CCM-Datenmigration: 6 Schritte zur Erleichterung der Ablösung von Altsystemen

Wechseln Sie zu einer neuen Customer Communication Management (CCM)-Plattform? Das ist großartig!
Der nächste Schritt ist das, was sich oft wie die eigentliche Herausforderung anfühlt - die Migration von CCM-Daten.

Die Ablösung eines Altsystems fühlt sich in der Regel an wie das Entwirren eines Netzes aus alten Vorlagen, umständlichen Genehmigungen, vergessenen Abhängigkeiten und Compliance-Regeln. Es kann verlockend sein, einfach dieselbe Struktur im neuen System nachzubilden und auf reibungslosere Ergebnisse zu hoffen. Das funktioniert aber selten. Am Ende schleppt man die Probleme von gestern in ein Tool, das sie eigentlich lösen sollte. 

Unabhängig davon, ob Sie auf Quadient Inspire oder eine andere moderne Lösung umsteigen, ist die CCM-Datenmigration mehr als eine technische Umstellung, sondern Ihre Chance, veraltete Prozesse hinter sich zu lassen und eine schnellere, intelligentere und gesetzeskonforme Kommunikation aufzubauen.

Hier erfahren Sie, wie Sie das erreichen können. Ohne dass es zu einem Jahr voller Kopfschmerzen wird.

1. Migrieren Sie nicht alles. Migrieren Sie, was nützlich ist.

Ältere CCM-Systeme speichern Tausende von veralteten Vorlagen. Unser Rat: Übertragen Sie nicht alle von ihnen.

Stattdessen sollten Sie die Datenmigration wie ein Frühjahrsputz. Beginnen Sie damit, zu überprüfen, was noch verwendet wird, was veraltet ist und was nur Platz wegnimmt.

Fragen Sie sich ganz einfach: Unterstützt diese Vorlage unser heutiges Kundenerlebnis?

Konzentrieren Sie sich auf das, was für den Workflow des Kundenkommunikationsmanagements noch wichtig ist, und ergreifen Sie angemessene Maßnahmen:

• Ermitteln Sie, was Ihr Unternehmen bewegt
• Duplikate entfernen
• Beseitigen Sie fehlerhafte oder nicht konforme Arbeitsabläufe.

Dies ist der Moment, in dem Sie lückenhafte Nachrichtenübermittlung, nicht übereinstimmende Formate und manuelle Workarounds hinter sich lassen können. Wenn Sie nur das Wesentliche verschieben, können Sie die Komplexität reduzieren und die Migration von veralteten Systemen erheblich beschleunigen.

2. Abhängigkeiten abbilden, bevor sie etwas kaputt machen

CCM-Kommunikation findet selten isoliert statt. Sie beziehen Daten aus anderen Systemen wie CRM, folgen Genehmigungsprozessen und fließen in Archivierungs- oder Auslieferungstools ein. Wenn diese Verbindungen nicht frühzeitig erfasst werden, kommt es häufig zu Verzögerungen, Fehlern oder Compliance-Problemen, die erst dann auftauchen, wenn es zu spät ist, sie einfach zu beheben.

Unser Rat: Sprechen Sie mit den Menschen, die täglich mit den Inhalten arbeiten - von Geschäftsanwendern über Rechtsteams bis hin zu Compliance-Beauftragten. Sie sind diejenigen, die die praktischen Abhängigkeiten, die informellen Arbeitsabläufe und die Feinheiten verstehen, die sonst vielleicht übersehen werden.

Nehmen Sie sich die Zeit, um festzulegen, woher die Daten kommen, wer für was zuständig ist, wie die Freigabe erfolgt und wie die Ergebnisse geliefert werden.

Wenn Sie diese Verbindungen ignorieren, kann Ihre Migration von älteren Plattformen wichtige Abläufe unterbrechen.

Ein gut strukturierter Migrationsplan beginnt mit einer gemeinsamen, funktionsübergreifenden Sicht dieser Abhängigkeiten. Ohne diese Sichtweise kann selbst das beste System an der ersten Genehmigungsstufe scheitern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die proaktive Migration von Altsystemen Folgendes umfassen sollte:

✅ Befragung von Mitarbeitern der Rechtsabteilung, der Compliance-Abteilung und des Kundendienstes
✅ Dokumentation von Datenquellen, Genehmigungsketten und Lieferwegen
✅ Blick über die technischen Diagramme hinaus (sie zeigen selten das ganze Bild)

3. Schablonen neu erstellen - aber erst überdenken

Eine der größten verpassten Chancen bei der CCM-Migration ist die Behandlung von Vorlagen als feste Artefakte. Anstatt sie für das neue System neu zu gestalten, kopieren viele Teams einfach, was sie vorher hatten - einschließlich der Ineffizienzen.

Das Kopieren alter Vorlagen in Ihr neues System bedeutet das Kopieren alter Fehler. Nutzen Sie diesen Moment, um die Vorlagen neu zu gestalten und leistungsfähiger zu machen.

