EAA und barrierefreie Dokumente: Was Unternehmen darüber wissen müssen

Barrierefreie Dokumente sind zu einer versteckten Herausforderung im Rahmen des European Accessibility Act (EAA) und seiner Umsetzung geworden. Viele Organisationen versuchen immer noch zu verstehen, was die EAA für ihre Prozesse und ihr Management bedeutet. In diesem Artikel untersuchen wir die Bereiche, die von Betriebs- und Produktmanagern am häufigsten übersehen werden - Dokumentenbibliotheken, Vorlagen und Kundenkommunikation. Kurz gesagt, wir konzentrieren uns auf PDFs, Word-Dokumente, Tabellen und Präsentationen, die auf Websites veröffentlicht, in Apps eingebettet oder online verfügbar gemacht werden - die alltäglichen Materialien, auf die jedes Unternehmen angewiesen ist.

Für Banken, Finanzinstitute, Versicherungen, Versorgungsunternehmen oder Unternehmen des öffentlichen Sektors ist der EU Accessibility Act nicht nur eine weitere Hürde, die es zu überwinden gilt. Die EU-Behindertenrechtskonvention stellt einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise dar, wie wir über digitale Kommunikation und Benutzerzugang denken. Wenn Sie diese Änderungen jetzt verstehen, ersparen Sie sich in Zukunft viel Kopfzerbrechen (und Geld).

Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden und entdecken:

• Wie die Unternehmenskommunikation zum Neue Grenzen des Europäischen Rechtsakts zur Barrierefreiheit;
• Was Die Regeln der LGR gelten für Dokumente und Mitteilungen in Deutschland, Frankreich, Polen, den Niederlanden und den nordischen Ländern;
• Wie man schützen Sie Ihr Budget durch die Korrektur von Dokumentvorlagen, anstatt Dateien einzeln zu reparieren;
• Praktische Schritte zur Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS/CCM) zukunftssicher machen für die Zugänglichkeit;
• Warum Barrierefreiheit nicht nur die Einhaltung von Vorschriften bedeutet - sondern auch Effizienz, Marktreichweite und Markenstärke.

Klärung des Europäischen Gesetzes über die Zugänglichkeit von PDFs und Dokumenten 

Die häufigste Frage, die wir hören, ist: "Gilt die LGR auch für Dokumente oder nur für Websites und Apps?" Dokumente müssen unbedingt der Europäischen Zugänglichkeitsverordnung entsprechen, insbesondere wenn sie Teil digitaler Dienste sind und eine ständige Kommunikationsbrücke zwischen Unternehmen und Kunden darstellen. Das perfekte Beispiel ist eine Bank - PDF-Auszug - Kunde. 

Die EAA steht im Einklang mit POUR Zugänglichkeitsrichtlinien, um sicherzustellen, dass die digitalen Inhalte Wahrnehmbar, bedienbar, nachvollziehbar und robust. Organisationen müssen Standards befolgen wie WCAG 2.1 AA für Web-/Mobil-Inhalte und PDF/UA (PDF/Universelle Zugänglichkeit) für elektronische Dokumente und PDFs, um dem EU-Zugänglichkeitsgesetz vollständig zu entsprechen. WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) gilt für Websites, HTML-E-Mails und andere Webinhalte, während PDF/UA der ISO-Standard für die Lesbarkeit von PDF-Dokumenten mit Hilfe von Hilfsmitteln ist.

Wichtige Anforderungen für barrierefreie Dokumente und PDFs

• Alternativer Text für Bilder (damit Bildschirmleser Bilder beschreiben können)
• Richtig Betreff des Dokuments, Autor, Schlüsselwörter für die Suche und Indizierung.
• Eine logische Lesereihenfolge und Navigierbarkeit (mit Überschriften, Lesezeichen und Links für eine einfache Navigation)
• Ausreichend Farbkontrast, Kontrastverhältnis von mindestens 4,5:1 für normalen Text.
• Richtige Beschriftung von Formularfeldern für die Verwendung von Tastaturen und die allgemeine Kompatibilität mit Hilfsmitteln wie Bildschirmlesegeräten und adaptiven Tastaturen. 
• Und viele mehr.

Wir haben die grundlegende Zugänglichkeitsregeln in eine klare 1-seitige Infografikdie Sie an Ihr Team weitergeben und als Grundlage für Ihre barrierefreie Geschäftskommunikation nutzen können. Laden Sie die PDF-Infografik zur Barrierefreiheit hier herunter:

Kurz gesagt, digitale Dokumente müssen für die Kompatibilität mit Bildschirmlesegeräten und eine klare Navigation richtig strukturiert sein für Menschen mit Beeinträchtigungen zugänglich sein.

