles lorsqu'il est utilisé correctement, et encourage les organisations à intégrer l'accessibilité dans la phase de conception des communications. Cela signifie qu'une banque utilisant Inspire pour générer des relevés mensuels peut configurer des modèles de manière à ce que chaque relevé PDF soit étiqueté et accessible par défaut, minimisant ainsi le besoin de corrections ultérieures.

Le bon côté des choses ? La résolution de ces problèmes permet souvent d'améliorer les performances globales du système et l'expérience de l'utilisateur pour tout le monde.

Comment vérifier l'accessibilité de vos PDF

La question à un million de dollars : "Comment évaluer la conformité de nos documents actuels avec les normes d'accessibilité ? Et nous avons tout prévu. 

Nous vous recommandons à nouveau de consulter notre Dernières informations sur l'accessibilité des PDF ou Télécharger notre guide du débutant, qui vous guidera tout au long du processus de vérification, de correction et de création de PDF accessibles.

Prédiction de l'EAA : À quoi les entreprises doivent-elles s'attendre ?

La date officielle de mise en œuvre de l'EAA étant dépassée, l'application de la législation devient de plus en plus active. Les entreprises qui ne se sont pas mises en conformité s'exposent à des sanctions potentielles et à des restrictions d'accès au marché. Plus important encore, les entreprises non conformes peuvent se voir exclues des marchés publics. Voici ce à quoi les industries réglementées peuvent s'attendre dans les années à venir :

2025-2026 : L'intensification de l'application de la législation
Des audits réglementaires peuvent commencer, en particulier dans des secteurs comme la finance et les télécommunications où l'impact de l'inaccessibilité est le plus important. Les autorités nationales adressent des avertissements formels et des ordres de mesures correctives aux organisations qui proposent des services numériques non conformes. Les mécanismes de plainte des utilisateurs sont pleinement opérationnels, ce qui signifie que les utilisateurs individuels et les groupes de défense peuvent déclencher des enquêtes.

Le principal changement est que les régulateurs exigent désormais des preuves documentées des progrès accomplis, et pas seulement des promesses de résoudre les problèmes à terme. Vos communications d'entreprise, vos PDF et vos portails numériques doivent montrer des améliorations mesurables en matière de conformité. En 2026 premières sanctions financières sont susceptibles d'être imposées, en particulier aux fournisseurs qui n'ont pas réagi à des avertissements antérieurs.

2027-2029 : Maturité du marché, évolution des marchés publics et pression sectorielle en matière de conformité
L'accessibilité devient une exigence standard dans les appels d'offres publics et les accords interentreprises. Acheteurs du secteur publicLes entreprises, les services publics et les grandes entreprises seront de plus en plus demandeurs d'informations et de conseils. Conformité avec l'EAA de leurs fournisseurs et partenaires technologiques.

Nous nous attendons à voir l'étalonnage des performances à l'échelle de l'industrieLes banques et les entreprises de télécommunications seront comparées sur la base de l'accessibilité, et celles qui sont à la traîne risquent de perdre du terrain par rapport à la concurrence ou d'être confrontées à un risque de réputation. L'accessibilité sera prise en compte dans les indicateurs ESGLa Commission européenne a mis en place un système d'évaluation des risques, de rapports aux investisseurs et même d'audits au niveau du conseil d'administration, en particulier dans les secteurs réglementés soumis à l'examen du public.

2030 : Suppression progressive des anciens systèmes
La dernière étape de la mise en œuvre exige que tous les équipements existants et les points de contact numériques soient conformes aux normes d'accessibilité actuelles, quelle que soit leur date d'introduction.

L'opportunité stratégique cachée dans les exigences de conformité

La conformité aux EAA peut sembler n'être qu'une tâche réglementaire de plus, mais des documents accessibles peuvent rationaliser les opérations, réduire les risques et renforcer les relations avec les clients. Les entreprises qui considèrent qu'il ne s'agit que d'un point de détail finissent généralement par devoir lutter contre les incendies, en apportant des correctifs, en corrigeant les modèles et en payant deux fois lorsque les audits détectent ce qui n'a pas été pris en compte.

Les entreprises qui intègrent l'accessibilité dans leurs flux de documents découvrent quelque chose de différent : l'efficacité, la portée du marché et un positionnement encore plus fort dans les appels d'offres.

