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Visueller Vergleich zwischen altem und neuem System: altes Notebook mit Fehlersymbolen und modernes Notebook mit Häkchen, das die erfolgreiche CCM-Migration zeigt. Der Titel lautet "CCM-Migration leicht gemacht: 6 Schritte zum Ersetzen Ihres Altsystems".

CCM-Datenmigration: 6 Schritte zur Erleichterung der Ablösung von Altsystemen

Geschrieben von Kateryna Klynovska am Juli 16, 2025. Veröffentlicht in Data Migration.

Wechseln Sie zu einer neuen Customer Communication Management (CCM)-Plattform? Das ist großartig!
Der nächste Schritt ist das, was sich oft wie die eigentliche Herausforderung anfühlt - die Migration von CCM-Daten.

Die Ablösung eines Altsystems fühlt sich in der Regel an wie das Entwirren eines Netzes aus alten Vorlagen, umständlichen Genehmigungen, vergessenen Abhängigkeiten und Compliance-Regeln. Es kann verlockend sein, einfach dieselbe Struktur im neuen System nachzubilden und auf reibungslosere Ergebnisse zu hoffen. Das funktioniert aber selten. Am Ende schleppt man die Probleme von gestern in ein Tool, das sie eigentlich lösen sollte.

Unabhängig davon, ob Sie auf Quadient Inspire oder eine andere moderne Lösung umsteigen, ist die CCM-Datenmigration mehr als eine technische Umstellung, sondern Ihre Chance, veraltete Prozesse hinter sich zu lassen und eine schnellere, intelligentere und gesetzeskonforme Kommunikation aufzubauen.

Hier erfahren Sie, wie Sie das erreichen können. Ohne dass es zu einem Jahr voller Kopfschmerzen wird.

1. Migrieren Sie nicht alles. Migrieren Sie, was nützlich ist.

Ältere CCM-Systeme speichern Tausende von veralteten Vorlagen. Unser Rat: Übertragen Sie nicht alle von ihnen.

Stattdessen sollten Sie die Datenmigration wie ein Frühjahrsputz. Beginnen Sie damit, zu überprüfen, was noch verwendet wird, was veraltet ist und was nur Platz wegnimmt.

Fragen Sie sich ganz einfach: Unterstützt diese Vorlage unser heutiges Kundenerlebnis?

Konzentrieren Sie sich auf das, was für den Workflow des Kundenkommunikationsmanagements noch wichtig ist, und ergreifen Sie angemessene Maßnahmen:

Ermitteln Sie, was Ihr Unternehmen bewegt
Duplikate entfernen
Beseitigen Sie fehlerhafte oder nicht konforme Arbeitsabläufe.

Dies ist der Moment, in dem Sie lückenhafte Nachrichtenübermittlung, nicht übereinstimmende Formate und manuelle Workarounds hinter sich lassen können. Wenn Sie nur das Wesentliche verschieben, können Sie die Komplexität reduzieren und die Migration von veralteten Systemen erheblich beschleunigen.

2. Abhängigkeiten abbilden, bevor sie etwas kaputt machen

CCM-Kommunikation findet selten isoliert statt. Sie beziehen Daten aus anderen Systemen wie CRM, folgen Genehmigungsprozessen und fließen in Archivierungs- oder Auslieferungstools ein. Wenn diese Verbindungen nicht frühzeitig erfasst werden, kommt es häufig zu Verzögerungen, Fehlern oder Compliance-Problemen, die erst dann auftauchen, wenn es zu spät ist, sie einfach zu beheben.

Unser Rat: Sprechen Sie mit den Menschen, die täglich mit den Inhalten arbeiten - von Geschäftsanwendern über Rechtsteams bis hin zu Compliance-Beauftragten. Sie sind diejenigen, die die praktischen Abhängigkeiten, die informellen Arbeitsabläufe und die Feinheiten verstehen, die sonst vielleicht übersehen werden.

Nehmen Sie sich die Zeit, um festzulegen, woher die Daten kommen, wer für was zuständig ist, wie die Freigabe erfolgt und wie die Ergebnisse geliefert werden.

Wenn Sie diese Verbindungen ignorieren, kann Ihre Migration von älteren Plattformen wichtige Abläufe unterbrechen.