Denken Sie an Ihre Kundenreise als EAA-Prüfer: Kreditanträge, Versicherungspolicen, Investitionserklärungen, aufsichtsrechtliche Angaben. Dies sind nicht einfach nur zugängliche Dokumente, sondern integrale Bestandteile Ihrer digitalen Dienstleistungserbringung.

Wenn ein Kunde sein Versicherungsdokument von Ihrem Portal herunterlädt, muss diese PDF-Datei dieselben Zugänglichkeitsstandards erfüllen wie Ihre Website, damit die gesamte Kommunikation "omnizugänglich" ist. Dies hat Auswirkungen auf Ihr gesamtes Unternehmen. Ihre Dokumentenverwaltungssysteme, Kundenportale und digitalen Arbeitsabläufe müssen alle die Einhaltung der Barrierefreiheit gewährleisten. 

"Wenn wir von Barrierefreiheit sprechen, meinen wir nicht nur Websites. Jedes Dokument, das unsere Kunden herunterladen - ob es sich um ein Kreditangebot, eine Versicherungspolice oder einen Anlagebericht handelt - ist Teil ihrer digitalen Erfahrung mit uns. Wenn es nicht zugänglich ist, sind wir nicht wirklich inklusiv."

- Sagt Maciej Majewskiein CEO bei Quertum

Barrierefreie Dokumente und Geschäftskommunikation in Deutschland, Frankreich, Polen, den Niederlanden und der Region Nordics

Hier werden die Dinge interessant und etwas kompliziert. Die EAA ist eine Richtlinie, was bedeutet, dass jedes EU-Land sie durch seine eigene nationale Gesetzgebung umsetzt. Daraus ergeben sich Unterschiede, die für Ihre Compliance-Strategie von Bedeutung sind - sowohl für Dokumente, Anwendungen, Websites als auch für die Offline-Zugänglichkeit.

Der Durchsetzungsrahmen der LGR spiegelt den bestehenden EU Produktsicherheitsregelung, aber mit Anpassungen für Dienstleistungen. Es gibt keine zentrale EU-"Zugänglichkeitspolizei"; stattdessen, jeder Mitgliedstaat hat einen oder mehrere nationale Behörden die Einhaltung der Vorschriften in ihrem Zuständigkeitsbereich zu überwachen und durchzusetzen.

Klicken Sie auf Ihr Land, um mehr über die lokalen EAA-Vorschriften zu erfahren und wie Sie Ihre Kommunikation für den Betrieb in der Region anpassen können.

Deutschland: Die deutsche Umsetzung legt den Schwerpunkt auf die Zugänglichkeit von Finanzdienstleistungen. Die BaFin hat die Erwartungen an kundenorientierte Dokumente besonders klar formuliert. Wenn Sie deutsche Kunden betreuen, werden Ihre Kreditverträge und Versicherungspolicen genauer unter die Lupe genommen.

Frankreich: Die französischen Vorschriften legen den Schwerpunkt auf die Zugänglichkeit des öffentlichen Dienstes und stellen strenge Anforderungen an alle Dokumente, die mit staatlichen Verfahren in Verbindung stehen. Privatunternehmen mit öffentlichen Aufträgen unterliegen einer zusätzlichen Kontrolle.

Polen: Die polnische Umsetzung enthält spezifische Bestimmungen für Fintech und digitale Finanzdienstleistungen, die die wachsende Rolle des Landes als regionale Fintech-Drehscheibe widerspiegeln. Es wird erwartet, dass die polnische Finanzaufsichtsbehörde (KNF) und die für die Erreichbarkeit zuständigen staatlichen Stellen kundenorientierte Erklärungen, Einführungsdokumente und aufsichtsrechtliche Angaben prüfen.

Die Niederlande: Die niederländische Durchsetzung baut auf den bestehenden WCAG-basierten Zugänglichkeitsvorschriften auf, die bereits für Websites und Dokumente des öffentlichen Sektors gelten. Der Schwerpunkt liegt auf der Harmonisierung - es soll sichergestellt werden, dass sowohl staatliche als auch private Auftragnehmer barrierefreie PDFs, Rechnungen und digitale Kommunikation bereitstellen. Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bewerben, müssen nachweisen, dass ihre Dokumenten-Workflows vollständig konform sind.

