PDF-Zugänglichkeit für führende finnische Bank

Gelieferter Dienst: Erstellung von barrierefreien PDF-Vorlagen sowie Datenmigration aus dem Altsystem nach Quadient Inspire
Projektdauer: Januar 2024 - Dezember 2024

Im Laufe der Jahre hat Quertum eine enge Zusammenarbeit mit Unternehmen in den nordischen Ländern aufgebaut. Diesmal handelt es sich bei unserem Kunden um eine etablierte Bank in Finnland, die die Dokumentenproduktion in ihrer gesamten Bankengruppe zentralisieren und rationalisieren wollte. Die Bank hat es sich zur Aufgabe gemacht, das finanzielle Wohlergehen ihrer Kunden verantwortungsbewusst zu fördern, und bietet umfassende Bankdienstleistungen für Privatkunden sowie Anlage-, Immobilien- und Versicherungslösungen an. Die Bank, die sich der Nachhaltigkeit und einem ausgezeichneten Kundenservice verschrieben hat, wollte von einem veralteten Dokumentenmanagementsystem auf eine moderne Customer Communication Management (CCM)-Lösung umsteigen, um die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern.

Ein wesentlicher Teil dieser Umstellung bestand in einer groß angelegten Datenmigration, einem Prozess, der anfällig für Datensilos und -verluste ist. Außerdem war die bevorstehende Europäisches Gesetz über Zugänglichkeit (EAA) zwang die Unternehmen zu einer schnellen Anpassung - eine besondere Herausforderung für große Organisationen.
In Anerkennung des Bedarfs an einem umfassenden und erfahrenen Team von Spezialisten für Qualitätskontrolle, Lösungsarchitekten und erfahrene Entwickler mit Kenntnissen in den Bereichen Interaktiv, Scaler, Designer und Projektmanagementbeauftragte die Bank Quertum mit der Unterstützung ihrer Transformationsbemühungen. Gemeinsam haben wir gefragte Dienstleistungen erbracht, die seit Jahrzehnten das Vertrauen tausender Kunden gewonnen haben und Unternehmen helfen ihre Kundenerfahrung (CX) zu modernisieren.

Geschäftliche Herausforderungen

Als die Bank versuchte, ihre Dokumentenproduktionsprozesse zu modernisieren, traten mehrere Herausforderungen auf, die durch den Druck, die kommenden Standards für Barrierefreiheit zu erfüllen, noch verstärkt wurden bis 28. Juni 2025:

1. Die Dokumentenschnittstellen waren nicht auf das Branding der Bank abgestimmt.
2. Die bestehenden Dokumente entsprachen nicht den Anforderungen der EAA an die Zugänglichkeit.
3. Hohe Betriebskosten aufgrund der Abhängigkeit von einem veralteten Altsystem.
4. Ineffizienzen in der Dokumentenproduktion und im Prozessmanagement.

Ziele des Projekts

Das Hauptziel des Projekts bestand darin, eine nahtlose Migration zu ermöglichen und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zur Barrierefreiheit zu gewährleisten und die Effizienz zu verbessern. Zu den wichtigsten Zielen gehörten:

• Vermeiden von Unterbrechungen im Tagesgeschäft während des Übergangs.
• Migration Prozesse und Dokumente aus dem alten Dokumentenverwaltungssystem zu Quadient Inspire.
• Sicherstellung 100% erfüllt die Normen für Barrierefreiheit für alle neuen Dokumente.
• Umsetzung von Branding-Details innerhalb der migrierten Dokumente.

Überblick über die technische Umsetzung

Das Projekt erforderte einen strukturierten Ansatz, der eine strategische Planung mit einer soliden technischen Umsetzung verband. Die erste Phase umfasste eine gründliche Bewertung des alten Dokumentenmanagementsystems, bei der Dokumentenstrukturen, Arbeitsabläufe und Zugänglichkeitslücken analysiert wurden. Diese Vorarbeit ermöglichte die nahtlose Konfiguration des neuen Inspire-Systems für mit den betrieblichen Anforderungen und der Infrastruktur der Bank übereinstimmen.