Ein gut strukturierter Migrationsplan beginnt mit einer gemeinsamen, funktionsübergreifenden Sicht dieser Abhängigkeiten. Ohne diese Sichtweise kann selbst das beste System an der ersten Genehmigungsstufe scheitern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die proaktive Migration von Altsystemen Folgendes umfassen sollte:

✅ Befragung von Mitarbeitern der Rechtsabteilung, der Compliance-Abteilung und des Kundendienstes
✅ Dokumentation von Datenquellen, Genehmigungsketten und Lieferwegen
✅ Blick über die technischen Diagramme hinaus (sie zeigen selten das ganze Bild)

3. Schablonen neu erstellen - aber erst überdenken

Eine der größten verpassten Chancen bei der CCM-Migration ist die Behandlung von Vorlagen als feste Artefakte. Anstatt sie für das neue System neu zu gestalten, kopieren viele Teams einfach, was sie vorher hatten - einschließlich der Ineffizienzen.

Das Kopieren alter Vorlagen in Ihr neues System bedeutet das Kopieren alter Fehler. Nutzen Sie diesen Moment, um die Vorlagen neu zu gestalten und leistungsfähiger zu machen.

Bleiben Sie nicht beim statischen Design stehen. Moderne CCM-Plattformen wie Quadient Inspire bieten weit mehr als nur Layoutkontrolle. Sie unterstützen:

Wiederverwendbare Inhaltsblöcke zur Reduzierung von Duplikaten und zur Vereinfachung von Aktualisierungen
Dynamische Felder, die mit datengesteuerter Logik in großem Umfang personalisiert werden
Personalisierungsregeln zur Anpassung von Nachrichten nach Kundentyp, Region oder Verhalten
Gemeinsame Elemente wie Haftungsausschlüsse oder Kopfzeilen, um Kopf- und Fußzeilen, Haftungsausschlüsse und Rechtstexte aus Gründen der Konsistenz zu zentralisieren

Suchen Sie nach Möglichkeiten, ähnliche Vorlagen zu gruppieren, gemeinsame Module (wie Kopfzeilen oder rechtliche Hinweise) hinzuzufügen und die einmalige Arbeit zu reduzieren.. Mit der Zeit können die Teams so schneller arbeiten, bleiben konsistent und müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn sich die Nachrichtenlage ändert.

4. Frühzeitige Priorisierung von Barrierefreiheit und Konformität

Mit Gesetzen wie dem Europäisches Gesetz über Zugänglichkeit (EAA) in Kraft treten und die GDPR weiterhin als Richtschnur für den Umgang von Unternehmen mit personenbezogenen Daten dienen, es ist wichtig, die Einhaltung der Vorschriften und die Zugänglichkeit bereits in der Anfangsphase zu berücksichtigen der Migration - und nicht als späte Kontrollen behandeln. Unser Rat: Denken Sie schon in der frühen Phase der Migration an die Barrierefreiheit, insbesondere jetzt, da die EAA am 28. Juni 2025 in Kraft tritt.. Andernfalls setzen Sie das Unternehmen einem Risiko aus, doppelt zu zahlen.

Denken Sie von Anfang an an Ihre CCM-Datenmigration:

Zugängliche Formate (PDF/UA, HTML)
Integrierte rechtliche Prüfungen
Nachvollziehbare Genehmigungen und Prüfprotokolle

Der beste Zeitpunkt für die Integration von Barrierefreiheit und Konformität ist, bevor etwas in Betrieb geht. Eine frühzeitige Umsetzung ist schneller, billiger und weit weniger störend als spätere Korrekturen unter Druck.

5. Migrieren Sie schrittweise - nicht alles auf einmal

Der Versuch, alles auf einmal zu migrieren, führt oft zu Stress, Verwirrung und vermeidbaren Fehlern. Eine schrittweise Markteinführung ist praktischer und weit weniger riskant.

Unser Rat: Fangen Sie klein an, wählen Sie einen Kanal, ein Team oder eine Art der Kommunikation, z. B. Einführungs-E-Mails oder monatliche Rechnungen.. Nutzen Sie diese erste Einführung, um Vorlagen, Arbeitsabläufe, Integrationen und Ausgabequalität in einer realen Umgebung zu testen. Das Feedback, das Sie sammeln, wird Ihre Skalierung beeinflussen und Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden, bevor sie ein größeres Publikum erreichen.