Region Nordics: Schweden, Dänemark, Finnland und Norwegen haben bereits eine langjährige Kultur der Barrierefreiheit, die oft über die EU-Mindestanforderungen hinausgeht. Die nationalen Behörden legen großen Wert auf das öffentliche Auftragswesen und die Versorgungsunternehmen. So werden z. B. Bank- und Telekommunikationsabrechnungen geprüft, um eine barrierefreie Rechnungsstellung zu gewährleisten. Die nordischen Regulierungsbehörden werden wahrscheinlich konsequent durchgreifen und den Nachweis der Barrierefreiheit auf der Ebene der Vorlagen und nicht nur auf Websites verlangen.

Was bedeutet das für die Praxis? Wenn Sie auf mehreren EU-Märkten tätig sind, sollten Sie in allen Ländern den höchsten Standard einhalten. Das ist effizienter, als zu versuchen, für jedes Land ein anderes Konformitätsniveau zu erreichen.

Zugängliche Dokumente für Unternehmen: Geschäftskommunikation in CCM und DMS

Systeme zur Verwaltung von Unternehmensdokumenten und zur Verwaltung der Kundenkommunikation (CCM) haben traditionell den Schwerpunkt auf Effizienz, Sicherheit und Versionskontrolle gelegt. Doch mit Europäisches Gesetz über Zugänglichkeit (EAA) Inkrafttreten, digitale Zugänglichkeit ist zu einem "Joker" für die Einhaltung der Vorschriften geworden, den Unternehmen nicht mehr ignorieren können.

Die LGR führt neue Anforderungen ein, die sich auswirken:

• Workflows zur Dokumentenerstellung: In jede Vorlage, jeden automatisierten Erstellungsprozess und jeden Genehmigungsworkflow müssen Kontrollpunkte für die Barrierefreiheit eingebaut werden.
• Suche und Abruf: Nutzer mit Behinderungen müssen in der Lage sein, Dokumente genauso effizient zu finden und darauf zuzugreifen wie alle anderen. Dies betrifft Ihre Suchalgorithmen, Metadatenstandards und die Gestaltung der Benutzeroberfläche.
• Versionskontrolle: Bei der Aktualisierung von Dokumenten müssen die Zugänglichkeitsmerkmale beibehalten und verbessert werden und dürfen nicht versehentlich entfernt werden.
• Systemintegration: APIs, Verbindungen zu Drittanbietern und Datenexportfunktionen müssen über alle Kontaktpunkte hinweg zugänglich sein.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten führenden DMS/CCM-Plattformen wie Quadient Inspire, OpenText oder Smart Communications inzwischen Funktionen für Barrierefreiheit unterstützen. Die Die beste Praxis besteht darin, die Barrierefreiheit bereits in der Phase der Gestaltung von Vorlagen und Inhalten zu berücksichtigen.anstatt die Dokumente nachträglich zu korrigieren.

Zum Beispiel, Quadient Inspire - eine führende CCM-Plattform - hat eine robuste Funktionen um Unternehmen dabei zu helfen, die Anforderungen der Barrierefreiheit zu erfüllen. Mit den Design-Tools von Inspire können Vorlagenersteller die Dokumentstruktur (Überschriften, Lesereihenfolge usw.), Textalternativen und andere Tags definieren, sodass die ausgegebenen PDFs PDF/UA-konform sind und die ausgegebenen E-Mails oder Webinhalte den WCAG-Standards entsprechen.

Quadient bestätigt, dass sein Inspire-Portfolio bei richtiger Anwendung barrierefreie Dokumente und E-Mails erstellen kann, und ermutigt Organisationen, die Barrierefreiheit bereits in der Entwurfsphase der Kommunikation zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass eine Bank, die Inspire für die Erstellung von Monatsauszügen verwendet, Vorlagen so konfigurieren kann, dass jeder PDF-Auszug standardmäßig mit Tags versehen und barrierefrei ist, was den Bedarf an späteren Korrekturen minimiert.

Die gute Nachricht? Die Bewältigung dieser Herausforderungen verbessert häufig die allgemeine Systemleistung und die Benutzerfreundlichkeit für alle Beteiligten.

Wie Sie Ihre PDFs auf Barrierefreiheit prüfen

Die Millionen-Dollar-Frage: "Wie können wir unsere aktuellen Dokumente auf ihre Zugänglichkeit hin überprüfen?" Und wir haben für Sie vorgesorgt. 

Auch hier empfehlen wir Ihnen, sich unsere Aktuelles Material über PDF-Zugänglichkeit oder Laden Sie unseren Leitfaden für Anfänger herunter, die Sie durch den gesamten Prozess der Prüfung, Behebung und Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente führen wird.

EAA-Vorhersage: Was sollten Unternehmen als nächstes erwarten?