Ein wichtiger Bestandteil der Migration war die vollständige Neugestaltung der Dokumentenvorlagen. Diese Vorlagen enthielten die neuesten Branding-Elemente der Bank und gewährleisteten gleichzeitig die Einhaltung der strengen Zugänglichkeitsstandards noch vor Ablauf der EAA-Frist. Die Unterstützung mehrerer Sprachen, darunter Finnisch und Schwedisch, wurde integriert, um den vielfältigen Kundenstamm des Kunden zu berücksichtigen.

Um die Effizienz zu steigern, automatisierten wir wichtige Prozesse der Dokumentenproduktion mit Hilfe der erweiterten Workflow-Management-Funktionen von Inspire. Dies hat erheblich weniger manuelle Eingriffe, geringere Betriebskostenund gestraffte Prozesse der Dokumentenerstellung.

Sicherstellung der Zugänglichkeit die Einhaltung der Vorschriften hatte höchste Priorität. Unser Team führte während der gesamten Migration strenge Tests durch, um die Kompatibilität mit Bildschirmlesegeräten und die richtige Strukturierung der Dokumente zu überprüfen. Konformitätsprüfungen waren entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Bereitstellung einer umfassenden Benutzererfahrung. Darüber hinaus wurden umfassende Tests zur Qualitätssicherung (QA) und Benutzerakzeptanztests (UAT) durchgeführt, um sicherzustellen, dass die endgültige Lösung alle Kundenerwartungen vor der Bereitstellung erfüllt.

Ausführungsschritte

1. Erste Bewertung: Detaillierte Analyse von Altsystemen zur Ermittlung von Migrationsproblemen.
2. Planung und Ressourcenzuteilung: Entwicklung eines Migrationsfahrplans unter Berücksichtigung der Systemkomplexität.
3. Entwicklung: Implementierung, wobei die fortschrittlichen Funktionen von Inspire genutzt werden, um technische Lücken zu schließen.
4. QC-Prüfung: Validierung der Integrität, Zugänglichkeit und Konformität von Dokumenten.
5. UAT & Kundenfreigabe: Umfassende Benutzerakzeptanztests zur Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Geschäftsanforderungen.
6. Unterstützung bei der Inbetriebnahme und nach der Implementierung: Bereitstellung mit maßgeschneiderter Unterstützung, um den Anforderungen nach der Migration gerecht zu werden.

Einzigartiger Wert geliefert

Die Umsetzung von barrierefreien und konformen PDFs ist ein wichtiger Schritt Verbesserung des Kundenerlebnisses, Wahrung des guten Rufs der Bank und Verringerung der Risiken für die Einhaltung der EAA. Die Erreichung der Barrierefreiheit innerhalb des EAA-Rahmens stellte eine besondere Herausforderung dar, insbesondere die Wahrung des Markentons und der visuellen Identität. Quertum lieferte erfolgreich vollständig konforme und gebrandete Dokumente, die die Zugänglichkeitsstandards einhielten und gleichzeitig ein konsistentes Nutzererlebnis gewährleisteten.

Durch dieses Projekt konnte die Bank die Effizienz der Dokumentenproduktion steigern und die Barrierefreiheit von über 100 Dokumenten gewährleisten. Das Unternehmen profitiert nun von einem modernen, optimierten Dokumentenmanagementsystem, das die betriebliche Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften verbessert.

Wesentliche Ergebnisse

• Erfolgreiche Migration vom Altsystem zu Quadient Inspire.
• Vollständige Einhaltung der EAA-Zugänglichkeitsstandards mit gewährleistet PDF/UA Barrierefreiheit
• 100+ vollständig barrierefreie Dokumentvorlagen mit Markenzeichen.
• Verbesserte betriebliche Effizienz und geringere manuelle Arbeitsbelastung.

Vollständige GDPR-Konformität

100+ Dokumente in Finnisch und Schwedisch erstellt

Vollständige Implementierung von PDF/UA Barrierefreiheit