Bleiben Sie nicht beim statischen Design stehen. Moderne CCM-Plattformen wie Quadient Inspire bieten weit mehr als nur Layoutkontrolle. Sie unterstützen:

• Wiederverwendbare Inhaltsblöcke zur Reduzierung von Duplikaten und zur Vereinfachung von Aktualisierungen
• Dynamische Felder, die mit datengesteuerter Logik in großem Umfang personalisiert werden
• Personalisierungsregeln zur Anpassung von Nachrichten nach Kundentyp, Region oder Verhalten
• Gemeinsame Elemente wie Haftungsausschlüsse oder Kopfzeilen, um Kopf- und Fußzeilen, Haftungsausschlüsse und Rechtstexte aus Gründen der Konsistenz zu zentralisieren

Suchen Sie nach Möglichkeiten, ähnliche Vorlagen zu gruppieren, gemeinsame Module (wie Kopfzeilen oder rechtliche Hinweise) hinzuzufügen und die einmalige Arbeit zu reduzieren.. Mit der Zeit können die Teams so schneller arbeiten, bleiben konsistent und müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn sich die Nachrichtenlage ändert. 

4. Frühzeitige Priorisierung von Barrierefreiheit und Konformität

Mit Gesetzen wie dem Europäisches Gesetz über Zugänglichkeit (EAA) in Kraft treten und die GDPR weiterhin als Richtschnur für den Umgang von Unternehmen mit personenbezogenen Daten dienen, es ist wichtig, die Einhaltung der Vorschriften und die Zugänglichkeit bereits in der Anfangsphase zu berücksichtigen der Migration - und nicht als späte Kontrollen behandeln. Unser Rat: Denken Sie schon in der frühen Phase der Migration an die Barrierefreiheit, insbesondere jetzt, da die EAA am 28. Juni 2025 in Kraft tritt.. Andernfalls setzen Sie das Unternehmen einem Risiko aus, doppelt zu zahlen.

Denken Sie von Anfang an an Ihre CCM-Datenmigration:

• Zugängliche Formate (PDF/UA, HTML)
• Integrierte rechtliche Prüfungen
• Nachvollziehbare Genehmigungen und Prüfprotokolle

Der beste Zeitpunkt für die Integration von Barrierefreiheit und Konformität ist, bevor etwas in Betrieb geht. Eine frühzeitige Umsetzung ist schneller, billiger und weit weniger störend als spätere Korrekturen unter Druck.

5. Migrieren Sie schrittweise - nicht alles auf einmal

Der Versuch, alles auf einmal zu migrieren, führt oft zu Stress, Verwirrung und vermeidbaren Fehlern. Eine schrittweise Markteinführung ist praktischer und weit weniger riskant.

Unser Rat: Fangen Sie klein an, wählen Sie einen Kanal, ein Team oder eine Art der Kommunikation, z. B. Einführungs-E-Mails oder monatliche Rechnungen.. Nutzen Sie diese erste Einführung, um Vorlagen, Arbeitsabläufe, Integrationen und Ausgabequalität in einer realen Umgebung zu testen. Das Feedback, das Sie sammeln, wird Ihre Skalierung beeinflussen und Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden, bevor sie ein größeres Publikum erreichen. 

Das parallele Betreiben der alten und neuen Systeme für einen kurzen Zeitraum schafft ebenfalls Vertrauen. Es ermöglicht den Teams, die Ergebnisse zu vergleichen, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen und Grenzfälle zu erkennen, bevor irgendetwas für immer abgeschaltet wird.

6. Machen Sie die Datenmigration zu einer Teamaufgabe, nicht nur für die IT-Abteilung

Die Kundenkommunikation berührt nahezu jeden Bereich des Unternehmens:

• Marketing (Tonfall, Branding)
• Operativ (Dokumentation von Arbeitsabläufen, SLAs und Zeitplänen für die Leistungserbringung)
• Rechtliches (Genehmigungen, Haftungsausschlüsse, Einhaltung von Vorschriften)
• Kundenerfahrung (Benutzerfreundlichkeit, Zugänglichkeit, Klarheit)

Dies könnte zum Beispiel bedeuten, dass CX und die Rechtsabteilung in die Definition der Vorlagenanforderungen einbezogen werden oder dass das Marketing den Ton vor der Einführung validiert und nicht danach.

Unser Rat: Bringen Sie frühzeitig die richtigen Stimmen ein, dann klappt alles schneller - und das Endergebnis ist nicht nur funktional, sondern funktioniert auch für alle. Aus diesem Grund muss die Migration von veralteten Plattformen und Systemen gemeinsam geplant und durchgeführt werden und darf nicht isoliert an die IT-Abteilung delegiert werden. Klare Rollen, offene Kommunikation und gemeinsame Verantwortung machen aus einem Technologieprojekt eine erfolgreiche geschäftliche Veränderung..

Eine funktionsübergreifende Planung stellt sicher, dass Ihre Migration von altem CCM mit Ihrer Customer Journey und Ihrer Marke übereinstimmt.

Ihre CCM-Migration sollte für Sie arbeiten - nicht gegen Sie

Mit dem richtigen Fokus wird es zu einer Chance, die Kommunikation Ihres Unternehmens zu vereinfachen, zu modernisieren und auf eine solidere Grundlage zu stellen - nach innen und außen. Gut geplant und klug gemacht, CCM-Datenmigration ist mehr als ein technisches Upgrade. Es ist eine echte Chance, Abläufe zu rationalisieren, Risiken zu verringern und eine Kommunikation zu liefern, die für die Rechtsabteilung und die operativen CX-Teams sinnvoll ist und von Ihren Kunden geschätzt wird.