Da das offizielle EAA-Umsetzungsdatum nun überschritten ist, wird die Durchsetzung der Vorschriften immer aktiver. Unternehmen, die sich nicht um die Einhaltung der Vorschriften kümmern, drohen Strafen und Marktzugangsbeschränkungen. Noch wichtiger ist jedoch, dass Unternehmen, die die Vorschriften nicht einhalten, von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden können. Hier erfahren Sie, was regulierte Branchen in den kommenden Jahren erwarten können:

2025-2026: Die Verstärkung der Durchsetzung
Regulierungsprüfungen können beginnen, insbesondere in Sektoren wie dem Finanzwesen und der Telekommunikation, wo die Auswirkungen der mangelnden Zugänglichkeit am größten sind. Die nationalen Behörden sprechen förmliche Verwarnungen und Anordnungen von Abhilfemaßnahmen an Organisationen aus, die nicht konforme digitale Dienste anbieten. Die Beschwerdemechanismen für Nutzer sind voll funktionsfähig, d. h. einzelne Nutzer und Interessengruppen können Untersuchungen einleiten.

Der entscheidende Wandel besteht darin, dass die Aufsichtsbehörden jetzt dokumentierte Nachweise für den Fortschritt verlangen und nicht nur Versprechungen, Probleme irgendwann zu beheben. Ihre Geschäftsmitteilungen, PDFs und digitalen Portale müssen messbare Verbesserungen bei der Einhaltung der Vorschriften aufweisen. Im Jahr 2026 wird die erste finanzielle Sanktionen auferlegt werden - insbesondere für Anbieter, die auf frühere Warnungen nicht reagiert haben.

2027-2029: Marktreife, Verschiebungen im Beschaffungswesen und sektorweiter Druck zur Einhaltung von Vorschriften
Barrierefreiheit wird zu einer Standardanforderung bei öffentlichen Ausschreibungen und B2B-Verträgen. Einkäufer des öffentlichen Sektors, Versorgungsunternehmen und Großunternehmen werden zunehmend nachfragen Einhaltung der EAA-Richtlinien von ihren Anbietern und Technologiepartnern.

Wir erwarten, dass branchenweites BenchmarkingBanken und Telekommunikationsunternehmen werden auf der Grundlage ihrer Erreichbarkeit verglichen, und diejenigen, die zurückbleiben, könnten an Wettbewerbsfähigkeit verlieren oder ein Reputationsrisiko eingehen. Zugänglichkeit wird in die ESG-Kennzahlen einfließen, die Berichterstattung für Investoren und sogar Prüfungen auf Vorstandsebene - insbesondere in regulierten Sektoren, die unter öffentlicher Beobachtung stehen.

2030: Auslaufen des Altsystems
Der letzte Meilenstein in der Durchsetzung verlangt, dass alle älteren Geräte und digitalen Touchpoints die aktuellen Normen für Barrierefreiheit erfüllen, unabhängig davon, wann sie eingeführt wurden.

Die strategische Chance, die sich in den Compliance-Anforderungen verbirgt

Die Einhaltung der EAA mag wie eine weitere regulatorische Aufgabe erscheinen, aber zugängliche Dokumente können den Betrieb rationalisieren, Risiken senken und stärkere Kundenbeziehungen aufbauen. Die Unternehmen, die dies als "nur ein Häkchen" behandeln, müssen in der Regel nachbessern - Korrekturen nachrüsten, Vorlagen patchen und doppelt zahlen, wenn Audits entdecken, was übersehen wurde.

Die Unternehmen, die Barrierefreiheit in ihren Dokumenten-Workflow integrieren, entdecken etwas anderes: Effizienz, Marktreichweite und eine noch bessere Positionierung bei Ausschreibungen.

So sieht das in der realen Welt aus:

1. Erhöhte Marktreichweite = mehr bediente Kunden

Ihre Website ist vielleicht schon konform. Aber wenn ein Versicherungsdokument, eine Abrechnung oder ein Darlehensvertrag unzugänglich ist, wird ein Kunde mit Sehschwäche oder einem Bildschirmlesegerät übergangen.
Ältere Kunden und Menschen mit Behinderungen profitieren von gut beschrifteten, barrierefreien PDF-Dateien. Für eine Bank könnte das bedeuten, dass Zehntausende von Kunden in der Lage sind, ihre monatlichen Auszüge selbständig zu lesen, ohne die Hotline anzurufen.

