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In unserem letzten Blog haben wir Folgendes besprochen wie Altsysteme moderne Unternehmensmanager ausbremsen und jetzt sind Sie hier: Sie haben den Preis für das Festhalten an veralteten Systemen erkannt, und jetzt ist es an der Zeit, ein effizientes und klares CCM-System zu wählen. In diesem Vergleich der besten CCM-SystemeWir helfen Ihnen bei der Auswahl der richtigen modernen Kommunikationsplattform, die tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passt, ohne in die gleichen Fallen zu tappen, die Altsysteme aufstellen.

Wenn Sie bereit sind, von einer veralteten Customer Communication Management (CCM)-Plattform wegzukommen, wird eines schnell klar: Es gibt keinen Mangel an Optionen. Von innovativen Cloud-Anbietern wie Quadient oder Smart Communications bis hin zu schwergewichtigen Plattformen wie OpenText und Papyrus verspricht jede Lösung, die Effizienz, die Compliance und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Doch bei der Auswahl der richtigen CCM-Plattform geht es nicht nur um die technischen Merkmale. Es ist auch eine strategische Entscheidung, die Ihre Agilität, Kundenzufriedenheit und Compliance-Bereitschaft beeinflusst. Alle diese Faktoren bestimmen Ihren Erfolg bei der internen und externen Kommunikation.

Hier erfahren Sie, wie Sie diese Entscheidung sicher treffen können.

Warum überhaupt migrieren - schneller Durchbruch

Um die Informationen aus dem letzten Blogbeitrag aufzufrischen, hier ein kurzer Überblick.

Veraltete CCM-Systeme sind für viele Unternehmen ein Hindernis. Sie sind oft starr, teuer in der Wartung, riskant für die langfristige Unternehmensentwicklung und schwierige Anpassung an neue Gesetze zur Barrierefreiheit oder zum Datenschutz. Sie schränken auch die Verbesserung der Kundenerfahrung ein - etwas, das die Käufer von heute zunehmend erwarten.

Warum das wichtig ist:

• Kunden erwarten heute mehr als nur gelegentliche Personalisierung 73 % erwarten von Unternehmen, dass sie ihre einzigartigen Bedürfnisse und Vorlieben wirklich verstehen - ein klares Signal, dass sich jede Kommunikation verbunden und ansprechbar anfühlen sollte
  
• Veraltete Systeme können die Kosten und die Komplexität der Einhaltung neuer Vorschriften wie der Europäisches Gesetz über Zugänglichkeit (EAA) und GDPR.
  
• Moderne CCM-Plattformen bieten Cloud-basierte Skalierbarkeit, Echtzeit-Kommunikation und API-first-Architekturen, die mit Ihrem Unternehmen wachsen können.

Worauf Sie bei einer modernen CCM-Plattform achten sollten

Bei der Bewertung von Plattformen hilft es, über die Produktbroschüre hinauszugehen und zu fragen: Wie wird dies in der Praxis aussehen? - in unserem Geschäft, mit unseren Prozessen und Compliance-Anforderungen?

Hier sind sechs wesentliche Kriterien:

1. Das richtige Bereitstellungsmodell für Ihr Unternehmen

Cloud-native CCM-Plattformen wachsen schnell aufgrund ihrer Skalierbarkeit, der schnellen Bereitstellung und des geringeren IT-Aufwands. Allerdings, die richtige Wahl hängt von den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ab. Stark regulierte Branchen oder Unternehmen mit komplexen Altsystemen können immer noch von On-Premise- oder hybriden Implementierungen profitieren. 

🧠 Unser Tipp: Suchen Sie nach Plattformen, die Flexibilität bei der Bereitstellung bieten, ohne dabei auf moderne Funktionen wie API-Zugang oder Low-Code-Tools zu verzichten. 

2. Omnikanal-Kommunikation

Moderne Kunden erwarten ein nahtloses Erlebnis ob sie per E-Mail, App, Post oder Portal interagieren. Eine gute CCM-Plattform ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation einmal zu entwerfen und sie über alle relevanten Kanäle zu verbreitenohne doppelte Arbeit oder Formatierungsprobleme zu verursachen.

🧠 Unser Tipp: Achten Sie auf native Unterstützung für Print, Web, SMS und mobile Endgeräte - und auf reaktionsschnelle Vorschautools, um jedes Format vor dem Versand zu testen. 

