Accessibilité des PDF pour une grande banque finlandaise

Service fourni : Création de modèles PDF accessibles et migration des données de l'ancien système vers Quadient Inspire.
Durée du projet : Janvier 2024 - décembre 2024

Au fil des ans, Quertum a établi une solide collaboration avec des entreprises des pays nordiques. Cette fois-ci, notre client est une banque bien établie en Finlande, qui cherche à centraliser et à rationaliser la production de documents dans l'ensemble de son groupe bancaire. La mission de la banque est de promouvoir le bien-être financier de manière responsable, en offrant des services bancaires de détail complets ainsi que des solutions d'investissement, d'immobilier et d'assurance. Engagée dans le développement durable et l'excellence du service à la clientèle, la banque souhaitait passer d'un système de gestion documentaire obsolète à une solution moderne de gestion de la communication avec les clients (CCM) afin d'améliorer l'efficacité et la conformité.

Une partie importante de cette transformation impliquait une migration des données à grande échelle, un processus sujet à des silos de données et à des pertes. En outre, l'approche de la Acte européen d'accessibilité (AEA) obligent les entreprises à s'adapter rapidement, ce qui est particulièrement difficile pour les organisations à grande échelle.
Reconnaissant la nécessité de disposer d'une équipe complète et expérimentée d'experts de l Spécialistes du contrôle de la qualité, architectes de solutions et développeurs principaux compétents dans les domaines de l'interactivité, de l'échelle, de la conception et de la gestion de projet.La banque a fait appel à Quertum pour soutenir ses efforts de transformation. Ensemble, nous avons fourni des services très demandés qui ont gagné la confiance de milliers de clients depuis des décennies et aidé les entreprises à moderniser leur expérience client (CX).

Défis commerciaux

Alors que la banque cherchait à moderniser ses processus de production de documents, plusieurs défis sont apparus, aggravés par la nécessité de respecter les normes d'accessibilité à venir avant le 28 juin 2025:

1. Les interfaces des documents ne correspondaient pas à l'image de marque de la banque.
2. Les documents existants n'étaient pas conformes aux exigences d'accessibilité de l'EAA.
3. Coûts opérationnels élevés en raison de la dépendance à l'égard d'un ancien système obsolète.
4. Inefficacité de la production de documents et de la gestion des processus.

Objectifs du projet

L'objectif principal du projet était de faciliter une migration transparente tout en garantissant la conformité avec les réglementations en matière d'accessibilité et en améliorant l'efficacité. Les principaux objectifs étaient les suivants

• Éviter les interruptions dans les activités quotidiennes de l'entreprise pendant la période de transition.
• Migrations processus et des documents provenant du système de gestion documentaire existant à Quadient Inspire.
• Garantir 100% conformité aux normes d'accessibilité pour tous les nouveaux documents.
• Mise en œuvre détails de la marque dans les documents migrés.

Aperçu de la mise en œuvre technique

Le projet nécessitait une approche structurée combinant une planification stratégique et une exécution technique solide. La phase initiale a consisté en une évaluation approfondie de l'ancien système de gestion des documents, en analysant les structures des documents, les flux de travail et les lacunes en matière d'accessibilité. Ce travail de base a permis de configurer en toute transparence le nouveau système Inspire pour s'aligner sur les exigences opérationnelles et l'infrastructure de la banque.

L'un des principaux éléments de la migration a été la refonte complète des modèles de documents. Ces modèles ont intégré les derniers éléments de l'image de marque de la banque tout en garantissant la conformité avec les normes d'accessibilité strictes avant la date limite de l'EAA. Le support multilingue, y compris le finnois et le suédois, a été intégré pour répondre à la diversité de la clientèle du client.

Pour améliorer l'efficacité, nous avons automatisé les principaux processus de production de documents en utilisant les fonctions avancées de gestion des flux de travail d'Inspire. Cela a permis d'améliorer considérablement l'efficacité des processus de production de documents. réduction des interventions manuelles, réduction des coûts opérationnelset de rationaliser les processus de génération de documents.

Garantir l'accessibilité la conformité était une priorité absolue. Notre équipe a effectué des tests rigoureux tout au long de la migration pour vérifier la compatibilité avec les lecteurs d'écran et la bonne structuration des documents. Les contrôles de conformité étaient essentiels pour répondre aux exigences réglementaires et fournir une expérience utilisateur inclusive. En outre, des tests complets d'assurance qualité (QA) et d'acceptation par l'utilisateur (UAT) ont été menés pour s'assurer que la solution finale répondait à toutes les attentes du client avant son déploiement.

Étapes d'exécution

1. Évaluation initiale : Analyse détaillée des systèmes existants afin d'identifier les problèmes de migration.
2. Planification et allocation des ressources : Élaboration d'une feuille de route pour la migration, en tenant compte de la complexité du système.
3. Développement : Mise en œuvre, en tirant parti des fonctions avancées d'Inspire pour combler les lacunes techniques.
4. Essais CQ : Validation de l'intégrité, de l'accessibilité et de la conformité des documents.
5. UAT et approbation du client : Des tests approfondis d'acceptation par l'utilisateur pour garantir l'alignement sur les besoins de l'entreprise.
6. Assistance à la mise en service et à l'après-mise en œuvre : Déploiement avec un soutien personnalisé pour répondre aux besoins post-migration.

Valeur unique fournie

La mise en œuvre de PDF accessibles et conformes à la réglementation a permis d'améliorer considérablement la qualité de l'information et de la communication. améliorer l'expérience des clients, préserver la réputation de la banque et atténuer les risques liés à la conformité aux normes EAA.. La réalisation de l'accessibilité dans le cadre de l'EAA a posé des défis uniques, en particulier pour préserver le ton et l'identité visuelle de la marque. Quertum a réussi à livrer des documents entièrement conformes et marqués qui respectent les normes d'accessibilité tout en maintenant une expérience cohérente pour l'utilisateur.

Ce projet a permis à la banque d'améliorer l'efficacité de la production de documents et d'obtenir une conformité totale en matière d'accessibilité pour plus de 100 documents. L'entreprise bénéficie désormais d'un système de gestion documentaire moderne et rationalisé qui améliore l'efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire.

Principaux résultats

• Migration réussie du système existant vers Quadient Inspire.
• Respect total des normes d'accessibilité de l'EAA Accessibilité PDF/UA
• 100+ entièrement modèles de documents de marque accessibles.
• Amélioration de l'efficacité opérationnelle et réduction de la charge de travail manuel.

Conformité totale au GDPR

Plus de 100 documents créés en finnois et en suédois

Mise en œuvre complète de l'accessibilité PDF/UA