Das parallele Betreiben der alten und neuen Systeme für einen kurzen Zeitraum schafft ebenfalls Vertrauen. Es ermöglicht den Teams, die Ergebnisse zu vergleichen, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen und Grenzfälle zu erkennen, bevor irgendetwas für immer abgeschaltet wird.

6. Machen Sie die Datenmigration zu einer Teamaufgabe, nicht nur für die IT-Abteilung

Die Kundenkommunikation berührt nahezu jeden Bereich des Unternehmens:

Marketing (Tonfall, Branding)
Operativ (Dokumentation von Arbeitsabläufen, SLAs und Zeitplänen für die Leistungserbringung)
Rechtliches (Genehmigungen, Haftungsausschlüsse, Einhaltung von Vorschriften)
Kundenerfahrung (Benutzerfreundlichkeit, Zugänglichkeit, Klarheit)

Dies könnte zum Beispiel bedeuten, dass CX und die Rechtsabteilung in die Definition der Vorlagenanforderungen einbezogen werden oder dass das Marketing den Ton vor der Einführung validiert und nicht danach.

Unser Rat: Bringen Sie frühzeitig die richtigen Stimmen ein, dann klappt alles schneller - und das Endergebnis ist nicht nur funktional, sondern funktioniert auch für alle. Aus diesem Grund muss die Migration von veralteten Plattformen und Systemen gemeinsam geplant und durchgeführt werden und darf nicht isoliert an die IT-Abteilung delegiert werden. Klare Rollen, offene Kommunikation und gemeinsame Verantwortung machen aus einem Technologieprojekt eine erfolgreiche geschäftliche Veränderung..

Eine funktionsübergreifende Planung stellt sicher, dass Ihre Migration von altem CCM mit Ihrer Customer Journey und Ihrer Marke übereinstimmt.

Ihre CCM-Migration sollte für Sie arbeiten - nicht gegen Sie

Mit dem richtigen Fokus wird es zu einer Chance, die Kommunikation Ihres Unternehmens zu vereinfachen, zu modernisieren und auf eine solidere Grundlage zu stellen - nach innen und außen. Gut geplant und klug gemacht, CCM-Datenmigration ist mehr als ein technisches Upgrade. Es ist eine echte Chance, Abläufe zu rationalisieren, Risiken zu verringern und eine Kommunikation zu liefern, die für die Rechtsabteilung und die operativen CX-Teams sinnvoll ist und von Ihren Kunden geschätzt wird.

KI-generiertes Bild: altertümlicher Blockbildschirm mit veralteter Schnittstelle, der sich im Büro befindet. Es repräsentiert das veraltete System

Wie Altsysteme moderne Geschäftsmanager ausbremsen

Geschrieben von Kateryna Klynovska am Mai 14, 2025. Veröffentlicht in Data Migration.

Die Rolle des Geschäftsführers hat sich heute zu einer hybriden Stratege, Analytiker und Operator in einer Person. Sie halten nicht nur den Betrieb am Laufen, sondern sollen auch strategische Projekte vorantreiben und Lücken zwischen Teams schließen.und verwandeln Sie Daten in verwertbare Erkenntnisse. Manager springen ständig zwischen Finanzwesen, Vertrieb, Lieferkette und Personalwesen hin und her und versuchen, sich einen Überblick über die Vorgänge im Unternehmen zu verschaffen.

Aber wenn sie immer noch mit Altsystemen arbeiten müssen? Dann wird die Arbeit 10-mal schwieriger, als sie sein müsste, und die Arbeitsbelastung ist so hoch wie nie zuvor, wenn die alltäglichen Prozesse erleichtert werden.

Alte Werkzeuge, neue Probleme

Das hat man immer wieder gesehen: ein System, das einst als "zukunftssicher" bezeichnet wurde, ist zum größten Hindernis im Arbeitsalltag geworden. Vielleicht handelt es sich um ein langsames ERP, das nur dem Finanzteam zugänglich ist, oder um ein Berichtstool, das seit Jahren nicht mehr aktualisiert wurde. In vielen Fällen wird innerhalb eines Unternehmens mit fünf verschiedenen Plattformen jongliert, von denen keine richtig miteinander kommuniziert.