3. Leichte Integration in bestehende Systeme

Ihre CCM-Lösung funktioniert nicht in einem Vakuum. Sie muss mit Ihren CRM-, ERP- und Archivierungssystemen und manchmal sogar mit maßgeschneiderten internen Tools verbunden werden. Nahtlose Integrationen beschleunigen die Implementierung, reduzieren menschliche Fehler und machen Ihren Stack zukunftssicher.

🧠 Unser Tipp: Bevorzugen Sie Plattformen mit vorgefertigten Konnektoren und offenen APIs, insbesondere wenn Sie in einer IT-Umgebung mit mehreren Anbietern arbeiten.

4. Einhaltung der Vorschriften und Bereitschaft zur Barrierefreiheit

Die Messlatte für die Einhaltung der Vorschriften wird immer höher. Von der GDPR bis zur Europäisches Gesetz über Zugänglichkeit (EAA)Ihre Kundenkommunikation muss sicher, nachvollziehbar und für jeden nutzbar einschließlich Benutzer mit Behinderungen.

🧠 Unser Tipp: Fragen Sie bei den Anbietern nach, ob ihre Plattform dies unterstützt:

• Zugängliche Dokumentenvorlagen
• Prüfpfade in Echtzeit
• Rollenbasierte Kontrollen
• Automatisierte Konformitätsprüfungen

5. Benutzerfreundlichkeit sowohl für Ihre Teams als auch für Ihre Endkunden

Es reicht nicht aus, dass eine Plattform leistungsstark ist. Sie muss auch von Ihren Inhaltserstellern, Rechtsprüfern, CX-Managern und anderen Geschäftsinteressenten genutzt werden können. Ein modernes CCM-Tool sollte funktionsübergreifende Teams befähigenSie dürfen nicht hinter der IT zurückbleiben. 

🧠 Unser Tipp: Achten Sie auf rollenbasierte Schnittstellen, Drag-and-Drop-Vorlagen und Genehmigungsworkflows, die eine Zusammenarbeit ohne Code ermöglichen. 

6. Partnerschaft mit dem Anbieter und langfristige Anpassung

Technologie ist nur ein Teil der Gleichung. Migrationsunterstützung, Schulung, Transparenz der Roadmap und Reaktionsschnelligkeit des Dienstes spielen alle eine Rolle für den Erfolg Ihrer neuen CCM-Plattform. 

🧠 Unser Tipp: Erkundigen Sie sich nach dem Support nach dem Kauf, nach lokalen Partnernetzwerken und danach, wie jeder Anbieter seine Kunden unterstützt, wenn sich die Geschäfts- und Compliance-Anforderungen ändern.

Auswahl des besten CCM-Systems für regulierte Branchen

Haftungsausschluss: Dieser Vergleich der besten CCM-Systeme zeigt, dass es keine Einheitslösung gibt. Es gibt keine universell "beste" CCM-Plattform. Es gibt nur die am besten geeignete Kombination aus Tools, Taktiken und Bedingungen für die Zusammenarbeit, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Nachstehend haben wir vier der folgenden Punkte zusammengefasst die am weitesten verbreiteten Plattformen im CCM-Bereich. Jede hat ihre eigenen Stärken, Einsatzmodelle und idealen Anwendungsfälle.

Quadient Inspire

Quadient bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Benutzerfreundlichkeit und Leistung für Unternehmen.
Für Führungsteams ist Quadient Inspire oft ein Zeichen für eine leistungsstarke, langfristige Investition in die Kommunikationsarchitektur. Es ist modular aufgebaut, in hohem Maße anpassbar und lässt sich mit einer Vielzahl von Systemen integrieren.

CTOs und CIOs schätzen die Skalierbarkeit und die robuste Architektur, insbesondere für Unternehmen, die sich in einem Transformationsprozess befinden oder die eine Konsolidierung ihrer Multikanal-Kommunikationssysteme planen.
Es eignet sich besonders gut für marketingorientierte Unternehmen dank seiner intuitiven Omnichannel-Kompositionstools, Echtzeitvorschauen und rollenbasierten Oberfläche, die Geschäftsanwender befähigt, ohne sich stark auf die IT verlassen zu müssen. Es unterstützt Cloud-native und hybride Bereitstellungen und lässt sich nahtlos in CRMs wie Salesforce und Microsoft Dynamics integrieren.