2. Betriebliche Effizienz = weniger Support-Tickets

Denken Sie an die Kosten für all die Anrufe, bei denen es heißt: "Ich kann meine Rechnung nicht öffnen" oder "Dieses Formular lässt mich nicht tippen". Diese Supportanfragen frustrieren nicht nur die Kunden, sondern belasten auch die Serviceteams. Gut strukturierte, leicht zugängliche Dokumente verringern diese Probleme. Vorlagen, die Standards folgen, sind einfacher

• mit Automatisierung zu verarbeiten;
• für die Kunden zu navigieren;
• für das Personal zu aktualisieren.

3. Stärkere Markenpositionierung = Wettbewerbsvorteil

Bei der Auftragsvergabe werden bereits Fragen der Barrierefreiheit gestellt. Ein Versorgungsunternehmen, das sich um einen öffentlichen Auftrag bewirbt und nachweisen kann, dass seine PDFs den EAA-Standards entsprechen, hat einen messbaren Vorteil gegenüber einem Mitbewerber, der dies nicht kann. Barrierefreiheit ist ein sichtbares Zeichen dafür, dass Sie Inklusion und die Einhaltung von Vorschriften ernst nehmen. Das kommt bei Kunden, Aufsichtsbehörden und Partnern gut an.

4. Zukunftssichere Operationen = Gebaut für das, was als Nächstes kommt

KI-Assistenten, Sprachtechnologien und Automatisierungstools sind auf strukturierte Inhalte angewiesen. Ein barrierefreies Dokument ist nicht nur besser für Bildschirmleser von heute - es ist auch maschinenlesbar für morgen.

Das bedeutet, dass sich Ihre Investition in zugängliche Vorlagen auszahlt, wenn zukünftige Systeme Daten aus denselben PDFs abrufen. Ob ein Chatbot eine Versicherungspolice vorliest oder ein KI-Tool Rechnungen analysiert - mit strukturierten Inhalten sind Sie der Zeit immer einen Schritt voraus.

Vorwärts gehen: Ihre nächsten Schritte für barrierefreie Dokumente und Kommunikation

Sie müssen nicht jede Kommunikationsart über Nacht verbessern. Am effektivsten ist es, klein anzufangen, sich auf die kundenorientierte Dokumente und PDFs mit höchster Sichtbarkeit - Kontoauszüge, Policendokumente, aufsichtsrechtliche Informationen, Rechnungsmitteilungen - und bauen Sie darauf auf. Vorlagen für diese Geschäftsmitteilungen sind unerlässlich.

Hier erfahren Sie, wie Sie dies angehen können, ohne Ihre Teams zu überfordern:

1. Kontinuierliche Überwachung einrichten
   Barrierefreiheit wird nicht "einmal gemacht". Vorlagen ändern sich, Vorschriften werden weiterentwickelt, und Prüfungen finden ständig statt. Integrieren Sie Überwachung und Überprüfung in Ihre Arbeitsabläufe, damit Sie immer einen Schritt voraus sind.
2. Prüfen Sie, was Sie haben
   Sammeln Sie eine Auswahl Ihrer wiederkehrenden PDF-Dateien und digitalen Vorlagen. Stellen Sie fest, was kundenorientiert ist, was für die Einhaltung der Vorschriften wichtig ist und wo Lücken bei der Barrierefreiheit bestehen.
3. Hochwirksame Vorlagen priorisieren
   Konzentrieren Sie sich zuerst auf Dokumente, die sich direkt auf die Kundenerfahrung oder das regulatorische Risiko auswirken. Darlehensangebote, Versicherungspolicen und Rechnungen werden weitaus genauer geprüft als interne Memos.
4. Barrierefreiheit in Vorlagen integrieren, nicht in Dateien
   Ein Dokument nach dem anderen zu korrigieren ist ein aussichtsloses Unterfangen. Die Einbettung der Barrierefreiheit in die Vorlagenebene bedeutet, dass jeder künftige Kontoauszug, jede Rechnung oder jedes Vertragsdokument standardmäßig mit den Vorschriften übereinstimmt.

An dieser Stelle kommt unser Team ins Spiel. Wir sind stolz darauf, Partner der bekanntesten Banken, Versicherungen und Versorgungsunternehmen in EMEA auf ihrem Weg zur PDF-Barrierefreiheit zu sein. Gemeinsam haben wir die Einhaltung der Vorschriften skalierbar machen. Wir überprüfen Ihre aktuellen PDFs, Vorlagen und Arbeitsabläufe, um risikoreiche Lücken zu identifizieren. Wir verwandeln alte Vorlagen in PDF/UA- und WCAG-konforme Ausgabezukunftssicher gegen Audits. Unabhängig davon, ob Sie ein altes oder modernes CCM oder DMS verwenden, stellen wir sicher, dass die Barrierefreiheit eingebettet ist. auf der Systemebene - nicht nachträglich gepatcht.