Das Ergebnis ist, mehr Zeit damit verbracht wird, Daten zu jagen, als sie zu nutzen. Berichte verzögern sich, Arbeitsabläufe werden manuell gestaltet und sind fehleranfällig. Wenn die Unternehmensleitung für Montag Einblicke wünscht, werden oft am Wochenende Kalkulationstabellen zusammengeschustert.

Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch unhaltbar geworden.

Ein bevorstehendes strategisches Risiko verstehen: Veraltete Systeme sind nicht nur ein Problem der IT-Abteilung

Allzu häufig werden Altsysteme als Back-Office-Angelegenheiten behandelt, die die IT-Abteilung "irgendwann" erledigen muss. Doch ihre Grenzen sind für die Führungskräfte in allen Bereichen täglich spürbar. Die Entscheidungsfindung wird routinemäßig verlangsamt, wenn auf Leistungsdaten nicht in Echtzeit zugegriffen werden kann. - Die endgültigen Absatzprognosen beruhen auf veralteten Zahlen, und die Lagerbestände sind eher geschätzt als bekannt. Die Prozesse sind starr gestaltet durch was das System erlaubt, aber nicht, was das Team braucht. So kann beispielsweise eine einfache Preisanpassung in mehreren Regionen mehrere manuelle Genehmigungen und Excel-Workarounds erfordern, nur um Systembeschränkungen zu berücksichtigen. Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr vervielfachen sich diese Ineffizienzen. Was einst für einen einzelnen Markt funktionierte, wird für fünf Märkte zu einer operativen Belastung.

Inzwischen häufen sich die verpassten Gelegenheiten. Während ein Team die Quartalsberichte manuell konsolidiert, ändert ein Wettbewerber bereits seine Strategie auf der Grundlage aktueller Marktdaten. Während Sie darauf warten, dass die Beschaffungsdaten aus drei Systemen abgerufen werden, werden möglicherweise bereits unnötige Einkäufe getätigt. Dies sind keine Einzelfälle, sondern die täglichen Frustrationen von Geschäftsführern, die versuchen, mit Wirkung zu führen. Ohne Transparenz und Flexibilität müssen sie auf Probleme reagieren. statt das Unternehmen voranzubringen. Wenn Systeme das Tempo des Wandels diktieren, geht die Agilität - eine der wertvollsten Eigenschaften im heutigen Umfeld - stillschweigend verloren.

Modernisierung mit Coffee To Go

Stellen Sie sich stattdessen Folgendes vor: Sie öffnen ein Dashboard und sehen Ihre wichtigsten Metriken, live, übersichtlich und leicht zugänglich. Sie müssen nicht auf einen Bericht warten oder jemanden aus einem anderen Team um einen Export bitten. Ihr Arbeitsabläufe werden automatisiert wo sie sein können, und flexibel wo sie sein müssen. Ihre Systeme sind vernetzt, und Ihr Team ist es auch.

Das klingt zwar wie das ideale Szenario, aber wir bei Quertum verstehen es. Altsysteme können nicht einfach über Nacht abgeschaltet werden. Deshalb ist unser Ansatz darauf ausgerichtet, Veränderungen so nahtlos wie möglich zu gestalten. Ganz gleich, ob Sie mit stark angepassten Plattformen, einer fragmentierten Infrastruktur oder einem Betrieb in mehreren Ländern zu tun haben - die Komplexität wird hinter den Kulissen bewältigt, damit sich Ihre Teams auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren können. Die Kernsysteme können weiterlaufen, während moderne Werkzeuge werden schrittweise eingeführtmit minimaler Störung.

Quertum führt Ihre Daten zusammen, rationalisiert manuelle Prozesse und ermöglicht es, alte und neue Plattformen nebeneinander zu betreiben. Keine langwierigen Implementierungen, keine unnötigen Ausfallzeiten, nur intelligentere Systeme, die die tägliche Arbeit einfacher und schneller machen als man erwarten würde.

So sieht ein besserer Arbeitstag aus

Ein Unternehmen zu führen bedeutet heute, Prioritäten über verschiedene Teams, Systeme und Zeitzonen hinweg auszubalancieren, oft mit begrenzter Übersicht und noch weniger Zeit. Manager brauchen mehr als Berichte und Tools. Sie brauchen Klarheit, Schnelligkeit und Systeme, die intelligentere Entscheidungen unterstützen, ohne mehr Arbeit zu verursachen.