Diese Leistung ist jedoch mit einem Kompromiss verbunden. Die Plattform belohnt diejenigen, die bereit sind, qualifizierte Quadient-Experten zu entwickeln oder mit ihnen zusammenzuarbeiten, und verwandelt die scheinbare Komplexität in ein langfristiges Unterscheidungsmerkmal. Auf diese Weise wird die frühe Investition zu einer Startrampe für nachhaltige Unabhängigkeit und strategische Agilität, die über Jahrzehnte hinweg genutzt werden kann.

Unter dem Gesichtspunkt der Compliance ist Quadient Inspire eine solide Wahl. Es bietet eine detaillierte Kontrolle über die Nachrichtenlogik, Prüfpfade und Versionskontrolle und eignet sich daher für regulierte Branchen wie Banken und Versicherungen. Rechtsteams finden oft Trost in der Fähigkeit, jeden Schritt einer Kommunikationsreise zu dokumentieren. Zugänglichkeit und Nachvollziehbarkeit sind in die Cloud-Funktionen integriert und machen die Lösung zu einer guten Wahl für Unternehmen, die Compliance und UX zukunftssicher machen wollen.

Der Endnutzer (d. h. Ihr Kunde) sieht in der Regel nie die Komplexität unter der Haube. Was er jedoch sieht, wenn Inspire gut implementiert ist, ist ein hyper-personalisiertes, konsistentes und zeitnahes Kommunikationserlebnis in Print, digital und mobil. Das ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.

OpenText

OpenText ist oft die Standardwahl für Institutionen, die bereits in das OpenText-Ökosystem für Unternehmen eingebettet sind, das in den frühen 2000er bis Mitte der 2010er Jahre weit verbreitet war. Es ist ein Schwergewicht im Bereich CCM für Unternehmen.

OpenText spricht die Führungsebene mit seiner Tradition des Vertrauens und der Stabilität an, insbesondere in großen dokumentenzentrierten Umgebungen. CFOs mögen oft die Idee, bestehende OpenText-Investitionen zu erweitern, anstatt einen neuen Anbieter einzuführen. OpenText ist bekannt für seine Robustheit und die umfassende Unterstützung von Legacy-Systemen und ist daher oft die Plattform der Wahl für große Unternehmen, die in stark regulierten Branchen wie Versicherungen, Versorgungsunternehmen oder dem öffentlichen Sektor tätig sind. Die Unterstützung von On-Prem- und Hybrid-Implementierungen macht sie für Unternehmen mit strengen Infrastrukturanforderungen interessant.

Im operativen Bereich kann OpenText jedoch starrer sein. Teams, die in Exstream-Umgebungen arbeiten, berichten oft, dass Konfiguration und Entwicklung sehr IT-lastig sind und nur wenig Raum für schnelle Iterationen durch Geschäftsteams lassen. Dies führt zu Engpässen bei der Implementierung und dem Testen neuer Kommunikationsstrategien. Entwickler und Analysten, die an agile, Cloud-native Umgebungen gewöhnt sind, finden OpenText möglicherweise langsamer und weniger flexibel.

Aus Sicht der Compliance ist OpenText gut aufgestellt, da es seit Jahrzehnten in Behörden und stark regulierten Sektoren eingesetzt wird. Seine DMS-zentrierte Infrastruktur unterstützt Dokumentenaufbewahrung, Berechtigungen und rollenbasierte Kontrollen in einer Weise, die risikobewusste Rechts- und Compliance-Abteilungen anspricht.

Der Nachteil ist, dass sich die Modernisierung verzögern kann, insbesondere im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit und die Kundenkommunikation. Endkunden erleben möglicherweise eine schablonenhafte, statische oder übermäßig formale Kommunikation, wenn keine Anstrengungen unternommen werden, moderne UX-Flows einzubauen.

ISIS-Papyrus

Papyrus ist auf Kontrolle und Anpassung ausgelegt - mit diesem Ansatz sind sie einzigartig. Dank ihrer starken Governance-Funktionen und konfigurierbaren Regel-Engines ist sie seit langem ein Favorit im Finanzdienstleistungssektor. Die Plattform bietet sowohl On-Prem- als auch Hybrid-Optionen, was sie für Compliance-orientierte Umgebungen geeignet macht. Sie ist weniger Plug-and-Play als andere und erfordert in der Regel stärkere interne IT-Kapazitäten oder externe Beratung - aber für Unternehmen, die Wert auf volle Kontrolle legen, kann sich dies auszahlen.