Voici à quoi cela ressemble dans le monde réel :

1. Élargissement de la portée du marché = plus de clients servis

Votre site web est peut-être déjà conforme. Mais si un document d'assurance, un relevé de facturation ou un contrat de prêt est inaccessible, un client malvoyant ou utilisant un lecteur d'écran est exclu.
Les clients âgés et les personnes handicapées bénéficient de PDF bien étiquetés et accessibles. Pour une banque, cela peut se traduire par des dizaines de milliers de clients capables de lire leurs relevés mensuels de manière autonome, sans avoir à appeler la hotline.

2. Efficacité opérationnelle = moins de tickets d'assistance

Pensez au coût de tous les appels "Je ne peux pas ouvrir ma facture" ou "Ce formulaire ne me permet pas de taper". Ces demandes d'assistance ne font pas que frustrer les clients, elles épuisent les équipes de service. Des documents bien structurés et accessibles réduisent ces points de douleur. Les modèles qui respectent les normes sont plus faciles à utiliser

• à traiter de manière automatisée ;
• pour les clients ;
• à mettre à jour par le personnel.

3. Positionnement plus fort de la marque = avantage concurrentiel

Les procédures de passation de marchés posent déjà des questions sur l'accessibilité. Une entreprise de services publics qui soumissionne pour un marché public et qui peut prouver que ses PDF sont conformes aux normes EAA dispose d'un avantage mesurable par rapport à un concurrent qui ne le peut pas. L'accessibilité est un signe visible que vous prenez au sérieux l'inclusion et la maturité réglementaire. Les clients, les autorités de réglementation et les partenaires y sont sensibles.

4. Opérations prêtes pour l'avenir = Construites pour l'avenir

Les assistants d'IA, les technologies vocales et les outils d'automatisation dépendent d'un contenu structuré. Un document accessible n'est pas seulement meilleur pour les lecteurs d'écran d'aujourd'hui, il est aussi lisible par les machines de demain.

Cela signifie que votre investissement dans des modèles accessibles porte ses fruits lorsque de futurs systèmes extrairont des données des mêmes PDF. Qu'il s'agisse d'un chatbot lisant une police d'assurance ou d'un outil d'IA analysant des factures, le contenu structuré vous permet de garder une longueur d'avance.

Aller de l'avant : Vos prochaines étapes en matière de documents et de communications accessibles

Il n'est pas nécessaire de régler tous les types de communication du jour au lendemain. L'approche la plus efficace consiste à commencer modestement, en se concentrant sur les aspects les plus importants de la communication. les documents et PDF destinés aux clients avec la plus grande visibilité possible - les relevés de compte, les documents de politique générale, les informations réglementaires, les avis de facturation - et de partir de là. Les modèles de ces communications commerciales sont essentiels.

Voici comment l'aborder sans submerger vos équipes :

1. Mise en place d'une surveillance continue
   L'accessibilité ne se fait pas une fois pour toutes. Les modèles changent, les réglementations évoluent et les audits sont permanents. Intégrez le contrôle et la révision dans vos flux de travail afin d'avoir toujours une longueur d'avance.
2. Vérifier ce que vous avez
   Rassemblez un échantillon de vos PDF et modèles numériques récurrents. Déterminez ce qui est en contact avec les clients, ce qui est essentiel pour la conformité et où se situent les lacunes en matière d'accessibilité.
3. Priorité aux modèles à fort impact
   Concentrez-vous d'abord sur les documents qui ont une incidence directe sur l'expérience du client ou sur le risque réglementaire. Les offres de prêt, les polices d'assurance et les factures font l'objet d'un examen beaucoup plus approfondi que les notes internes.
4. Intégrer l'accessibilité dans les modèles, pas dans les fichiers
   Corriger les documents un par un est un jeu perdu d'avance. L'intégration de l'accessibilité au niveau du modèle signifie que chaque déclaration, facture ou document stratégique futur sera conforme par défaut.

C'est là que notre équipe intervient. Nous sommes fiers d'être le partenaire des banques, assurances et entreprises de services publics les plus connues de la région EMEA dans leur démarche d'accessibilité aux PDF. Ensemble, nous rendre la conformité évolutive. Nous examinons vos PDF, modèles et flux de travail actuels afin d'identifier les lacunes à haut risque. Nous transformons les modèles existants en Sorties conformes aux normes PDF/UA et WCAGL'accessibilité à l'information est une garantie de pérennité contre les risques d'audit. Que vous utilisiez un CCM ou un DMS ancien ou moderne, nous veillons à ce que l'accessibilité soit intégrée. au niveau du système - pas de correctifs a posteriori.