Aber alte Systeme machen diese Aufgabe schwieriger, als sie sein sollte.

So sieht ein moderner Arbeitstag aus sollte fühlen:

Eine klare Sicht auf das Unternehmen: Sehen Sie Umsätze, Lagerbestände und den Status der Lieferkette in Echtzeit, ohne Updates von verschiedenen Teams einholen zu müssen.
Genehmigungen, die die Dinge in Bewegung halten: Bestellungen, Spesenabrechnungen und Einstellungsanfragen werden weitergeleitet, sobald sie die richtigen Kriterien erfüllen. Keine Engpässe mehr.
Probleme werden erkannt, bevor sie entstehen: Egal, ob es sich um eine verspätete Lieferung oder einen Anstieg der Rücksendungen handelt, Sie werden sofort benachrichtigt, damit Sie rechtzeitig handeln können.
Alle arbeiten mit den gleichen Zahlen: Mit einem gemeinsamen Datensatz für alle Teams gibt es keine Verwirrung mehr, keine nicht übereinstimmenden Berichte und kein Wühlen in verschiedenen Versionen.

Es geht nicht darum, mehr Werkzeuge zu haben. Es geht darum, die richtigen zu habenDadurch wird es einfacher, funktionsübergreifend zu führen, Problemen zuvorzukommen und mit Zuversicht zu reagieren.

Sind Sie bereit, intelligenter und nicht härter zu arbeiten?

Sie müssen nicht alles über den Haufen werfen, um voranzukommen. Altsysteme können immer noch Teil des Bildes sein, und das ist in Ordnung. Sie sollten jedoch nicht bestimmen, wie Ihre Teams heute arbeiten und wie viele Herausforderungen sie bewältigen müssen, bevor die Arbeit erledigt ist.

Wir von Quertum unterstützen Unternehmen bei der Umstellung von starren, veralteten Systemen auf Systeme, die die heutige Arbeitsweise von Teams tatsächlich unterstützen. Angepasst, optimiert oder von Grund auf neu erstellt, das von Ihnen gewählte System sollte für das Unternehmen geeignet sein. Das kann bedeuten, dass man isolierte Tools entwirrt, manuelle Prozesse rationalisiert oder Systeme miteinander verbindet, die früher nicht miteinander kommunizierten.

Unsere Migrationsdienste sind darauf ausgerichtet, Unterbrechungen zu minimieren und Veränderungen zu bewältigen, ganz gleich, ob es sich um ein benutzerdefiniertes ERP, eine lokale Infrastruktur oder eine globale Komplexität handelt. Wir arbeiten mit Ihren Teams zusammen, um Brücken zwischen dem alten und dem neuen System zu bauen, damit Ihr Unternehmen schneller und mit weniger Kopfschmerzen weiterarbeiten kann.

Lassen Sie uns reden wo Ihre Altsysteme Sie behindern und wie wir Ihnen helfen können, mit Zuversicht voranzukommen.

Zusammenfassung

Die Manager von heute jonglieren mit Strategie, Daten und funktionsübergreifender Koordinierung, aber veraltete Systeme machen diese ohnehin schon anspruchsvolle Aufgabe noch schwieriger. Veraltete Tools sind zum größten Hindernis im Arbeitsalltag geworden und führen zu Verzögerungen, manuellen Korrekturen und unhaltbarer Wartung. Dies ist nicht nur ein IT-Problem, sondern ein strategisches Risiko, das Teams blockiert und Unternehmen reaktiv macht. Doch das muss nicht so bleiben. Eine schrittweise Systemmodernisierung, die so durchgeführt wird, dass die tägliche Arbeit nicht unterbrochen wird, kann eine flexiblere und vernetztere Arbeitsweise ermöglichen. Stellen Sie sich einen idealen Arbeitstag mit Echtzeit-Einblicken, reibungsloseren Arbeitsabläufen und vernetzten Teams vor, die synchron bleiben und Problemen zuvorkommen. Denn wenn Systeme mit Ihnen zusammenarbeiten, bewegt sich das Unternehmen vorwärts - und nicht seitwärts.