Papyrus bietet eine vertikal integrierte Plattform, die Prozessautomatisierung, Dokumentenmanagement, Fallbearbeitung und Kommunikation kombiniert. Für Führungskräfte und Unternehmensarchitekten ist dies attraktiv, weil es die Anzahl der Anbieter und Integrationspunkte minimiert. Alles bleibt unter einem Dach.

Aber diese "All-in-one"-Stärke ist auch eine Einschränkung. Im Gegensatz zu modularen Plattformen erwartet Papyrus, dass sich die Organisation an ihre interne Logik anpasst. Dies kann zu Reibungsverlusten für Teams führen, die an Flexibilität gewöhnt sind oder die erstklassige Lösungen für Analysen, Vorlagen oder die Erstellung von Inhalten einbinden möchten.

Operative Teams empfinden die Papyrus-Umgebung oft als leistungsfähig, aber schwerfällig. Die steile Lernkurve und die begrenzte globale Benutzergemeinschaft machen Training und Onboarding langsamer, besonders für nicht-technische Benutzer. Entwickler müssen Zeit investieren, um sich mit dem System vertraut zu machen, und Geschäftsanalysten werden sich bei Änderungen wahrscheinlich stark auf die IT verlassen. Aber würde sich dieser Zeitaufwand für den ROI lohnen?

Für die Einhaltung von Vorschriften ist Papyrus ein starker Konkurrent. Seine End-to-End-Kontrolle des Kommunikationslebenszyklus macht es für Organisationen mit strengen Governance- und Risikostandards geeignet. Die Fähigkeit, Entscheidungen über Arbeitsabläufe hinweg zu verfolgen und zu automatisieren, ist sowohl für die Rechtsabteilung als auch für die Wirtschaftsprüfer interessant.

Wo es hapert, ist bei der Benutzererfahrung. Die über Papyrus generierte Kommunikation kann sich prozedural und starr anfühlen. Ohne bewusste Anstrengungen zur Verbesserung des Designs und der Personalisierung könnten die Endnutzer die Interaktionen als kalt oder bürokratisch empfinden - was für einige Sektoren angemessen ist, aber für kundenorientierte Marken problematisch ist.

Intelligente Kommunikation

Intelligente Kommunikation hat sich durch das Angebot einer Cloud-nativen, API-zentrierten Plattform, die auf die Bedürfnisse von Geschäftsanwendern zugeschnitten ist, einen Namen gemacht. Für Führungsteams, die sich auf Agilität, Kundenzentrierung und schnelle Bereitstellung konzentrieren, ist Smart eine überzeugende Botschaft. Sie beseitigt einen Großteil der technischen Schulden, die mit herkömmlichen CCM-Implementierungen verbunden sind, und wird von Unternehmen, die sich im digitalen Wandel befinden, bevorzugt.

Aus Sicht des Betriebs und der Führungskräfte ist Smart eine echte Bereicherung. Geschäftsteams können die Kommunikation mit minimaler IT-Beteiligung erstellen, testen und bereitstellen. Analysten schätzen die in die Plattform integrierten Echtzeit-Feedback-Schleifen und Experimentiermöglichkeiten. Entwickler können sich auf die Integration der Backend-Logik konzentrieren, während Marketing- und CX-Teams das Messaging an der Front optimieren.

Compliance-Teams werden die modernen Cloud-Zertifizierungen, die GDPR-konforme Architektur und die richtliniengesteuerten Kontrollen von Smart zu schätzen wissen. Auch wenn Smart nicht über die Legacy-Compliance-Ebenen von OpenText oder ISYS Papyrus vor Ort verfügt, passen die Transparenz und die strukturierten Governance-Funktionen gut zu den sich entwickelnden Digital-First-Regelwerken.

Vor allem aber glänzt Smart Communications auf der Ebene der Endbenutzer. Es liefert saubere, mobile und kanalübergreifende Interaktionen, die die Kunden dort abholen, wo sie sind - per E-Mail, App, Chat oder Print. Die Omnichannel-Konsistenz, kombiniert mit Tools für A/B-Tests und Personalisierung, hilft Unternehmen, mehr wie agile, digital-native Marken und weniger wie alte Unternehmen zu kommunizieren.

Diese Flexibilität der Cloud bringt jedoch einen Nachteil mit sich: Smart ist nicht für eine hohe Backend-Komplexität oder die Verflechtung von Altsystemen ausgelegt. Die Plattform hat möglicherweise Probleme mit hochgradig angepasster Dokumentenlogik, Echtzeit-Transaktionsverarbeitung im Unternehmensmaßstab oder Abhängigkeiten von Altdaten. Die Folgen dieser Einschränkungen können sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. Aus strategischer Sicht kann die Unternehmensleitung feststellen, dass Smart zwar die Time-to-Value für Kundenkontaktpunkte beschleunigt, aber nicht ohne Weiteres für alle geschäftskritischen Kommunikationsbereiche skaliert werden kann, insbesondere für solche, die mit regulierten Dokumenten oder hochvolumigen Transaktionsausgaben verbunden sind. Dies kann zu fragmentierten Ökosystemen führen, in denen Smart die digitale Kommunikation abwickelt, während Altsysteme weiterhin Kernaufgaben übernehmen.

Bevorzugen Sie eine schnelle Seitenansicht?

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die vier Plattformen im Vergleich zu den Bereitstellungsmodellen, den Hauptstärken und der Eignung für Ihr Unternehmen, damit Sie sich für die Plattform entscheiden können, die Ihren Zielen entspricht.

Plattform	Optionen für den Einsatz	Top-Stärken	Wichtigste Schwachstellen	Ideal für
Quadient Inspire	Vor-Ort, hybrid und in der Cloud	UX-fokussiert, Omnichannel-Tools, starke Integrationen	Steile Lernkurve am Anfang, könnte die Einrichtung durch einen Experten erfordern	Marketing-orientierte Organisationen und mittelständische Unternehmen, die CX skalieren möchten
OpenText	Vor-Ort und hybrid	Unternehmenstauglich, Integration von Altlasten, Vertrauen in die Vorschriften	Langsameres Modernisierungstempo; starke IT-Abhängigkeit; eingeschränkte Agilität für Digital-First-Anwendungsfälle	Große, komplexe Organisationen mit veralteter Infrastruktur
Papyrus	Vor-Ort und hybrid	Individuell anpassbar, starke Governance, Einsatz im Finanzwesen	Steile Lernkurve; starre Architektur; geringe Flexibilität bei Tools von Drittanbietern	Regulierte Branchen mit starken IT-Kapazitäten und Bedarf an vollständiger Kontrolle
Intelligente Kommunikation (SmartCOMM)	Cloud-nativ	Agil, zugänglich, API-first	Begrenzte Backend-Tiefe; Herausforderungen bei der Ablösung von Altsystemen; potenzielle Governance-Fragmentierung im großen Maßstab	Schnell wachsende Unternehmen legen Wert auf Flexibilität, Geschwindigkeit und CX-Innovation

Die 3 Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie sich entscheiden

Bevor Sie sich auf eine Plattform festlegen, sollten Sie sich und Ihr Team fragen:

1. Was soll unser CCM leisten? aktivieren. in 2-3 Jahren? Denken Sie an Wachstum, neue Märkte, digitale Transformation und CX-Ziele.
   
2. Wie viel IT-Kapazität haben wir wirklich für die Anpassung und den laufenden Betrieb? Einige Plattformen erfordern erhebliche interne Ressourcen, andere sind auf Selbstbedienung ausgelegt.
   
3. Welche gesetzlichen, branchenspezifischen oder Zugänglichkeitsanforderungen müssen wir erfüllen? Stellen Sie sicher, dass die Plattform bereit ist, Sie zu unterstützen vor wird es zu einem Problem.

Ihr CCM sollte mit Ihnen wachsen

Die Modernisierung Ihrer CCM-Plattform ist nicht nur ein Infrastruktur-Upgrade, sondern auch eine Wettbewerbsstrategie. Ganz gleich, ob Sie sich auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Kundenzufriedenheit oder die betriebliche Effizienz konzentrieren, die richtige Plattform sollte die heutigen Anforderungen erfüllen und Sie für das Wachstum von morgen rüsten.

In Quertum, arbeiten wir mit Unternehmen zusammen, die vor genau diesen Entscheidungen stehen. Wenn Sie eine CCM-Migration planen oder Ihre Optionen ausloten, sind wir da, um den Prozess strategisch und praktisch zu begleiten. Die richtige Plattform löst nicht nur die heutigen Probleme, sie sollte das Wachstum fördern und nicht die Zukunft einschränken.

Erkunden Sie unsere Migrationsdienste oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf - wir helfen Ihnen gerne bei der Lösung Ihrer Kommunikationsprobleme.